Mayeri kuliah Dokumentasi

MATERI PERKULIAHAN DOKUMENTASI
“STANDARISASI”
(Suatu Pengantar)
Dra. Sukaesih. M.Si.
NIP. 131 472 328

Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Padjadjaran
2008









Mengapa Dokumen Standarisasi harus tersedia dipusat informasi (Dokumentasi)
• Sebagai sumber informasi primer
 Member informasi tentang sesuatu yang harus dilakukan sesiuai dengan prosedur, aturan, metode,yang telah dibekukan, apabila akan membuat , memproduksi, (industry, ilmu pengetahuan, teknik informasi.)
 Sebagai pedoman dalam melakukan sesuatu, agar menghasilkan karya yang dapat diterima umum (image/citra)
 Sebagai alat intelektual yang memungkinkan pengguna teknik dan metode lebih mudah dan rasional dengan hasil yang tepat.
• Meningkatkan kerjasama antara unit informasi dengan lembaga lainnya yang terkait.
(Sukaesih. 2005. Standarisasi (suatu Pengantar) Supplementary reading. Pada matakuliah Dokumentasi & Informasi. Bandung : Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan)












STANDARISASI
(STANDARDIZATION)

Standarisasi adalah : suatu usaha bersama yang dilakukan dalam membentuk standar-standar.

Pengertian Standar :
1. Claire Guinchat & Michel Menou (1983)
…..is’a kind of rule, usully for guidance but some times mandatory (at least in practice), which defines the specifications and use of object or the characteristics of a process and/or method.
2. Parker dan turley dalam information sources in science and technology : (1986)
Standar yang digunakan dalam hal :
A. Dipakai dalam hubungannya dengan pengukuran panjang, massa, waktu, suhu. (standarisasi ini dipelihaihara dilaboratorium Nasional)
B. dipakai untuk menggambarkan spesifikasi standar tercetak yang berkaitan dengan kualitas kekuatan atas bahan yang dihasilkan.
3. Pauline Atherton (1986) dalam hand book for information system and services (Bambang Hartono) :
A. Standar adalah sepesifikasi-spesifikasi tehnis atau dokumen-dokumen lain yang berisi seperangkat kondisi yang harus dipenuhi.
B. Standarisasi adalah sebuah aturan, biasanya digunakan untuk bimbingan, tetapi dapat pula bersifat wajib, minimal dalam praktek yang member batasan spesifikasi dan penggunaan sebuah proses dan atau karakteristik sebuah metode.

# Standarisasi :
Adalah : penetapan oleh suatu kewenangan, persetujuan bersama terhadap kwantitas, mutu, pola, metode, atau unit pengukuran untuk diambil dan digunakan sebagai pedoman dan berlaku untuk umum.

# Bentuk Standar :
1. Bentuk wujud, benda, atau fisik : barang/fisik yang dapat diukur atau dihitung atau dikualifikasi (dimensi tetap dan ber
2. non benda atau standar intelektual yaitu kualitatif (definisi): jenisnya :
 Ukuran (Size) ukuran kartu atau dimensi perlengkapan.
 Mutu kualitas (Quality)-Quality assurance- industry atau ketahan jenis kertas
 Standar definisi, kosakata, istilah dan symbol yang dibakukan. Misalkan : standar transliterasi symbol untuk cantuman.
 Standarisasi tentang peraturan baku, method. misalkan : mengenai pengaduan untuk penyusunan.


Standar Ukuran :
Baju Ukuran Hongkong
Sepatu Ukuran Amerika


Standar Mutu
 Total Quality Control (TQC) adalah : suatu system pengaturan mutu-jepang
 Total Quality Management adalah : suatu system manajemen mutu-jepang
 Quality

Standar Peraturan (berlaku lingkup besar/kecil)
 Perpustakaan : suatu sekolah yang layak
 Hotel : Bintang (kolam Renang)
 Institusi/kecil : Peratuuran Ujian 10%
 Internasional : Dunia
 IBM : Disket, drire comportable atau bisa dibawa kemana-mana

Standar dari Assosiasi Profesi
Syarat-syarat yang ditentukan oleh assosiasi profesi tersebut.

