Oleh: Eko Setyowardani, M.Pd.
Posting : Darwanto S.Sos
Pendidikan memerlukan dukungan dan penunjang diantaranya dengan adanya perpustakaan. Tentunya perpustakaan bukan hanya sekedar ruang tempat menitipkan hasil pemikiran orang dalam bentuk buku-buku, diktat-diktat yang tertata rapi, perpustakaan akan menjadi tempat yang bisu dan mati bila mana didalamnya tidak dimasuki manusia yang membawa spirit dari ruh kreatifitas yang selalu mengalir. Kita harus sadar bahwa peradaban suatu bangsa ditentukan oleh percintaan manusia dengan ilmu yang berserak pada buku.
Perpustakaan merupakan ruang yang dinamis, dengan karya-karya yang membangun peradaban kemanusiaan. Suasana didalamnya ada nafas kehidupan dari tumbuhnya sulur-sulur pengetahuan yang menghentak semangat supaya menjadi manusia yang maju. Imam Ali khoemeni menyatakan semoga ada suatu masa senjata-senjata berubah menjadi pena. Sebab senjata hanya akan membunuh manusia dan pena-pena akan menghidupkan kemanusiaan. Pena-pena mengawetkan pemikiran berguna
menjadi hal yang dapat diwariskan. Dalam hal ini Bukan hanya sekedar mengawetkan peradaban rasional, sekaligus juga mengawetkan kebudayaan ruhani yang pantas diwariskan dari generasi ke generasi.
Menurut pandangan Qodri Azizi (2003) budaya Hollywood lebih meracuni masyarakat dunia ketiga dari pada budaya perpustakaan. Budaya perpustakaan ini dimaksudkan bukan hanya sebatas kebiasaan orang suka keperpustakaan. Tapi juga meliputi hal-hal yang sangat positif, meliputi antara lain, kerja keras, sikap disiplin,
kejujuran, penghargaan terhadap kerja/ karya orang lain, optimistis, kemandirian, kesungguh- sungguhan, tanggung jawab, law enforcement, ketaatan terhadap peraturan dan semacamnya. Ada sebuah penelitian di Prancis budak-budak Aljazair setiap pengetahuan mereka bertambah dalam kemampuan baca tulis wajah mereka di foto dan diteliti ternyata wajah meraka nampak lebih indah dari waktu ke waktu. Kesimpulannya dapat diketahui bahwa ada korelasi antara pengetahuan dan keindahan, ternyata semakin
pengetahuan mereka bertambah semakin indah wajah mereka. Dengan pengetahuan rasa percaya diri mereka menjadi lebih beralasan dan sifatnya lebih permanen.
Kemajuan peradaban dan kebudayaan bangsa-bangsa tidak lepas dari hasanah kepustakaan yang menjadi sumber kekuatan rohani. Sebuah pepatah Inggris mengatakan " A book is like garden carried in the pocket". Buku diibaratkan seperti taman di dalam kantong. Buku memang bagaikan pohon yang sarat buah-buahnya, yang tidak henti-hentinya untuk dipetik dan digunakan. Buku bagi peradaban manusia adalah anugrah yang hebat dengan membaca manusia dapat melakukan petualangan memahami makna. Membaca dan menulis bagi manusia adalah perjalanan penemuan seperti kehidupan itu sendiri.
Sebuah buku punya banyak sekali kemungkinan diantaranya buku dapat menolong kita dalam kebutuhan jiwa. Dengan diketemukannnya buku menurut Milburga (1992) informasi-informasi yang lalu lalang dapat berjalan lancar, antar manusia antar tempat, antar kurun waktu sejarah, antar bangsa. Buku buah pikiran yang berguna bagi manusia, tidak tersapu oleh waktu, dilestarikan untuk dipelajari lagi, diperkembangkan lagi, lalu disempurnakan lagi, demikian seterusnya tiada hentinya. Buku juga merupakan ilham yang membentuk jalannya sejarah bahkan mengarahkan jalannnya sejarah.
Khazanah Perpustakaan
Pertama: sebagai mata rantai yang menghubungkan sejarah, yaitu harta karun batin yang berupa karya sastra, buah penemuan ( filsafat, teknologi), peristiwa-peristiwa besar sejarah dapat dipelajari dan dihayati sampai saat ini. Kemudian apabila Pemikiran Ibnu Sina seorang pakar kedokteran tidak dilestarikan dan dirawat diperpustakaan, kita tentunya mempertanyakan nasib dunia kedokteran. Pendeknya lewat bacaan dalam perpustakaan ilmu pengetahuan dapat berkembang karena orang yang membaca akan kembali mempertanyakan, mendialogkan, dari proses dialektika dari buku-buku yang dibaca akan muncul pemahaman dan pengetahuan baru.
Kedua: Perpustakaan memberi akar bagi kehidupan saat ini dalam arti, sebagaimana kita ketahui kebutuhan manusia modern saat ini adalah tuntutan atas kebutuhan informasi. Saat ini kita masuk dalam ruang simulacra, dimana informasi yang datang kepada kita datang begitu cepat, sehingga kita sulit membedakan antara nyata dan maya. Tanpa informasi ataupun ketinggalan informasi dapat menyebabkan manusia terpencil dan perasaan terasing. Disinilah perpustakaan memainkan peranan besar.
Dari beberapa pandangan perpustakaan sebagai sumber informasi saat ini tidak hanya diperoleh secara verbal dari buku-buku saja. Tapi informasi dapat juga diperoleh melalui audio visual. Kita tentunya tahu tebal dan berjilid-jilidnya Enssiklopedia Britanica, saat ini dapat diakses tanpa harus berjuang dengan mengangkat buku-buku tebal, teknologi computer memberi percepatan manusia meraih kepandaiannya. Bahan-bahan koleksi perpustakaan dunia modern diantaranya (1) buku teks, buku referens. (2) terbitan berkala (majalah, jurnal). (3) koleksi audio visual ( microfilm, pitakaset/piringan hitam, video, tv, computer dalam koleksi dalam file sehingga mudah diakses . Perpustakaan mengajak manusia untuk bersikap terbuka, setiap penemuan dan setiap pemikiran menjadi milik bersama. Ini tentunya sesuai dengan filosofi para pencari ilmu, bahwa orang kalau hanya bertukar buah apel masih
masing-masing hanya akan dapat satu apel, tapi kalau orang saling bertukar ilmu, tentunya masing-masing akan bertambah pengetahuannya, baik itu pengetahuan pokoknya maupun sampingannya.
Ketiga : membimbing untuk melangkah ke masa depan. Dapat dibayangkan beratnya para siswa/ mahasiswa bila tidak ada pelayanan pustaka, ataupun masyarakat secara umum. Bilamana kebutuhan kita akan wawasan dan pengetahuan harus mengeluarkan budget yang mahal. Perpustakaan merupakan vasilitas bersama, yang diharapkan dapat mengembangkan dan membimbing potensi diri manusia sehingga tidak menjadi sia-sia.
Membangun budaya perpustakaan sebagai alternatif supaya kita sebagai bangsa punya daya saing, dan mempunyai taring yang berupa wawasan keilmuan dan teknologi. Kita harus mewujudkan "knowledge is power" kita juga harus merombak sikap mental dan membangun idealisme, diantaranya adalah dengan berani mengelola dan mengasah potensi diri, berani mengatasi kelemahan, selalu berusaha melakukan yang terbaik, serta membuat sesuatu yang berharga.
Rasulullah SAW, mengatakan bahwa orang yang paling cerdas adalah orang yang selalu mengingat mati. Dalam hal ini berarti kehidupan kita ada batas, dan kita ditantang untuk meningkatkan mutu hidup kita, dari waktu-kewaktu. Kita makhluk manusia diberikan sarananya yaitu senantiasa belajar. Dan perpustakaan menjadi salah satu media bagi peningkatan nilai manusia kita.
Menumbuhkan minat baca
Kebutuhan kita pada pengetahuan bukan sekedar kebutuhan untuk menumpuk atau mengumpul ilmu. Pada dasarnya itu merupakan pengluasan dari dalam yaitu pengluasan akal dan jiwa kita. Bacaan yang kita baca tanpa kita sadari dapat melandasi sikap dan perkembangan karakter manusia. Manusia yang suka membaca berarti ia punya potensi untuk senantiasa belajar, ada proses terus menerus yang dapat menopang keberadaannya. Kemampuan manusia perlu di up grade setiap waktu agar tidak menurun kapasitas kemampuannya. Ada yang mengatakan bila orang yang mempunyai standar pendidikan standar S-1, dalam waktu satu tahun tidak ada penambahan wawasan, maka kemampuan berfikirnya dapat turun setingkat dengan anak SMA, bahkan lebih parah lagi.
Membaca adalah habit suatu kebiasaan yang harus ditanamkan sejak dini. Kita dapat juga membuat motto tersendiri untuk menumbuhkan minat baca seperti " siapa yang tidak pernah membaca dia akan kehilangan segalanya". Kita juga dapat merubah hadiah -hadiah sejenis boneka pada anak kita dengan buku-buku cerita tauladan ataupuan seri pengetahuan. Dari sini kita dapat dua sekaligus menanam kasih saying dan menyuntikan saham pengetahuan.
