StatCounter

View My Stats

Senin, 19 November 2012

Penyiangan Perpustakaan



PENTINGNYA WEEDING (PENYIANGAN) DALAM PERPUSTAKAAN
Oleh : Darwanto, S.Sos
Pusat Penelitian Pengelolaan Perikanan dan Konservasi Sumberdaya Ikan

ABSTRAK
Koleksi perpustakaan yang hidup dan berkembang akan selalu bertambah, pada akhirnya banyak buku yang tidak bermanfaat lagi, misalnya karena isinya sudah usang atau sudah ada cetakan (edisi) yang lebih baru. Selain itu penyebabnya adalah tidak selalu diikuti oleh perkembangan ruang atau gedung. Kemampuan ruang atau gedung untuk menampung koleksi selalu terbatas, sehingga pustakawan harus mencari jalan keluar agar pertambahan koleksi selalu dapat ditampung. Salah satu cara yang dapat dilakukan, untuk mengurangi koleksi lama adalah dengan cara mengadakan penyianggan bahan pustaka/koleksi. Ada beberapa faktor yang harus di kerjakan dalam melaksanakan weeding atau penyiangan antara lain; keuntungan penyiangan; waktu penyiangan; prosedur; petugas penyiangan; persiapan sebelum penyiangan; kriteria penyiangan dll. Tetapi pada kenyataannya Pada kenyataannya kegiatan penyiangan bahan pustaka ini jarang dilaksanakan di perpustakaan, terutama pada perpustakaan khusus. Kebanyakan koleksi-koleksi yang sudah tua masih ada diperpustakaan untuk menambah koleksi-koleksi yang sudah ada, dikarenakan koleksinya sedikit. Weeding (penyiangan) harus dilakukan pada setiap perpustakaan karena buku itu tidak akan digunakan oleh pemakai perpustakaan, jika masih diletakkan diperpustakaan hanya akan membuat buku itu lapuk di rak-rak

Kata Kunci : Weeding (Penyiangan), Koleksi,  Perpustakaan, Koleksi Perpustakaan

ABSTRACT
Library collection and thrive will always grow, eventually many books that are not useful anymore, for example, because it is outdated or existing mold (edition) is more recent. Other than that the cause is not always followed by the development of a room or building. The ability of a room or building to accommodate the collections are always limited, so librarians need to find a way out in order to increase the collection can always be accommodated. One way to do, to reduce the collection of old is to conduct weeding library materials / collections. There are several factors that should be done in carrying out weeding or weeding among others, gain the weeding, time weeding; procedures; officer weeding; preparation before weeding; criteria weeding etc.. But in fact the reality of activities weeding library materials are rarely implemented in the library, especially in special libraries. Most collections of old is still there to add to the library collections that already exist, because the collection a bit. Weeding (weeding) must be performed on each library because the book is not to be used by users of the library, if the library is placed will only make the book rot on the shelves.
Keywords: Weeding, Collections, Library, Library Collection

1.1              PENDAHULUAN
Weeding (penyiangan) bahan pustaka/koleksi merupakan salah satu cara dalam melakukan pengembangan koleksi. Koleksi perpustakaan yang hidup dan berkembang akan selalu bertambah, pada akhirnya banyak buku yang tidak bermanfaat lagi, misalnya karena isinya sudah usang atau sudah ada cetakan (edisi) yang lebih baru. Selain itu penyebabnya adalah tidak selalu diikuti oleh perkembangan ruang atau gedung. Kemampuan ruang atau gedung untuk menampung koleksi selalu terbatas, sehingga pustakawan harus mencari jalan keluar agar pertambahan koleksi selalu dapat ditampung. Salah satu cara yang dapat dilakukan, untuk mengurangi koleksi lama adalah dengan cara mengadakan penyianggan bahan pustaka/koleksi.
Penyiangan koleksi adalah suatu proses seleksi dan penarikan koleksi dari perpustakaan: karena suatu keperluan tertentu, karena tidak bermanfaat lagi bagi pengguna perpustakaan yang bersangkutan, atau terjadi perubahan subjek untuk bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, atau bahkan karena sangat dibutuhkan oleh perpustakaan lain.