Standar kelembagaan
Organisasi Standarisasi
 Didirikan pada tahun 1928 (International Standardization Association (ISA)
 Tahun 1938 (technical comitte-Jerman/Berlin)-inisiatif standarisasi untuk bidang dokumentasi.
 Setelah perang dunia ke II-ISA- Internasional Standardization Organization (ISO), Jenewa Swiss.



Perkembangan Berikutnya
 ISO merekomendasikan kepada Amerika dan Inggris
 ANSI ialah American National Standard Institue
 BSI ialah British Standards Institue
 Maka lahirlah lembaga standarisasi dunia dengan berbagai tingkat jangkauan.


LEMBAGA STANDARISASI – LEVEL
1. Tingkat Regional Dasar ialah : upaya standarisasi factor geografis, ekonomi,bahasa.
a. ABCA ialah standard bodies of American Britain, Canada. Didirikan akhir Perang Dunia II untuk standarisasi bidang militer dan industry.
b. ARSO ialah African Regional Standar Org tahun (1977) badan ekonomi PBB Afrika.
c. ASAC ialah Asia standar advistory commite

2. Tingkat antar Negara
Pada tingkat ini Badan-badan pemerintahan antar Negara bertindak mewakili kelompok negaranya politik ekinomi.
Contoh :
 EC adalah European Community (1951) standarisasi tehnis & peraturan Niaga
 EURATUM adalah European Atomic Energy Community (1957) standarisasi bidang energy Nuklir.

3. Tingkat International
 Terdapat beberapa organisasi yang bergerak dalam bidang standarisasi yang ditangani oleh ISO.
 Badan ISO menangani atau sangkut paut dengan standarisasi di Negara-negara sedang berkembang.
 DEVCO (development commite) adalah suatu komite pengembangan anggotanya : wakil-wakil dari badan anggota ISO yang cakupan program kerjannya adalah :
 Kajian-kajian yang bertujuan membantu Negara yang sedang berkembang dalam menentukan kebutuhan akan standarisasi.
 Pernyataan untuk menentukan subyek-subyek standar internasional mana yang harus diberi prioritas oleh badan anggota yang sedang berkembang.
 Menetapkan persyaratan kualitas bagi ahli yang dikirim kenegara berkembang.
 Menetapkan program-program latihan dalam standarisasi.
4. DEVPRO (Depelovment Promotion)
Adalah suatu badan yang menangani kegiatan promosi tentang standar di Negara berkembang
Menyediakan sarana pertemuan informal bagi perwakilan dari organisasi pemerintahan Negara yang berminat membantu Negara berkembang (pemecahan masalah) tenatng sumbangan dapat diberikan oleh standarisas atau tukar menukar informasi dan program dari organisasi.
 Organisasi Dunia adalah : yang menangani bidang standarisasi dalam sector khusus seperti International Elektronical Committee, International Telecommunication.
 ISO memiliki kurang lebih 200 komite sampai 3000 standar yang mewakili Negara-negara anggota yang bergerak dalam :
o Perluasan standar baru atau rekomendasi atau revisi standar yang telah using
o Pertukaran informasi antara anggota organisasi
o Penyebaran dokumen yang dibakukan
 ISO berserta pusat info swiss-Jenewa
 Informasi coomite bekerjasama dengan UNISIST (program Unesco untuk kerjasama dan jaringan dunia tentang pelaksanaan informasi, membantu Negara dalam merumuskan kebijaksanaan informasi.maka lahirlah jaringan informasi standar.