Di atas penulis katakan membaca seperti proses kita makan, ada makan berat ada juga makan dengan pola ngemil. Demikian juga dengan membaca, ada membaca dengan berat ada membaca ngemil. Membaca berat memang kita serius untuk membaca, membaca ngemil berarti kita meluangkan waktu 3-5 menit untuk membaca beberapa halaman buku, biasanya ini dilakukan di waktu senggang. Tentunya kita percaya bahwa orang yang suka ngemil bukan berarti tidak punya potensi untuk gemuk.
Kendala
Penulis wanita Jerman yang bernama Maryam Jamilah, dalam pandangannya pada orang Indonesia, orang Indonesia khususnya wanitanya lebih suka beli baju dari pada membeli buku. Tentunya kita sepakat untuk setuju. Berdasarkan data studi yang memusatkan perhatian kemampuan membaca di 32 negara, Indonesia menduduki peringkat ke 28. Finlandia menduduki tempat teratas, diikuti Amerika Serikat dan beberapa Negara Eropa Barat dan Jepang sampai peringkat sembilan. Berdasarkan kenyataan di atas dapat kita gambarkan peta kita sebagai bangsa dikatakan bahwa ras Kaukasoid dikatakan sebagai ras penemu, ras Asiatik Mongoloid dikatakan sebagai bangsa yang menginovasi dan bangsa Malayan Mongoloid dikatakan sebagai bangsa yang hanya pandai mengkonsumsi.
Terdapat banyak pandangan yang menjadi alasan kenapa suatu bangsa dapat menjadi bangsa yang maju dan mempunyai harga diri, alasan yang pertama disebabkan karena bangsa itu terdiri dari bangsa yang homogen seperti bangsa Jepang, tapi ternyata pandangan ini dipatahkan dengan kenyataan bahwa bangsa Fiji mempunyai suku bangsa yang homogin tapi ternyata bangsa ini tidak maju. Teori yang kedua menyatakan bahwa suatu bangsa dapat maju bila negaranya kecil seperti Singapura, tapi ternyata Negara Chad , Timor-Timur tidak mengalami kemajuan.
Pandangan yang ketiga menyatakan bahwa kemajuan suatu bangsa ditentukan oleh aspek mental yang melekat pada diri manusianya, yaitu adanya need of achievement, adanya keinginan untuk berprestasi inilah yang menggerakkan etos suatu bangsa untuk selalu mengembangkan inovasi dan berprestasi, ada pernyataan yang mengatakan bahwa didalamnya terdapat perbaikan yang terus-menerus (never ending Improvement).
Dijelaskan bahwa dari satu juta penduduk Indonesia baru 63 yang dapat mengambil Doktor, Bangsa Amerika dari satu juta penduduknya 5000 yang bergelar Doktor, bangsa yahudi 16.200. Coba kita bandingkan betapa parahnya kita mengalami dehidrasi intelektual.
Dari data tersebut dapat kita ketahui bahwa budaya baca di Indonesia masih rendah. Dengan kata lain budaya baca belum tertanam pada masyarakat Indonesia . Budaya membaca masih dikalahkan budaya makan, hal ini juga melanda pada kalangan
keluarga mampu. Keluarga kaya lebih suka memadati restoran dari pada toko buku. Buku belum dianggap sebagai kebutuhan hidup sebagaimana halnya dengan makan dan kesehatan. Membaca buku bagi masyarakat kita belum merupakan komoditas dan bagian dari kebutuhan hidup. Semua ini karena rendahnya kesadaran akan manfaat dan efek membaca. Jika kondisi tetap demikian tentunya berat bagi bangsa Indonesia untuk meningkatkan daya saing bangsa. Wassalam.*
Kamis, 30 September 2010
TEKNIK PENGENALAN INFORMASI DAN LAYANAN PERPUSTAKAAN
TEKNIK PENGENALAN INFORMASI DAN LAYANAN PERPUSTAKAAN
Oleh : Darwanto. S.Sos
Pustakawan
Informasi merupakan sesuatu hal terpenting bagi setiap manusia, tanpa adanya informasi maka seseorang akan merasakan kekurangan ilmu yang begitu bermakna. Dengan kata lain informasi juga sangat berhubungan erat sekali dengan komunikasi. Dengan adanya komunikasi kita bisa mendapatkan banyak informasi baik yang bersifat individual maupun bersifat umum, untuk itu betapa pentingnya informasi bagi dunia sekarang ini. Sehingga kita dapat tahu bagaimana keadaan jaman sekarang ini, juga mengenai informasi-informasi baik yang datang dari dalam maupun dari luar negeri. Dengan adanya teknologi yang semakin canggih seperti televisi, internet, web site dan lain sebagainya itu memudahkan kita sebagai calon dari ahli informasi untuk mendapatkan berita atau informasi sebanyak-banyaknya.
User education merupakan bagian dari dunia perpustakaan maka dari itu hubungan antara perpustakaan dengan user education sangat erat sekali. Definisi perpustakaan secara khususu antara lain sebagai berikut suatu unit kerja dari siatu badan atau lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupu bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara sistematis meurut aturan tertentu sehingga dapat dugunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pengunjung atau pemustaka dalam hal ini informasi yang mereka perlukan harus dibantu, diberikan dan sebagai pemustaka harus selalu siap membantu dalam menemukan informasi yang dibutuhkan.
Identifikasi lebih dahulu masalah sebelum melaksanakan orientasi perpustakaan. Tujuan untuk mengetahui lebih dalam definisi, atau factor dalam perpustakaan. Setiap orang pasti membutuhkan informasi dalam menjalankan serta mengembangkan usaha, karena itu merupakan kebutuhan yang tidak pernah habis.
Begitu pentingnya informasi yang akan selalu disimpan dengan baik, dan akan digunakan ketika waktunya tiba akan selalu digunakan sepanjang hidup.Bisa dibayangkan bila informasi yang berharga bagi karier seseorang tiba-tiba hilang maka kemungkinan akan stress dan bingung karena informasi itu sangat penting.
Dalam mengelola informasi ada 2 hal yang perlu diperhatikan antara lain adalah sebagai berikut :
• Data-data dan fasilitas penting lainnya perludiperhatikan
• Melindungi data dan informasi penting
Informasi dipandang sebagai sumber daya lembaga perpustakaan-perpustakaan atau lembaga informasi yang mengelola informasi, pada umumnya semua orang pasi mengenal yang namanya informasi, baik informasi masa kini, masa lampau maupun masa depan. Teknologi informasi dipahami oleh semua pihak dan telah berkembang pesat dengan adanya internet sebagai jaringan komunikasi elektronik merupakan suatu kepopuleran dalam kehidupan masyarakat global.
Berbagai pihak baik individu maupun kelompok telah memanfaatkan internet, karena internet merupakan sarana pendukung pokok dalam menyebarkan informasi. Pemanfaatan internet oleh para penyedia jasa layanan informasi seperti lembaga perpustakaan dan pusindoinfo ada beberrapa lembaga yang sudah melalukannya seperti : Pustak, PDII-Lipi, Perpustakaan Nasional, Perpustakaan IPB-Bogor yang telah mempunyai situs web dalam memberikan informasinya. Perpustakaan kementrian kelautan dan perikanan sedang berbenah melalui perpustakaan Pusdatin agar semua perpustakaan yang ada dilingkungan kementrian kelautan dan perikanan dapat link satu sama lainnya, sehingga pencari atau pengguna perpustakaan yang memerlukan informasi dapat mudah memperolehnya dan tidak harus pergi ke perpustakaan yang terdapat bukunya. Namun kegiatan seperti itu tidaklah mudah sesuai dengan keinginannya harus melalui proses-prosesnya sehingga informasi yang di sebarluaskan bukan informasi yang asal-asalan tetapi merupakan informasi yang berkualitas tentunya. Selain itu penunjangan sumberdaya manusia (SDM) yang harus memadai, karena sumber daya manusia tersubut merupakan factor utama dalam penyebaran, pemilihan, pemilahan atau penyeleksi informasi yang merupakan informasi penting dan informasi pendukung.
Contoh memudahkan memperoleh informasi
Hendaknya penataan koleksi dan pengelola informasi perlu terus dilakukan agar kekayaan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan dapat diakses dengan mudah oleh pengguna tentunya, data ini memperlihatkan bahwa kemudahan memperoleh informasi memberi kontribusi terhadap kepuasan pemakai, artinya pemakai atau pengguna perpustakaan tidak mengalami kesulitan dalam mengakses informasi yang diperlukan. Keceatan dan keakuratan dalam memperoleh informasi merupakan idaman para pengguna perpustakaan, untuk mencapai berbagai sarana dan alat Bantu penelusuran informasi baik manual maupun elektronik.