1.2              Identifikasi Masalah
Dari pendahuluan yang telah di jabarkan, maka tulisan ini akan menjelaskan antara lain :
  1. Mengapa harus melakukan penyiangan (Weeding)
  2. Keuntungan Penyiangan (Weeding)
  3. Waktu Penyiangan Koleksi
  4. Prosedur Penyiangan
  5. Petugas Yang Berhak Melakukan Penyiangan (Weeding)
  6. Persiapan Penyiangan (Weeding)
  7. Kriteria Penyiangan (Weeding)
  8. Beberapa alasan jarangnya dilakukan penyiangan (Weeding)







1.3       PEMBAHASAN
Setiap perpustakaan mengadakan penyiangan satu kali setahun, apabila koleksinya masih sedikit. Untuk perpustakaan besar sebaiknya dilakukan setiap tiga tahun sekali agar beban pekerjaan tidak terlalu berat.

I.              Alasan Melakukan Penyiangan
Beberapa alasan melakukan penyiangan koleksi koleksi perpustakaan adalah:
1.      Bahan pustaka telah rusak berat, dan tidak mungkin diperbaiki lagi, atau karena ada sebagian halaman/isi yang tidak lengkap, lepas atau hilang.
2.      Informasi yang dikandungnya dianggap sudah usang karena adanya kemajuan ilmu dan teknologi.
3.      Pengguna sudah tidak membutuhkan subjek yang bersangkutan.
4.      Telah ada edisi terbaru yang isinya lebih lengkap dan sesuai zaman (up to date) untuk judul buku yang sama. Namun bila ada teori penting dalam edisi lama yang masih sahih dan tidak dicakup lagi pada edisi yang baru, maka koleksi tersebut tidak perlu disiangi.
5.      Diperlukan oleh perpustakaan lain karena subjek isinya sangat cocok.
6.      Perubahan kebijakan mengenai program, subjek, kelompok/tingkat, pengguna yang dilayani, atau reorganisasi instansi induk.
7.      Secara politis dan religis bertentangan dengan kebijakan pemerintah dan citra adat serta agama yang dianut rakyat, dalam hal ini biasanya hasil penyiangan tidak dibuang, namun disimpan di tempat terpisah dan hanya untuk kegiatan penelitian.
8.      Jumlah eksemplarnya lebih dari yang ditetapkan/disepakati.

II.            Keuntungan Penyiangan
Keuntungan yang diperoleh dari penyiangan
1.      Koleksi yang ada dapat terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna baik dari segi isi, usia maupun fisiknya.
2.      Mengurangi kepadatan koleksi, sehingga ruangan yang tersedia benar-benar diisi untuk koleksi pustaka yang sering digunakan dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
3.      Bahan pustaka hasil penyiangan dapat dimanfaatkan oleh perpustkaan lain yang memerlukan.
4.      Penyiangan berarti pula penyegaran terhadap koleksi yang ada.

III.        Waktu Penyiangan Koleksi
            Penyiangan harus dilakukan secara berkala dan berkelanjutan, minimal lima tahun sekali untuk koleksi buku. Sebaiknya perpustakaan membuat peraturan tertulis tentang penyiangan koleksi perpustakaan untuk dipakai sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan ini.

IV.        Prosedur Penyiangan
Adapun prosedur dari penyiangan koleksi adalah sebagai berikut:
1.      Menentukan persyaratan koleksi pustaka yang akan disiangi misalnya atas dasar: usia terbit, subjek, cakupan, kandungan informasi.
2.      Menentukan jenis koleksi yang akan disiangi, misalnya buku, majalah, brosur, leaflet, kaset rekaman, laporan tahunan/bulanan dan sebagainya.
3.      Pemilihan/seleksi koleksi pustaka yang perlu dikeluarkan/disiangi. Pada tahap ini perlu dipertimbangkan koleksi pustaka yang dianggap sudah tidak bermanfaat bagi pemakai perpustakaan, terutama dalam hal edisi terbitan, volume, nomor dan subjek.
4.      Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, menghapus data dari pangkalan data/katalog elektronik.
5.      Koleksi pustaka yang akan disiangi diberi cap yang berbunyi: “Dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.
6.      Membuat ”Berita Acara” tentang hasil peyiangan/penghapusan untuk keperluan pertanggungjawaban administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.
7.      Menyimpan di gudang atau menawarkan keperpustakaan lain yang diperkirakan lebih membutuhkan.