Penyebaran “Satandar”
1. Menerbitkan Buletin atau berkala bulanan
2. Pers-media
3. Informasi standar (Catalog of Standar dimutakhirkan secara berkala)
4. INTERNATIONAL CENTER ON STANDARD IN DOCUMENTATION (ISODOC) pada ISO/TC 46-Jerman. Bekerjasama sama dengan UNISIST


Tingkat Nasional (kurang lebih 70 Badan)
 Tugasnya :
o Menjadi titik sentral bagi upaya standarisasi resmi di negaranya
o Menjadi perencanaan dan penghubung dengan organisasi standar tingkat internasional
o Mendukung dan mempelopori gagasan tentang standarisasi bagi industry baik kepada konsumen ataupun kepada ekportir
 Contoh :
o Standard association of Australia (SAA)
o Standard and Industrial result Institute Malayasia (SIRIM)
o Nederland Normalistine Institut (Belanda)
o Indonesia
 Yayasan dana normalisasi Indonesia Kepem Perindustrian No. 192/1984 tentang cara-cara ketentuan penggunaan SNI.
 DSN (Dewey StandarisasiNasional) 1987 tentang manajemen jaminan mutu DSN ISO 9000 Sertifikasi
 Deputi pengkajian Industri (BPPT) – ISO 9000 (sertifikasi).
 Sucofindo (sertifikasi ISO 9000)
 Balai Besar Penelitian & Pengembangan Quality Assurance bahan dan Barang Teknik.
 ISO 9000 Standarisasi yang mencakup
o Produksi
o Mutu
o Sertifikasi
o Merupakan suatu system yang berkaitanm erat dengan kualitas dari proses pengelolaan usaha. System ini meliputi :
 Sistematika dan perencanaan aktivitas yang dapat member kepercayaan pada konsumen, bahwa kualitas produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan mutu yang telah ditetapkan.
 ISO 9000 dikeluarkan oleh Britist for standardization International

Manfaat ISO 9000
 Bagi pengusaha atau organisasi meningkatkan pemanfaatan sumberdaya manusia, bahan baku secara efisien.
 Mencegah ketidakefisienan produksi
 Tercapainya propesional bisnis
o Citra mereka diluar negeri
o Persaingan-penjualan meningkat karena pasarnya luas
o Menciptakan iklim usaha yang baik.
o (menjelaskan kepada dunia subuah barang produk atau jasa telah dibuat sesuai standarisasi tertentu, bermutu, aman.

Aspek penilaian ISO 9000 mencangkup Kurang lebih 18 elemen diantaranya :
 Kebijakan perusahaan
 Kualitas
 Teknik statistic

Seri ISO 9000 terdiri dari (manajemen mutu 1991)
 ISO 9001 : diperuntukan bagi jenis usaha yang meliputi desain/pengembangan produksi dan instalasi, pelayanan.
 ISO 9002 : Produksi dan Instalasi
 ISO 9003 : Infeksi dan pengujian akhir
 ISO 9004 : sebagai pedoman untuk unsure-unsur Quality management Quality system Elements
Sertifikasi ISO khusus ISO 9000
Dikeluarkan oleh Quality System Essessment ialah :
 Register : British international sertifikasi yang beranggotakan berbagai negar di dunia.
 SIRIM : Standard and Industrial Result Institut Malayasia
 ASTM : America Society For Testing and Materials
 NATA : National Association oftesing Authoritys Australia
 NKKK : Nippon Kaiji Kentei Kiokai
 Indinesia :
o DSN-LIPI
o Sucofindo
o BPPT deputi pengkajian Industri
o Dep. Perindustrian
o Balai Besar Penelitian Pengembangan Industri bahan dan barang teknik (Quality Asurance)

Succofindo sekitar 6 sektor ISO diantaranya :
1. Industri peralatan listrik
2. Produksi karet
3. Plastic
4. Tektib
5. Panel kayu
6. Minuman ringan

Syarat Perusahaan ISO 9000 diantaranya :
1. Memiliki quality system
2. Menerapkan quality system secepatnya 1 bulan
3. Mengajukan aplikasi dan audit