Menciptakan pelayanan perpustakaan yang memuaskan bukanlah pekerjaan yang mudah dan gampang sebagaimanan anggapan kebanyakan orang, kebutukan akan informasi dapat dilakukan dengan peran pustakawan yaitu dengan cara penelusuran. Penelusuran memerlukan stategi yang tepat berupa langkah-langkah yang harus dilakukan oleh penelusur dalam berbagai situasi dalam penelusuran. Penelusuran juga dapat dilakukan sendiri secara langsung atau dengan cara mendelegasikannya kepada spisialis informasi atau pustakawan. Penelusuran biasanya dilakukan karena keterbatasab jarak dan waktu, dengan menhubungi petugas perpustakan menggunakan telepon atau faxsimili. Keberhasilan penelusuran tergantung pada komunikasi antara pengguna atau pencari informasi. Ada juga permintaan informasi melalui surat, namun apabila melalui surat perpmintaan informasi yang di sampaikan harus jelas sehingga lebih mudah dalam mecarikan informasi yang di telusurinya.
Layanan merupakan salasatu subsistem perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna (user/baik yang langsung maupun tidak langsung dating ke perpustakaan). Layanan merupakan ujung tombak dan sekaligus gambarab kualitas suatu perpustakaan, kinerja suatu perpustakaan tercermin dari tingkat dan kualitas layanan yang diberikan. Layanan yang disediakan suatu perpustakaan tergantung pada jenis perpustakaan, yang pada umumnya dikelompokan menjadi perpustakaan khusus, perpustaskaan umum, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi serta perpustakaan-perpustakaan yang lainnya.
Perlengkapan pada perpustakaan khusus lebih disebabkan oleh kekhususan institusinya atau organisasi, tingkat atau kelompok pengguna yang dilayani dan mayoritas disiplin ilmu yang jadi koleksinya. Tujuan dari perpustakaan khusus antara lain adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi para pengguna khususnya di lembaga induknya, menyimpan serta menemukan kembali dan menyebarkan informasi tersebut secara cepat, tepat, dan akurat kepada staf dan membantu pimpinan untuk memperoleh bahkan untuk pengambilan kebijakan.
Jika perpustakaan yang telah berkembang sarananya telah dilengkapi dengan kompeten untuk pelayanan pengguna serta pengelolaan dan penyimpanan data serta dilengkapi dengan jaringan baik untuk kebutuhan pengguna didalam lingkup instansi sendiri maupun pengguna di luar perpustakaan. Untuk memudahkan dan menjaga keamanan data makan dibuat suatu program aplikasi dengan menggunakan visual basic, program yang memungkinkan pengguna mengakes pengelolaan data dari dalam dan luar. Dalam suatu perpustakaan, catalog merupakan salahsatu alat Bantu untuk menemukan kembali keloksi, dalam artian catalog adalah suatu keterangan singkat atau wakil dari suatu koleksi. Sebelum teknologi informasi kebradaan catalog ini sangat di perlukan sekali pada perpustakaan dimana kegunaan dari catalog itusendiri merupakan alat untuk mempermudah, mempercepat dalam pencarian informasi yang dibutuhkan, kebanyakan perpustakaan sekarang ini sudah banyak yang menggunakan atau menerapkan automasi perpustakaan, menerapkan automasi terutama jika jumlah pengunjung banyak tetapi tidak diimbangi dengan ketersediaan kumpulan untuk penelusuran yang memadai tunjuanyan adalah pangkalan data (OPAC) :
• Agar pengguna dapat mengakses secara cepat dan tepat
• Untuk mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan
• Untuk mempercepat pencarian inforamsi kembali
• Memudahkan penyimpanan kembali bagi petugas perpustakaan
• Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas
Dalam teknik pelayanann perpustakaan dengan OPAC memberikan beberapak keuntungan yaitu untuk penelusuran catalog menjadilebih cepat dan singkat waktu yang diperlukan. Selain kemudahan menggunakan aplikasi untuk menemukan informasi juga mudah dalam mendapatkan informasi, penelusuran informasi dapat dilakukan melalui beberapa titik akses antara lain melalui judul, pengarang, kata kunci tahun tetrbit dan masuh banyak lagi. Bagi pelaksanaan mengenai sumber informasi bidang lain sama pentingnya dengan mengenal sumber informasi.
Pengenalan sumber informasi ini dilakukan oleh pustakawanuntuk melakuka penelusuran ataupun melakukan tugas temu balik informasi adalah bibliografi, yang merupakan daftar buku, walaupun semua merupakan daftar buku tidak semua bibliografi disusun menurut cara yang sama ataupun mencangkup subjek yang sama.
KESIMPULAN
Dari makalah diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa teknik pengenalan informasi dalam layanan sangatlah penting dilakukan oleh pustakawan maupun oleh para ahli informasi karena akan meningkatkan kualitas para pengguna secara umum dan meningkatkan kualitas bagi pustakawan itu sendiri. Disamping itu juga teknik pengenalan dalam perpustakaan, sangat penting diterapkan dalam setiap perpustakaan bagi calon pengguna itu merupakan keuntungan dalam pencarian inforamsi yang dibutuhkan dan akan mendapatkan informasi yang tepat, cepat, dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
Rusmana. A. 2002. Analisis Sistem Informasi, Jakarta. Universitas Terbuka
Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Andriaty. Eda S. Sopia. 2001. Kerjasama Pengguna dan Pustakawan dalam menelusur informasi untuk meningkatkan pelayanan
Suwardikarta. L.S. 1998. Titik Akses Subyek dalam Organisasi Informasi di Perpustakaan. Terbitan Jurnal Ilmu Perpustakaan (No. 2) 55 Hal, Jakarta. Fak. Sastra UI.
SISTEM PELAYANAN JASA PENELUSURAN PADA PERPUSTAKAAN KHUSUS
SISTEM PELAYANAN JASA PENELUSURAN
PADA PERPUSTAKAAN KHUSUS
Oleh : Darwanto S,Sos
Pengelola Perpustakaan
Sistem pelayanan perpustakaan dapat dibedakan dalam dua cara yaitu sistem pelayanan terbuka (opened Access) dan sistem pelayanan tertutup (Closed Access). Pada pelayanan terbuka pengguna dapat masuk keruang penyimpanan koleksi, sehingga dapat mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang diperlukan yang telah tersusun dalam rak lokasi, sedangkan pada sistem pelayanan tertutup harus meminta bantuan pada petugas perpustakaan untuk mencari bahan pustaka yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pelayanan dengan baik pada kedua sistem ini pelayanan perpustakaan tersebut diperlukan beberapa syarat, antara lain :
I. Koleksi Perpustakaan harus disusun secara sistematis :
• Koleksi buku disusun menurut nomor panggil
• Koleksi majalah, jurnal disusun menurut subyek yang didalammnya disusun menurut abjad jurnal majalah
• Koleksi rujukan menurut jenis publikasinya, yang berbentuk buku disusun menurut nomor panggil
II. Alat Bantu temu kembali koleksi pustaka harus lengkap, jenis alat temu kembali yang biasa digunakan antaralain :
• Katalog Buku harus lengkap untuk mempermudah penelusuran.
• Katalog Majalah merupakan catalog yang penting untuk menemukan kembali judul-judul majalah yang dimiliki perpustakaan, selain informasi mengenai judul juga diperlukan data seperti volume, nomor dan tahun terbit agar pengguna dapat lebih mudah memnemukan ataukah dia harus cari di perpustakaan yang lain.
Semua sarana penelusuran informasi yang disebut di atas ada yang berbentuk terbitan berkala yang disusun dalam pangkalan data, semua jenis sarana penelusuran tersebut harus disusun dan dirancang untuk dapat ditelusuri dari berbagai titik akses. Data yang terdapat dalam pengelolaan data harus selalu merujuk ke dalam dokumen-dokumen dimana informasi tersebut dapat dicari, jadi merujuk ke judul buku atau majalah yang memuat lengkap seperti; volume nomor dan tahun terbit.
Penyusunan dokumen atau literature secara sistematik di rak atau lemari sebenarnya sudah memudahkan pustakawan maupun pengguna perpustakaan untuk menemukan judul koleksi pustaka lain dalam kelompok subyek tersebut, karena letak koleksi pustaka bersubyek sama selalu ditempatkan dan saling berdekatan.
Perpustakaan yag memiliki sistem pelayanan terbuka menjadi kosekwensi pustakawan perlu menjaga agar susunan koleksi dalam rak tetap sistematis yaitu dengan cara telah memperkenalkan perngguna perpustakaan memasukan sendiri koleksi yang telah dibaca ke dalam rak penyimpanan, keadaan tersebut memerlukan tenaga penyusun koleksi bahan pustaka yang secara konsisten memasukan kembali koleksi yang telah dibaca pegguna ke rak penyimpanan sebelum jam tutup perpustakaan. Dengan demikian pada hari berikutnya pengguna dapat langsung menggunakan kembalo koleksi pustaka tersebut karena telah tersusun kembali seperti semula.
Perpustakaan yang memiliki sistem pelayanan tertutup juga tidak luput dari tiga unsur penyusunan di rak hanya saja pada sistem pelayanan tertutup diperlukan petugas perpustakaan yang dapat memahami koleksi dan jumlah koleksi pun tersedia agar pengguna tidak terlalu lama menunggu untuk menggunakan koleksi tersebut, atau yang diperlukan.