V.           Petugas Yang Berhak Melakukan Penyiangan
            Pengelola perpustakaan/pustakawan dibantu oleh para spesialis subjek dapat diberi kewenangan/tugas untuk melakukan penyiangan. Pada perpustakaan penelitian dengan lingkup pengguna yang spesifik perlu dibuat rencana penyiangan yang lebih rinci dengan terlebih dulu berkonsultasi kepada peneliti/ahli dibidangnya serta penentu kebijakan.
VI.        Persiapan Penyiangan
Beberapa persiapan yang harus dilakukan dalam proses penyiangan koleksi adalah sebagai berikut:
1.      Menunjuk petugas penyiangan
2.      Membagi pekerjaan
3.      Menyiapkan lembar kerja
4.      Menyeleksi kartu katalog dan mengambil sesuai bahan pustaka yang disiangi
5.      Membuat daftar buku yang disiangi
6.      Menyerahkan kepada petugas konservasi/tata usaha.

VII.     Kriteria Penyiangan
            Bahan pustaka yang disiangi harus memenuhi kriteria penyiangan koleksi, diantaranya:
a.       Kondisi: bahan pustaka yang sudah rusak sekali, robek, tidak lengkap, huruf terlalu kecil, kualitas suara sudah jelek (kaset), piringan hitam dengan goresan dan sebagainya. Jika dari segi isi bahan tersebut masih berguna, maka perlu diusahakan penggantinya misalnya kopi baru, judul sama tetapi dalam bentuk lain seperti microfilm dan sebagainya.
b.      Isi: isinya sudah ketinggalan jaman, data tidak akurat lagi, tidak bermanfaat, karena ada perubahan dalam kurikulum atau program studi, sudah ada edisi baru, tidak sesuai lagi dan dilihat dari segi minat pemakai nilai instrinsik tidak ada lagi, dan sebagainya koleksi tersebut perlu dikeluarkan.
c.       Penggunaan: bahan pustaka yang kurang dipakai atau sudah lama tidak dipakai.dasar untuk mengeluarkan bisa dilihat dari statistik penggunaan atau peminjaman dari bagian sirkulasi.
d.      Duplikasi: jika dari satu judul ada beberapa eksemplar, penyiangan dapat dipertimbangkan sesuai dengan kebijakan untuk duplikat (dalam kebijakan pengembangan koleksi). Kelompok bahan duplikat mencakup juga judul-judul yang tidak sama tetapi isinya hampir semuanya edisi lain (yang lebih baru) atau karena duplikasi dalam format lain.
e.       Dipinjami dari perpustakaan lain:  Bahan pustaka yang jarang dipakai dan tidak termasuk bidang yang diprioritaskan dikeluarkan apabila perpustakaan lain dalam sistem yang sama atau wilayah yang sama memiliki bahan tersebut. Dalam hal ini tentu saja harus ada kerja sama antara perpustakaan dalam bentuk Interlibrary Loan (silang layan) dibidang pengembangan koleksi.
Proses penyiangan memakan banyak waktu. Keputusan harus diambil secara hati-hati. Proses penyiangan tidak berakhir dengan dikeluarkannya buku / bahan tersebut dari koleksi tetapi masih ada berbagai prosedur administrasi yang harus diselesaikan seperti mengeluarkan semua catatan / record dari bahan pustaka yang dikeluarkan dari jajaran katalog. Penyiangan bahan pustaka memakan banyak waktu, sehingga banyak pustakawan yang jarang melakukan penyiangan.

VIII.  Beberapa alasan jarangnya dilakukan penyiangan:
1.      Tidak ada waktu atau terlalu sibuk dengan kegiatan rutin
2.      Takut membuat kesalahan
3.      Hambatan psikologi seperti tidak tega membuang buku
4.      Ditentang oleh atasan, atau kelompok pemakai yang kuat misalnya pengajar
5.      Mengutamakan kuantitas
6.      Hambatan administrasi, misalnya buku tidak boleh dikeluarkan begitu saja dari koleksi, tetapi harus melalui prosedur yang rumit.
Buku-buku yang sudah disiangi berdasarkan pedoman penyiangan harus dinyatakan keluar dari koleksi secara resmi, yaitu dengan cara member tanda “dikeluarkan dari koleksi”. Tanda ini sangat perlu sebagai bukti bahwa pemegang buku berikutnya tidak akan dituduh sebagai pencuri buku perpustakaan.
Kartu buku yang ada dalam buku dan kartu katalognya harus dicabut, serta dalam buku inventaris pada kolom “keterangan” diberi catatan bahwa buku sudah dikeluarkan dari koleksi pada tanggal tertentu. Buku-buku yang disiangi tetapi masih mungkin untuk dimanfaatkan oleh perpustakaan lain, dapat ditawarkan sebagai bahan tukar-menukar, hadiah atau disumbangkan kepada perpustakaan yang membutuhkan.