APPLIKASI STANDAR BIDANG UNIT INFORMASI
Beberapa aplikasi standar untuk unit informasi dan dokumentasi memerlukan atau tertarik dengan bidang standarisasi dengan asumsi :
1. Dokumentasi sebagai kelompok profesi berkepentingan dalam presentasi atau penyajian informasi ataupun data yang tersajikan kedalam berbagai jenis dokumen yang harus diolah sebagai suatu sumber informasi.
2. Para dokumentalis sebagai kelompok yang memproduksi berbagai macam media saluran komunikasi sangat membutuhkan dan menghendaki adanya praktek-praktek standarisasi dalam hal deskrifsi presentasi rekaman bibliografis yang bermanfaat bagi penyebaran informasi.

Untuk bidang aplikasi unit informasi menerapkan :
 Penyajian dokumen]
 Pengolahan dokumen
 Transiletari atau konversi aksara dari suatu bahasa ke bahasa lain
 Premis dan perlengkapan
 Reproduksi
 Terminology
 Aplikasi computer
Bidang-bidang kerja perpustakaan/dokumentasi khusus standarisasi antara lain :
 Katalogisasi & penyajian ini
o Bentuk kartu catalog
o Prinsip-prinsip katalogisasi untuk entri
o Standar internasional deskriptif bibliografik (ISBD)
o System data publikasi berkala internasional (ISBD)
o Nomor standar internasional untuk publikasi berkala (ISSN)
o Nomor standarisasi Internasional untuk buku (ISBN)
o Kode-kode standar
o Transliterasi
o Dll
 Standar dan hubungan dengan computer dan perlengkapan lain
 Standar untuk bahasa-bahasa indeks, penyusunan thesaurus, dll
 Standar untuk peminjaman materi
 Standar bidang kerja perpustakaan
o Bidang kerja perpustakaan dan perlengkapannya
o Dokumentasi dan tata letak suatu dokumen
o Reproduksi dokumen dan pengolahan informasi secara membaik
o Terminology

Standarisasi Unit Informasi Mengacu Kepada :
 Technical commite on Documentation ISO/TC 46-Seecretariat Berlin-Jerman
 International in Docummentation (ISODOC)

Contoh : ANSI (American National Standard Institut)
Cakupanya antara lain :
 Judul
 Ket Pengarang
 Ket Penerbit
 Bidang koleksi
 Sumber artikel
 Isi abstrak
o Informative
o Indikatif

Tahap pembuatan standar
1. Perenmcanaan yang disusun dalam dokumen kerja
2. Pembuatan naskah standar (draff)
3. Pembuatan versi final dari standar
4. Uji Coba
5. Ratifikasi atau pengakuan resmi

Criteria untuk memilih standar yang efektif ialah :
1. Tingkat yang sesuai dengan kebutuhan
2. Kemudahan penerapannya
3. Instruksi standar yang tepat
4. Pemakai mudah menerimanya
5. Mempunyai fleksibilitas dalam penerapannya



SUMBER BACAAN
 Depdikbud, pusat pembinaan dan pengembangan bahasa, 1989. Kamus besar bahasa Indonesia, Jakarta Balai Pustaka.
 Guha, B. 1978. Dokumentation and Information ; service tecnologiy and system calcuta. World Press Private.
 Guinchat, Claire and Menou, Michel. 1983. General Introduction to the Tehniques of information and documentation work franc, UNESCO.
 Hartono, Bambang. 1986. System dan pelayanan informasi, Jakarta. Arga kencana Abadi.
 Parker,C.C. and Turley, R.V. 1986. Information Sourcesin Science and technology practical Guide to traditional and on line Use ed.2. combridge, better worths.
 Pengenalan mutu penting untuk menghadapi globalisasi Kompas, selasa. 21 februari 2005. Hal. 2 kolom 1-3.
 ISO 9000, paspor ke pasar Internasional, kompas, Senin. 20 September 1993 hal. 3. Kolom 7.
 Republika, 18 Pebruari 1995.
 Dewan Standarisasi Nasional (DSN) standar Nasional Indonesia, DSN. 1991.