Pemanfaatan kolesi buku dalam sistem pelayanan terbuka
1. Pengguna masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan diri pada buku tamu yang telah disediakan, menyerahkan kartu identitas diri yang masih berlaku kepada petugas perpustakaan.
2. Pengguna mencari judul koleksi pustaka yang diperlukan
3. Bilamana nama pengarang atau judul buku sudah tahu maka pengguna dapat mencari sendiri yang disusun berdasarkan nomor panggil
4. Dengan berbekal data koleksi pustaka yang diperlukan dan nomor panggil pengguna dapat melanjutkan pencarian bahan pustaka dalam rak penyimpanan buku.
5. Pencarian buku dapat dilakukan melalui catalog.
6. pencarian buku melalui pengarang
7. bila pengguna hanya mengetahui subyek koleksi pustaka yang diperlukan, maka pengguna dapat menelusuri induk subyek yang disusun menurut abjad.
Dalam katalog penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan subyek. Penelusuran berlaku juga untuk indeks yang ada didalam penelusuran dengan komputerdapat menggunakan kata kunci yang dapat di kombinasikan sehingga hasilnya dapat lebih tepat, jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan karena itu perpustakaan menyediakan jasa yang sangat perlu untuk pengguna perpustakaan. Disamping penggolongan perpustakaan seperti dinyatakan diatas dikendalokan pula golongan pembaca khusus
Kelemahan serta kelebihan untuk perpustakaan terbuka dan tertutup
Segala sesuatu pasti menpunyai kelemahan serta kelebihan masing-masing, begitu juga dengan sistem pelayanan terbuka (Open Access) dan pelayanan Tertutup (Close Accsess) bagi perpustakaan. Kelemahan dari pelayanan terbuka itu banyak sekali diantaranya petugas perpustakaan harus lebih jeli dan teliti memingat pengguna perpustakaan langsung masuk atau mengambil sendiri koleksi yang diperlukan, dengan adanya sistem seperti ini koleksi rentan sekali hilang, rusak, penyimpanan tidak teratur, buku banyak yang sobek, banyak coretan serta masih banyak lagi hal-hal yang tidak bias dibayangkan bakal terjadi. Namun dibalik kelemaha tersebut juga pasti ada kelebihan yang terdapat pada pelayanan terbuka ini diantaranya bahwa pengguna atau pencari informasi akan merasa puas sekali dengan sistem terbuka ini karena apabila ada pengguna yang kurang puas dengan suatu sumber referensi tersebut mereka dengan leluasa dapat mencari sendiri, disamping itu juga bagi petugas perpustakaan hanya tinggal menunjukan rak tempat koleksi itu disimpan tidak perlu diambil oleh petugas perpustakaan. Sedangkan untuk pelayanan tertutup (Closed Access) kelemahannya sedikit antara lain rentan koleksi yang hilang sangat sedikit karena untuk pengambilan serta pengembalian koleksi diserahkan kepada petugas perpustakaan serta koleksinyapun bias secara terus menerus di awasi karena terkontrol terus, koleksi yang sudah disusun rapi sesuai dengan sistematis tidak akan berubah banyak dalam penyimpanan kembali koleksinya, koleksi tidak akan rentan rusak, koeksi akan terjaga terus serta masih banyak lagi. Sedangkan kelemahan dari pelayanan sistem tertutup ini bahwa pengguna merasa kurang puas dan terbatas dalam pencarian judul/literature yang di perlukan, seandainya suatu literature tersebut tidak tepakai makan sebelum meminjam koleksi yang lainnya harus di kembalikan lebig dahulu.
Pelayanan tertutup hanya di terapkan pada perpustakaan-perpustakaan yang mempunyai koleksinya sangat penting, langka, dan berharga, juga tergantung pada kebijakan-kebijakan pada suatu perpustakaan itu sendiri. Pada umumnya perpustakaan yang ada di Indonesia menggunakan pelayanan terbuka jadi secara tidak langsung pengguna atau pencari informasi dapat masuk dan mencari koleksi dengan sendirinya. Apabila pengguna perpustakaan tidak menemukan koleksinya baru minta bantuan kepada pengguna perpustakaan dengan menanyakan nomor panggil atau menanyakan letak buku serta informasi yang dicari.
Kesimpulan
Sistem Pelayanan Jasa Penelusuran pada Perpustakaan Khusus merupakan suatu kegiatan pelayanan yang tertutup (Closes Access), dimana pelayanan seperti ini menerangkan atau menjelaskan bahwa koleksi yang tersedia pada perpustakaan tersebut sangat dijaga dengan baik informasinya sehingga untuk lebih melestarikan koleksi yang sudah ada, sehingga pengguna perpustakaan tida secara bebas mengambil serta mengambil koleksi atau inforamsi yang dibutuhkan. Pengguna apabila membutuhkan informasi harus mengontak atau menemui petugas perpustakaanya. Supaya bisa di Bantu dalam penelusuran koleksi. Jasa penelurusan oleh perpustakaan tertutup ini mencirikan bahwa hampir seluruh koleksi yang ada didalamnya itu sangat dijaga dan dirawat dengan baik, sehingga mengambil kebijakan seperti ini berarti mempunyai alesan yang kuat pula. Pada umumnya perpustakaan yang ada menggunakan sistem koleksi terbuka (Open Access) dimana pencari atau pengunjung perpustakaan dapat bebas mencari informasi yang dibutuhkannya, seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa dari sistem pelayanan jasa penelusuran tersebut pasti memyunyai sisi kelemahan dan sisi kelebihan masing-masing dan itu merupakan telah dipertimbangkan oleh perpustakaan yang melakukan pelayanan seperti ini dari sejak jauh-hauh hari.
DAFTAR PUSTAKA
Andriaty. Eda S. Sopia. 2001. Kerjasama Pengguna dan Pustakawan dalam
Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Basuki, Sulistyo., 1991. Pengertian Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Nita Ismayanti., 1992. Pemanfaatan layanan perpustakaan; FSUI. Jakarta
Rusmana. A. 2002. Analisis Sistem Informasi, Jakarta. Universitas Terbuka
menelusur informasi untuk meningkatkan pelayanan
Suwardikarta. L.S. 1998. Titik Akses Subyek dalam Organisasi Informasi di Perpustakaan. Terbitan Jurnal Ilmu Perpustakaan (No. 2) 55 Hal, Jakarta. Fak. Sastra UI.
-------------2002., Panduan Perpustakaan J,.Alak., PUJP
Sukaesih, 1998. Pokok Bahasan Pelayanan Perpustakaan, (Suatu Pengantar / Jurusan Ilmu Perpustakaan)., Fikom Unpad. Bandung
PADA PERPUSTAKAAN KHUSUS
Oleh : Darwanto S,Sos
Pengelola Perpustakaan
Sistem pelayanan perpustakaan dapat dibedakan dalam dua cara yaitu sistem pelayanan terbuka (opened Access) dan sistem pelayanan tertutup (Closed Access). Pada pelayanan terbuka pengguna dapat masuk keruang penyimpanan koleksi, sehingga dapat mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang diperlukan yang telah tersusun dalam rak lokasi, sedangkan pada sistem pelayanan tertutup harus meminta bantuan pada petugas perpustakaan untuk mencari bahan pustaka yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pelayanan dengan baik pada kedua sistem ini pelayanan perpustakaan tersebut diperlukan beberapa syarat, antara lain :
I. Koleksi Perpustakaan harus disusun secara sistematis :
• Koleksi buku disusun menurut nomor panggil
• Koleksi majalah, jurnal disusun menurut subyek yang didalammnya disusun menurut abjad jurnal majalah
• Koleksi rujukan menurut jenis publikasinya, yang berbentuk buku disusun menurut nomor panggil
II. Alat Bantu temu kembali koleksi pustaka harus lengkap, jenis alat temu kembali yang biasa digunakan antaralain :
• Katalog Buku harus lengkap untuk mempermudah penelusuran.
• Katalog Majalah merupakan catalog yang penting untuk menemukan kembali judul-judul majalah yang dimiliki perpustakaan, selain informasi mengenai judul juga diperlukan data seperti volume, nomor dan tahun terbit agar pengguna dapat lebih mudah memnemukan ataukah dia harus cari di perpustakaan yang lain.
Semua sarana penelusuran informasi yang disebut di atas ada yang berbentuk terbitan berkala yang disusun dalam pangkalan data, semua jenis sarana penelusuran tersebut harus disusun dan dirancang untuk dapat ditelusuri dari berbagai titik akses. Data yang terdapat dalam pengelolaan data harus selalu merujuk ke dalam dokumen-dokumen dimana informasi tersebut dapat dicari, jadi merujuk ke judul buku atau majalah yang memuat lengkap seperti; volume nomor dan tahun terbit.
Penyusunan dokumen atau literature secara sistematik di rak atau lemari sebenarnya sudah memudahkan pustakawan maupun pengguna perpustakaan untuk menemukan judul koleksi pustaka lain dalam kelompok subyek tersebut, karena letak koleksi pustaka bersubyek sama selalu ditempatkan dan saling berdekatan.