1.4       KESIMPULAN       
Dari tulisan di atas dapat ditarik kesimpilan bahwa:
1.      Weeding atau penyiangan dilakukan dengan alasan : Bahan pustaka telah rusak berat, dan tidak mungkin diperbaiki lagi, atau karena ada sebagian halaman/isi yang tidak lengkap, lepas atau hilang, Informasi yang dikandungnya dianggap sudah usang karena adanya kemajuan ilmu dan teknologi.
2.      Dengan melakukan penyiangan maka keuntungan yang di dapat antara lain : Koleksi yang ada dapat terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna baik dari segi isi, usia maupun fisiknya, Mengurangi kepadatan koleksi, sehingga ruangan yang tersedia benar-benar diisi untuk koleksi pustaka yang sering digunakan dan sesuai dengan kebutuhan pengguna, Bahan pustaka hasil penyiangan dapat dimanfaatkan oleh perpustkaan lain yang memerlukan.
3.       Minimal waktu penyiangan atau weeding antara 5 tahun sekali, dan ini wajib dilakukan oleh perpustakaan apalagi perpustakaan yang sudah banyak koleksi dan terbitan lama.
4.      Dari sekian banyak prosedur yang harus di lakukan ada yang paling penting diantaranya membuat berita acara tentang hasil peyiangan/penghapusan untuk keperluan pertanggungjawaban administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.
5.      Petugas yang berhak melakukan penyiangan diantaranya : Pengelola perpustakaan/pustakawan dibantu oleh para spesialis subjek dapat diberi kewenangan/tugas untuk melakukan penyiangan. Pada perpustakaan penelitian dengan lingkup pengguna yang spesifik perlu dibuat rencana penyiangan yang lebih rinci dengan terlebih dulu berkonsultasi kepada peneliti/ahli dibidangnya serta penentu kebijakan.
6.      Yang harus di persiapkan sebelum melakukan penyiangan (weeding) ialah : Menunjuk petugas penyiangan, membagi pekerjaan, menyiapkan lembar kerja, Menyeleksi kartu katalog dan mengambil sesuai bahan pustaka yang disiangi, Membuat daftar buku yang disiangi.
7.      Penyiangan jarang di lakukan dengan alasan sebagai berikut : Tidak ada waktu atau terlalu sibuk dengan kegiatan rutin, takut membuat kesalahan, Hambatan psikologi seperti tidak tega membuang buku, dan masih banyak lagi.

Pada kenyataannya kegiatan penyiangan bahan pustaka ini jarang dilaksanakan di perpustakaan, terutama pada perpustakaan khusus. Kebanyakan koleksi-koleksi yang sudah tua masih ada diperpustakaan untuk menambah koleksi-koleksi yang sudah ada, dikarenakan koleksinya sedikit. Weeding (penyiangan) harus dilakukan pada setiap perpustakaan karena buku itu tidak akan digunakan oleh pemakai perpustakaan, jika masih diletakkan diperpustakaan hanya akan membuat buku itu lapuk di rak-rak.
Perawatan dan pelestarian bahan pustaka dilakukan dengan tujuan melestarikan kandungan informasi bahan pustaka. Dengan demikian keuntungan yang didapat dari kegiatan weeding atau penyiangan pelestarian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
Ø  Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen
Ø  Menyelamatkan fisik dari suatu dokumen
Ø  Mengatasi kendala kekurangan ruang
Ø  Mempercepat proses temu balik informasi
Kegiatan penyiangan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk melihat koleksi-koleksi yang tidak mungkin digunakan lagi oleh pengguna perpustakaan, dan tidak mungkin lagi ditempatkan pada rak-rak di perpustakaan, karena itu akan mempersempit ruang perpustakaan. Kegiatan penyiangan (weeding) ini sangat penting dilakukan pada perpustakaan demi pengembangan koleksi perpustakaan untuk selanjutnya.

1.5       DAFTAR PUSTAKA
http://d2ilmuperpust.blogspot.com/2011/05/perawatan-dan-penyiangan-bahan-pustaka.html. Diakses tanggal 4 september 2012.
Lasa HS. 2004. Penulisan Bidang Pusdokinfo Seri F: Literatur Sekunder. Yogyakarta: UGM.
Qalyubi, Syihabuddin, dkk. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan IPI F.Adab UIN Suka, 2003
Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993.
Yusuf, Pawit M. 1988. Pedoman mencari sumber informasi. Bandung: Remadja Karya