Perpustakaan yag memiliki sistem pelayanan terbuka menjadi kosekwensi pustakawan perlu menjaga agar susunan koleksi dalam rak tetap sistematis yaitu dengan cara telah memperkenalkan perngguna perpustakaan memasukan sendiri koleksi yang telah dibaca ke dalam rak penyimpanan, keadaan tersebut memerlukan tenaga penyusun koleksi bahan pustaka yang secara konsisten memasukan kembali koleksi yang telah dibaca pegguna ke rak penyimpanan sebelum jam tutup perpustakaan. Dengan demikian pada hari berikutnya pengguna dapat langsung menggunakan kembalo koleksi pustaka tersebut karena telah tersusun kembali seperti semula.
Perpustakaan yang memiliki sistem pelayanan tertutup juga tidak luput dari tiga unsur penyusunan di rak hanya saja pada sistem pelayanan tertutup diperlukan petugas perpustakaan yang dapat memahami koleksi dan jumlah koleksi pun tersedia agar pengguna tidak terlalu lama menunggu untuk menggunakan koleksi tersebut, atau yang diperlukan.
Pemanfaatan kolesi buku dalam sistem pelayanan terbuka
1. Pengguna masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan diri pada buku tamu yang telah disediakan, menyerahkan kartu identitas diri yang masih berlaku kepada petugas perpustakaan.
2. Pengguna mencari judul koleksi pustaka yang diperlukan
3. Bilamana nama pengarang atau judul buku sudah tahu maka pengguna dapat mencari sendiri yang disusun berdasarkan nomor panggil
4. Dengan berbekal data koleksi pustaka yang diperlukan dan nomor panggil pengguna dapat melanjutkan pencarian bahan pustaka dalam rak penyimpanan buku.
5. Pencarian buku dapat dilakukan melalui catalog.
6. pencarian buku melalui pengarang
7. bila pengguna hanya mengetahui subyek koleksi pustaka yang diperlukan, maka pengguna dapat menelusuri induk subyek yang disusun menurut abjad.
Dalam katalog penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan subyek. Penelusuran berlaku juga untuk indeks yang ada didalam penelusuran dengan komputerdapat menggunakan kata kunci yang dapat di kombinasikan sehingga hasilnya dapat lebih tepat, jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan karena itu perpustakaan menyediakan jasa yang sangat perlu untuk pengguna perpustakaan. Disamping penggolongan perpustakaan seperti dinyatakan diatas dikendalokan pula golongan pembaca khusus
Kelemahan serta kelebihan untuk perpustakaan terbuka dan tertutup
Segala sesuatu pasti menpunyai kelemahan serta kelebihan masing-masing, begitu juga dengan sistem pelayanan terbuka (Open Access) dan pelayanan Tertutup (Close Accsess) bagi perpustakaan. Kelemahan dari pelayanan terbuka itu banyak sekali diantaranya petugas perpustakaan harus lebih jeli dan teliti memingat pengguna perpustakaan langsung masuk atau mengambil sendiri koleksi yang diperlukan, dengan adanya sistem seperti ini koleksi rentan sekali hilang, rusak, penyimpanan tidak teratur, buku banyak yang sobek, banyak coretan serta masih banyak lagi hal-hal yang tidak bias dibayangkan bakal terjadi. Namun dibalik kelemaha tersebut juga pasti ada kelebihan yang terdapat pada pelayanan terbuka ini diantaranya bahwa pengguna atau pencari informasi akan merasa puas sekali dengan sistem terbuka ini karena apabila ada pengguna yang kurang puas dengan suatu sumber referensi tersebut mereka dengan leluasa dapat mencari sendiri, disamping itu juga bagi petugas perpustakaan hanya tinggal menunjukan rak tempat koleksi itu disimpan tidak perlu diambil oleh petugas perpustakaan. Sedangkan untuk pelayanan tertutup (Closed Access) kelemahannya sedikit antara lain rentan koleksi yang hilang sangat sedikit karena untuk pengambilan serta pengembalian koleksi diserahkan kepada petugas perpustakaan serta koleksinyapun bias secara terus menerus di awasi karena terkontrol terus, koleksi yang sudah disusun rapi sesuai dengan sistematis tidak akan berubah banyak dalam penyimpanan kembali koleksinya, koleksi tidak akan rentan rusak, koeksi akan terjaga terus serta masih banyak lagi. Sedangkan kelemahan dari pelayanan sistem tertutup ini bahwa pengguna merasa kurang puas dan terbatas dalam pencarian judul/literature yang di perlukan, seandainya suatu literature tersebut tidak tepakai makan sebelum meminjam koleksi yang lainnya harus di kembalikan lebig dahulu.
Pelayanan tertutup hanya di terapkan pada perpustakaan-perpustakaan yang mempunyai koleksinya sangat penting, langka, dan berharga, juga tergantung pada kebijakan-kebijakan pada suatu perpustakaan itu sendiri. Pada umumnya perpustakaan yang ada di Indonesia menggunakan pelayanan terbuka jadi secara tidak langsung pengguna atau pencari informasi dapat masuk dan mencari koleksi dengan sendirinya. Apabila pengguna perpustakaan tidak menemukan koleksinya baru minta bantuan kepada pengguna perpustakaan dengan menanyakan nomor panggil atau menanyakan letak buku serta informasi yang dicari.
Kesimpulan
Sistem Pelayanan Jasa Penelusuran pada Perpustakaan Khusus merupakan suatu kegiatan pelayanan yang tertutup (Closes Access), dimana pelayanan seperti ini menerangkan atau menjelaskan bahwa koleksi yang tersedia pada perpustakaan tersebut sangat dijaga dengan baik informasinya sehingga untuk lebih melestarikan koleksi yang sudah ada, sehingga pengguna perpustakaan tida secara bebas mengambil serta mengambil koleksi atau inforamsi yang dibutuhkan. Pengguna apabila membutuhkan informasi harus mengontak atau menemui petugas perpustakaanya. Supaya bisa di Bantu dalam penelusuran koleksi. Jasa penelurusan oleh perpustakaan tertutup ini mencirikan bahwa hampir seluruh koleksi yang ada didalamnya itu sangat dijaga dan dirawat dengan baik, sehingga mengambil kebijakan seperti ini berarti mempunyai alesan yang kuat pula. Pada umumnya perpustakaan yang ada menggunakan sistem koleksi terbuka (Open Access) dimana pencari atau pengunjung perpustakaan dapat bebas mencari informasi yang dibutuhkannya, seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa dari sistem pelayanan jasa penelusuran tersebut pasti memyunyai sisi kelemahan dan sisi kelebihan masing-masing dan itu merupakan telah dipertimbangkan oleh perpustakaan yang melakukan pelayanan seperti ini dari sejak jauh-hauh hari.
DAFTAR PUSTAKA
Andriaty. Eda S. Sopia. 2001. Kerjasama Pengguna dan Pustakawan dalam
Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Basuki, Sulistyo., 1991. Pengertian Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Nita Ismayanti., 1992. Pemanfaatan layanan perpustakaan; FSUI. Jakarta
Rusmana. A. 2002. Analisis Sistem Informasi, Jakarta. Universitas Terbuka
menelusur informasi untuk meningkatkan pelayanan
Suwardikarta. L.S. 1998. Titik Akses Subyek dalam Organisasi Informasi di Perpustakaan. Terbitan Jurnal Ilmu Perpustakaan (No. 2) 55 Hal, Jakarta. Fak. Sastra UI.
-------------2002., Panduan Perpustakaan J,.Alak., PUJP
Sukaesih, 1998. Pokok Bahasan Pelayanan Perpustakaan, (Suatu Pengantar / Jurusan Ilmu Perpustakaan)., Fikom Unpad. Bandung
“Hubungan antara Kearsipan dengan Perpustakaan”
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Pembinaan dan pengembangan perpustakaan dan kearsipan terus dilanjutkan dan diupayakan untuk lebih menunjang pengembangan budaya bangsa, mencerdaskan bangsa, dan memasyarakatkan budaya gemar membaca dan belajar. Pengembangan perpustakaan dan kearsipan perlu ditingkatkan dan disebarluaskan merata di seluruh pelosok tanah air, didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai.
Namun besarnya manfaat perpustakaan tersebut seringkali mengalami penyempitan makna. Perpustakaan hanya diartikan sebatas suatu tempat yang berisikan kumpulan buku-buku, koleksinya berupa buku, sedangkan gambaran tentang profil dan kinerja perpustakaan serta fungsi lainnya kurang mendapat perhatian. Kata perpustakaan yang berasal dari kata dasar pustaka memang berarti buku atau kitab, sehingga tidak mengherankan bila perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku atau kumpulan buku. Namun pengertian tersebut tampaknya sudah tidak mampu menjawab pengertian perpustakaan sesuai dengan masa dan tuntutan fungsi dari perpustakaan sendiri. Butuh suatu pengertian baru tentang perpustakaan jika ingin memasyarakatkan perpustakaan. Pengertian baru tentang perpustakaan lebih menitikberatkan pada fungsi perpustakaan sebagai pusat dan wahana penyebaran informasi, sedangkan koleksinya yang berupa buku-buku hanyalah salah satu sarana, meskipun hal ini yang terpenting, bagi pelaksanaan fungsi itu. Dewasa ini perpustakaan telah berkembang menjadi lembaga institusi atau instansi untuk melayani kebutuhan masyarakat akan informasi ilmiah sebagai kebutuhan pendidikan, pengembangan ilmu, pengembangan teknologi dan budaya, serta pendukung bagi penelitian-penelitian ilmiah. Kenyataan yang demikian tidak dapat dilepaskan dari semakin pentingnya peranan informasi, yang pada gilirannya merupakan akibat dari pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan kebudayaan. Informasi telah menjadi komoditas penting bagi masyarakat modern, hal ini menjadi wajar sebagai akibat logis dari berkembangnya budaya hidup manusia.
Disamping itu tidak hanya perpustakaan saja yang mempunyai peran yang sangat penting, kearsipan juga mempunyai peranan yang sangat menunjang dan sangat dibutuhkan sekali oleh setiap lembaga baik itu lembaga pemerintah maupun lembaga swasta lainya gunanya ialah sebagai pusat ingatan atau sebagai pusat informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan sekali dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatannya, baik dalam kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pemimpin atau kepala perusahaan maupun kepala negara dan kepala organisasi dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang kearsipan.
1.2. Identifikasi Masalah
Dalam identifikasi masalah, penulis akan membatasi makalah yang berjudul “Hubungan antara Kearsipan dengan Perpustakaan” antara lain sebagai berikut :
Dasar Hukum tentang Kearsipan dan Perpustakaan.
Pengertian Kearsipan dan Perpustakaan.
Beberapa Istilah tentang Kearsipan.
Tugas Pokok Arsiparis dan Pustawakan.
Organisasi Kearsipan.
Hambatan dalam mengolah Kearsipan.
Persamaan Arsip dan Bahan Pustaka.
Perbedaan Arsip dan Bahan Pustaka.
Hubungan antara Arsip dan Bahan Pustaka.
1.3. Tujuan Masalah
Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi salasatu tugas dari mata kuliah Teknik Pengarsipan.
Ingin mengetahuai lebih dalam tentang Dasar Hukum, Pengertian, Istilah-istilah, Tugas pokok, Stuktur organisasi, Hambatan dan Hubungan antara Kearsipan dengan Perpustakaan.
Menambah pengalaman penulis dalam pembuatan tugas khususnya pembuatan makalah ini.
Menyimpulkan dari makalah yang penulis buat.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Dasar Hukum tentang Kearsipan dan Perpustakaan
Ketentuan pokok tentang kearsipan di Negara Republik Indonesia di tetapkan dalam Undang-undang. No. 7 Tahun 1971. Pada tanggal 18 Mei 1971. Sebelumnya mencabut U.U. No. 19 Prps Tahun 1961 tentang pokok-pokok Kearsipan Nasional. Disamping itu pada pasal 3 Undang-undang No. 7. Tahun 1971 tentang Tujuan Kearsipan yaitu “menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban Nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintahan. Dari dasar hukum tentang Kearsipan diatas sangatlah jelas bahwa kearsipan ternyata mempunyai jangkauwan yang sangat amat luas, yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan di Negara Republik Indonesia.
Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 4 Tahun 1990 dan Peraturan Pemerintah No. 7 tahun 1991, Perpustakaan Republik Indonesia melaksanakan penghimpunan, penyimpanan dan pelestarian serta pendayagunaan Karya Cetak dan Karya Rekam baik yang dihasilkan di pusat maupun di Daerah. (dalam hal ini melalui Badan Perpustakaan Daerah Propinsi Jawa Barat). Dalam upaya melestarikan hasil budaya dan mewujudkan Koleksi Daerah Jawa Barat, Badan Perpustakaan Daerah Jawa Barat mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan penghimpunan, penyimpanan, pelestarian, dan pendayagunaan Karya Cetak dan Karya Rekam yang dihasilkan di wilayah Jawa Barat, serta menyusun Bahan Pemasyarakatan Pemberdayaan dan Pemantauan Karya Cetak dan Karya Rekam tentang Jawa Barat.
2.2. Pengertian Kearsipan dan Perpustakaan
2.2.1. Pengertian Kearsipan
Sesuai dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971. Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan bahwa yang dimaksud Arsip adalah sebagai berikut :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan Bangsa.
2.2.2. Pengertian Perpustakaan
Sedangkan pengertian Perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pembacanya dan masyarakat luas.
2.3. Beberapa Istilah tentang Kearsipan.
Didalam Kearsipan tentunya mempunyai beberapa istilah yang sering dipakai, didengar dan digunakan antara lain sebagai berikut :
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. (Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 Pasal 2 ).
Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. (Peraturan Pemerintah Nomor: 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 3 tentang Penyusutan Arsip).
Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. (Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 3).
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 Pasal 2).
Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya direkam dalam media kertas.
Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media non kertas, yaitu foto, film, video, rekaman suara, elektronik dan lain-lain.
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membeakan surat tersebut dengan yang lain. Tanda pengenal surat harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung berkasnya.
Meter Linier (ML) adalah ukuran perhitungan jumlah arsip yang ditata secara horizontal (deret kesamping) dalam meter.
2.4. Tugas Pokok Arsiparis dan Pustawakan
Arsiparis dan Pustakawan mempunyai tugas membantu Kepala Pemerintahan maupun kepala perusahaan dalam melaksanakan urusan rumah tangga perkantoran di Bidang Informasi dan Kearsipan.
2.4.1. Tugas Pokok Arsiparis
Arsiparis mempunyai tugas pokok yang sangat penting diantaranya sebagai berikut :
Mengumpulkan dan menyusun arsip secara sistematis.
Memelihara dan menjaga arsip dengan penuh tanggungjawab.
Menyediakan Arsip yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam organisasi, dan para peneliti yang sedang membutuhkan informasi mengenai Arsip tersebut atau yang dicarinya. Karena Arsip harus tetap terjaga kerahasiahanya.
2.4.2. Tugas Pokok Pustakawan
Sedangkan tugas pokok Pustakawan antara lain sebagai berikut :
Mengumpulkan, menyusun, memelihara buku-buku dan dokumen pustaka dengan maksud untuk menyediakan bagi keperluan pengetahuan, penyelidikan, pengajaran dan keperluan lain yang sejenis. Bahan-bahan tersebut diproses dan diberikan informasinya ke masyarakat luas.
Memberikan arahan kepada setiap para pengunjung yang datang ke perpustakaan.
Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh setiap pengguna perpustakaan.
Mengadakan sosialisasi dengan berbagai elemen masyarakat supaya tertanam dalam benakanya budaya membaca dan berkunjung ke perpustakaan terdekat.
2.5. Organisasi Kearsipan
Dalam melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari :
1. Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.
2. a. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut sebagai Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah dengan Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
Dalam organisasi Kearsipan diatas terdapatlah perbedaan asasi yang ditentukan dalam fungsi arsip tersebut antara lain :
a) Arsip Dinamis adalah : arsip-arsip aparatur pemerintah/negara yang berada dalam lingkungan Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah secar fungsional masi aktuil dab berlaku. Jadi organisasi dari arsip dinamis ini berada dalam Lembaga-lembaga Negara/badan-badan Pemerintah yang bersangkutan dan jangka retensi Arsip dinamis antara 0-5 tahun.
b) Arsip statis/abadi adalah : bentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan) bahan bukti seluruh pertanggungjawaban Pemerintah maupun Bangsa sedangkan jangka retensi untuk Arsip Statis atau abadi antara 10-20 tahun.
2.6. Hambatan dalam mengolah Kearsipan
Dimana ada kelancaran disana pula pasti ada hambatan begitu pula dalam mengolah arsip, hambatan dalam mengolah arsip antara lain sebagai berikut :
Kurangnya para ahli yang berkualitas dibidang kearsipan khususnya dalam penataan ruang dan alat penyimpanan.
Staf kepegawainan kurangnya mengetahui dalam mengenali Istilah-istilah dalam bidang penataan dalam kearsipan.
Kurangnya minat masyarakat maupun staf kepegawainyan dalam mempelajari ayau memperdalam pendidikan tentang Kearsipan.
Kurangnya fasilitas yang memadai yang dapat memperlancar proses kegiatan Kearsipan khususnya penataan ruang Arsip.
2.7. Persamaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Didalam persamaan mengenai arsip dengan perpustakaan akan dijelaskan dibawah ini antara lain sebagai berikut :
2.7.1. Pemeliharaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Persamaan antara Arsip dengan Pustaka adalah dalam segi pemeliharaan (Reservasi) atau penjagaan dalam suatu gangguan, ganguan itu berasal baik dari alam maupun dari manusia. Pemeliharaan (Reservasi) terbagi tiga (3) bagian antara lain :
1. Preservasi (Pelestarian) adalah : mencakup pengelolaan termasuk cara penyimpanan Arsip atau bahan Pustaka dengan alat bantunya, tarap tenaga kerja yang diperlukan adalah kebijaksanaan Arsiparis atau Pustakawan dalam melestarikan bahan-bahan Pustaka dan Arsip serta informasi yang dikandung didalamnya.
Tujuan dari Preservasi antara lain sebagai berikut :
Melestarikan isi informasi Arsip dan bahan Pustaka atau kandungan-kandungan informasi yang ilmiah.
Melestarikan Arsip dan bahan Pustaka baik fisik maupun isi informasi yang ada didalamnya
2. Konservasi (Pengawetan) adalah : kebijaksanaan dan cara tertentu yang dipakai untuk melindungi Arsip dan bahan Pustaka dari kerusakan dan kehancuran termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis.
3. Restorasi (Perbaikan) adalah : Teknik-teknik dan pertimbangan-pertimbangan yang digunakan oleh petugas teknis yang bertugas memperbaiki Arsip dan bahan Pustaka, yang rusak akibat kurun waktu pemakaian atau faktor-faktor lainnya.
2.7.2. Penjagaan Arsip dan Bahan Pustaka
Penjagaan yang harus dilakukan dalam memelihara Arsip dan bahan Pustaka antara lain senagai berikut :
1. Membersihkan Ruangan
Ruangan penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka hendaknya senantiasa selalu bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya setiap seminggu sekali dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner supaya tidak ada debu yang menempel pada koleksi yang akan merusak dengan cepat.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Setidaknya setiap enam bulan sekali tempat penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka harus selalu diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, binatang pengerat dan sebagainya.
3. Larangan Makan dan Merokok
Semua jenis makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka, sebab sisa-sisa makanan tersebuat akan mengundang seranggan dan juga tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan untuk meroko didalam penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka baik itu rokok putih maupun rokok kretek sebab sekar dan percikan puntung akan merusak koleksi nantinya akan bolong-bolong kecil.
4. Meletakan Arsip dan bahan Pustaka
Meletakan atau menyimpan Arsip dan bahan Pustaka haruslah diatur dengan sebaik-baiknya dengan cara memberikan tanda kepada masing-masing koleksi agar tidak ada kekeliruan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lainnya. Arsip-arsip dan bahan Pustaka tersebut jangan diletakan secra berdesak-desakan dan jangan disimpan ditempat yang lebih kecil ukurannya dari pada keretasnya sendiri karena akan merusak koleksi tersebut yang ujung-ujungnya terlipat dan terlepas dari bundelannya.
5. Membersihkan Arsip dan bahan Pustaka
Arsip dan bahan Pustaka hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila Arsip dan bahan Pustaka tersebut dihinggapi ani-ani atau rayap dan jenis lainnya segera dipisahkan dengan koleksi lainnya karena akan merembet kesemua koleksi yang ada ditempat itu lalu dengan cepat diserahakan kepada yang berwenang memperbaikinya atau bagian Restorasi (Perbaikan).
6. Melakukan Fumigasi
Melakukan fumigasi hedaknya dilakukan setiap enam bulan sekali dengan cara :
Menyediakan ruangan khusus untuk fumigasi.
Menutup ruangan dengan rapat.
Memasukan koleksi-koleksi yang akan di fumigasi.
Memberikan zat fumigasi seperti Carbon Disulpida, Carbon Tetaclorida, Thymol Cristal dan lain sebagainya.
Diamkan selama satu minggu.
Masukan kembali koleksi yang sudah di fumigasi ke tempat penyimpanan asalanya.
Gunanya melakukan fumigasi antara lain membunuh seperti jamur, serangga, binatang pengerat dan binatang ani-ani.
7. Mengontrol Kelembaban Udara
Disamping semua yang telah ditulis diatas ada satu hal lagi yaitu kelembaban udara, seandainya kelembaban udara tidak terkontrol akan memungkinkan cepatnya kerusakan pada koleksi Arsip dan bahan Pustaka. Untuk itu suhu kelembaban udara yang baik untuk semua jenis koleksi Arsip dan bahan Pustaka adalaha kurang lebih 17-230 C. atau 3% RH.
2.8. Perbedaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Perbedaan antara Arsip dan Bahan Pustaka antara lain di bawah ini :
2.8.1. Arsip
Arsip berupa naskah atau sehelai kertas.
Cara pembuatan arsip tidak sembarangan dan dikeluarkan oleh pihak-pihak atau Lembaga-lembaga tertentu.
Arsip mempunyai nilai yang sangat tinggi atau nilai rahasiah dan tidak diberikan ke sembarangan orang.
Tempat penyimpanan Arsip berupa Filling.
Orang yang ahli dalam kearsipan disebut Arsiparis.
2.8.2. Bahan Pustaka
Bahan Pustaka berupa buku.
Cara pembuatan bahan Pustaka bebas di lakukan dan bebas di cetak.
Tidak mempunyai nilai yang tinggi atau tidak ada nilai rahasiahnya.
Tempat penyimpanan bahan Pustaka berupa Rak atau lemari.
Orang yang ahli dalam bahan Pustaka disebut Pustakawan.
2.9 Hubungan Arsip dengan Perpustakaan
Sebagai mana telah dijelaskan sebelumnya diatas bahwa Hubungan antara Arsip dengan dunia Perpustakaan sangat erat sekali, karena dunia kearsipan merupakan bagian juga dari dunia perpustakaan, baik dalam teknik-tekniknya maupun dalam metode atau sistematis penulisan koleksi informasi, yang nantinya akan disebar luaskan kepada khalayak atau masyarakat banyak. Juga didalam perawatan dan pemeliharaan atau penjagaan tidak ada perbedaan yaitu sama-sama memelihara informasi-informasi yang sangat penting sekali, agar koleksi Arsip dan koleksi Perpustakaan tetap baik dan tetap utuh jenis koleksinya serta informasi-informasi yang ada didalamnya tetap lestari dan dapat digunakan kapan saja bila diperlukan. Dengan demikian jelas sekali bahwa dunia Arsip merupakan bagia juga dari dunia perpustakaan dan secara tidak langsung tidak bisa dipisahkan karena didalam bidangnya atau didalam kerjanya sama-sama melestarikan, mengolah, menyimpan dan menyusun informasi untuk diberikan kepada masyarakat yang membutuhkan informasi yang sedang dicarinya.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Dari penulisan di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa hubungan atau persamaan antara Arsip dengan Perpustakaan (Bahan Pustaka) jelas ada, yaitu didalam segi pemeliharaan dan penjagaan koleksi serta dunia karsipan merupakan dunia perpustakaan juga. Disamping itu juga antara perpustakaan dan Kearsipan sama-sama mengumpulkan informasi yang akan diberikan kepada orang yang membutuhkan informasi tersebut dengan lengkap, cepat, tepat dan sangat akurat.
Untuk itu betapa pentingnya seorang arsiparis dan pustakawan dalam zaman sekarang ini untuk mengolah informasi-informasi yang akan disebar luaskan ke khalayak banyak atau masyarakat luas, kita sebagai calon dari Pustakawan dan Arsiparis harus mempunyai wawasan dan pengetahuan yang sangat luas dan mempunyai ketekunan dan keuletan dalam bekerja. Supaya didalam pekerjaan nanti orang lain tidak akan merasakan kekecewaan. Arsiparis dan Pustawakan mempunyai peran yang sangat penting dalam pengolahan dan pengumpulan informasi yang akan di berikan kepada seluruh penduduk yang ada di Negara Indonesia ini.
DAFTAR PUSTAKA
Bathros, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi Aksara.
Himpunan Peraturan Perundangan dan Pedoman Tentang Kearsipan Departemen P & K. Tahun 1983.
Basuki, Sulistyo. 1994 Periodisasi Perpustakaan Indonesia . Bandung : Remaja Rosda Karya.
Maurois, Andre. 1961. Perpustakaan Umum dan Kemajuan (Terj.) . Jakarta : Lembaga Perpustakaan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Sumardji, P. 1982. Pelayanan Perpustakaan . Yogyakarta : Kanisius.
http://berita arsip.com/messages/artikel/476042003enh.shtml.
http://www.Media Indonesia.com/astro/artikel.php?page=spaceage.
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Pembinaan dan pengembangan perpustakaan dan kearsipan terus dilanjutkan dan diupayakan untuk lebih menunjang pengembangan budaya bangsa, mencerdaskan bangsa, dan memasyarakatkan budaya gemar membaca dan belajar. Pengembangan perpustakaan dan kearsipan perlu ditingkatkan dan disebarluaskan merata di seluruh pelosok tanah air, didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai.
Namun besarnya manfaat perpustakaan tersebut seringkali mengalami penyempitan makna. Perpustakaan hanya diartikan sebatas suatu tempat yang berisikan kumpulan buku-buku, koleksinya berupa buku, sedangkan gambaran tentang profil dan kinerja perpustakaan serta fungsi lainnya kurang mendapat perhatian. Kata perpustakaan yang berasal dari kata dasar pustaka memang berarti buku atau kitab, sehingga tidak mengherankan bila perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku atau kumpulan buku. Namun pengertian tersebut tampaknya sudah tidak mampu menjawab pengertian perpustakaan sesuai dengan masa dan tuntutan fungsi dari perpustakaan sendiri. Butuh suatu pengertian baru tentang perpustakaan jika ingin memasyarakatkan perpustakaan. Pengertian baru tentang perpustakaan lebih menitikberatkan pada fungsi perpustakaan sebagai pusat dan wahana penyebaran informasi, sedangkan koleksinya yang berupa buku-buku hanyalah salah satu sarana, meskipun hal ini yang terpenting, bagi pelaksanaan fungsi itu. Dewasa ini perpustakaan telah berkembang menjadi lembaga institusi atau instansi untuk melayani kebutuhan masyarakat akan informasi ilmiah sebagai kebutuhan pendidikan, pengembangan ilmu, pengembangan teknologi dan budaya, serta pendukung bagi penelitian-penelitian ilmiah. Kenyataan yang demikian tidak dapat dilepaskan dari semakin pentingnya peranan informasi, yang pada gilirannya merupakan akibat dari pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan kebudayaan. Informasi telah menjadi komoditas penting bagi masyarakat modern, hal ini menjadi wajar sebagai akibat logis dari berkembangnya budaya hidup manusia.
Disamping itu tidak hanya perpustakaan saja yang mempunyai peran yang sangat penting, kearsipan juga mempunyai peranan yang sangat menunjang dan sangat dibutuhkan sekali oleh setiap lembaga baik itu lembaga pemerintah maupun lembaga swasta lainya gunanya ialah sebagai pusat ingatan atau sebagai pusat informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan sekali dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatannya, baik dalam kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pemimpin atau kepala perusahaan maupun kepala negara dan kepala organisasi dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang kearsipan.
1.2. Identifikasi Masalah
Dalam identifikasi masalah, penulis akan membatasi makalah yang berjudul “Hubungan antara Kearsipan dengan Perpustakaan” antara lain sebagai berikut :
Dasar Hukum tentang Kearsipan dan Perpustakaan.
Pengertian Kearsipan dan Perpustakaan.
Beberapa Istilah tentang Kearsipan.
Tugas Pokok Arsiparis dan Pustawakan.
Organisasi Kearsipan.
Hambatan dalam mengolah Kearsipan.
Persamaan Arsip dan Bahan Pustaka.
Perbedaan Arsip dan Bahan Pustaka.
Hubungan antara Arsip dan Bahan Pustaka.
1.3. Tujuan Masalah
Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi salasatu tugas dari mata kuliah Teknik Pengarsipan.
Ingin mengetahuai lebih dalam tentang Dasar Hukum, Pengertian, Istilah-istilah, Tugas pokok, Stuktur organisasi, Hambatan dan Hubungan antara Kearsipan dengan Perpustakaan.
Menambah pengalaman penulis dalam pembuatan tugas khususnya pembuatan makalah ini.
Menyimpulkan dari makalah yang penulis buat.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Dasar Hukum tentang Kearsipan dan Perpustakaan
Ketentuan pokok tentang kearsipan di Negara Republik Indonesia di tetapkan dalam Undang-undang. No. 7 Tahun 1971. Pada tanggal 18 Mei 1971. Sebelumnya mencabut U.U. No. 19 Prps Tahun 1961 tentang pokok-pokok Kearsipan Nasional. Disamping itu pada pasal 3 Undang-undang No. 7. Tahun 1971 tentang Tujuan Kearsipan yaitu “menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban Nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintahan. Dari dasar hukum tentang Kearsipan diatas sangatlah jelas bahwa kearsipan ternyata mempunyai jangkauwan yang sangat amat luas, yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan di Negara Republik Indonesia.
Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 4 Tahun 1990 dan Peraturan Pemerintah No. 7 tahun 1991, Perpustakaan Republik Indonesia melaksanakan penghimpunan, penyimpanan dan pelestarian serta pendayagunaan Karya Cetak dan Karya Rekam baik yang dihasilkan di pusat maupun di Daerah. (dalam hal ini melalui Badan Perpustakaan Daerah Propinsi Jawa Barat). Dalam upaya melestarikan hasil budaya dan mewujudkan Koleksi Daerah Jawa Barat, Badan Perpustakaan Daerah Jawa Barat mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan penghimpunan, penyimpanan, pelestarian, dan pendayagunaan Karya Cetak dan Karya Rekam yang dihasilkan di wilayah Jawa Barat, serta menyusun Bahan Pemasyarakatan Pemberdayaan dan Pemantauan Karya Cetak dan Karya Rekam tentang Jawa Barat.
2.2. Pengertian Kearsipan dan Perpustakaan
2.2.1. Pengertian Kearsipan
Sesuai dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971. Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan bahwa yang dimaksud Arsip adalah sebagai berikut :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan Bangsa.
2.2.2. Pengertian Perpustakaan
Sedangkan pengertian Perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pembacanya dan masyarakat luas.
2.3. Beberapa Istilah tentang Kearsipan.
Didalam Kearsipan tentunya mempunyai beberapa istilah yang sering dipakai, didengar dan digunakan antara lain sebagai berikut :
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. (Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 Pasal 2 ).
Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. (Peraturan Pemerintah Nomor: 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 3 tentang Penyusutan Arsip).
Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. (Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 3).
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 Pasal 2).
Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya direkam dalam media kertas.
Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media non kertas, yaitu foto, film, video, rekaman suara, elektronik dan lain-lain.
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membeakan surat tersebut dengan yang lain. Tanda pengenal surat harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung berkasnya.
Meter Linier (ML) adalah ukuran perhitungan jumlah arsip yang ditata secara horizontal (deret kesamping) dalam meter.
2.4. Tugas Pokok Arsiparis dan Pustawakan
Arsiparis dan Pustakawan mempunyai tugas membantu Kepala Pemerintahan maupun kepala perusahaan dalam melaksanakan urusan rumah tangga perkantoran di Bidang Informasi dan Kearsipan.
2.4.1. Tugas Pokok Arsiparis
Arsiparis mempunyai tugas pokok yang sangat penting diantaranya sebagai berikut :
Mengumpulkan dan menyusun arsip secara sistematis.
Memelihara dan menjaga arsip dengan penuh tanggungjawab.
Menyediakan Arsip yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam organisasi, dan para peneliti yang sedang membutuhkan informasi mengenai Arsip tersebut atau yang dicarinya. Karena Arsip harus tetap terjaga kerahasiahanya.
2.4.2. Tugas Pokok Pustakawan
Sedangkan tugas pokok Pustakawan antara lain sebagai berikut :
Mengumpulkan, menyusun, memelihara buku-buku dan dokumen pustaka dengan maksud untuk menyediakan bagi keperluan pengetahuan, penyelidikan, pengajaran dan keperluan lain yang sejenis. Bahan-bahan tersebut diproses dan diberikan informasinya ke masyarakat luas.
Memberikan arahan kepada setiap para pengunjung yang datang ke perpustakaan.
Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh setiap pengguna perpustakaan.
Mengadakan sosialisasi dengan berbagai elemen masyarakat supaya tertanam dalam benakanya budaya membaca dan berkunjung ke perpustakaan terdekat.
2.5. Organisasi Kearsipan
Dalam melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari :
1. Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.
2. a. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut sebagai Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah dengan Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
Dalam organisasi Kearsipan diatas terdapatlah perbedaan asasi yang ditentukan dalam fungsi arsip tersebut antara lain :
a) Arsip Dinamis adalah : arsip-arsip aparatur pemerintah/negara yang berada dalam lingkungan Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah secar fungsional masi aktuil dab berlaku. Jadi organisasi dari arsip dinamis ini berada dalam Lembaga-lembaga Negara/badan-badan Pemerintah yang bersangkutan dan jangka retensi Arsip dinamis antara 0-5 tahun.
b) Arsip statis/abadi adalah : bentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan) bahan bukti seluruh pertanggungjawaban Pemerintah maupun Bangsa sedangkan jangka retensi untuk Arsip Statis atau abadi antara 10-20 tahun.
2.6. Hambatan dalam mengolah Kearsipan
Dimana ada kelancaran disana pula pasti ada hambatan begitu pula dalam mengolah arsip, hambatan dalam mengolah arsip antara lain sebagai berikut :
Kurangnya para ahli yang berkualitas dibidang kearsipan khususnya dalam penataan ruang dan alat penyimpanan.
Staf kepegawainan kurangnya mengetahui dalam mengenali Istilah-istilah dalam bidang penataan dalam kearsipan.
Kurangnya minat masyarakat maupun staf kepegawainyan dalam mempelajari ayau memperdalam pendidikan tentang Kearsipan.
Kurangnya fasilitas yang memadai yang dapat memperlancar proses kegiatan Kearsipan khususnya penataan ruang Arsip.
2.7. Persamaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Didalam persamaan mengenai arsip dengan perpustakaan akan dijelaskan dibawah ini antara lain sebagai berikut :
2.7.1. Pemeliharaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Persamaan antara Arsip dengan Pustaka adalah dalam segi pemeliharaan (Reservasi) atau penjagaan dalam suatu gangguan, ganguan itu berasal baik dari alam maupun dari manusia. Pemeliharaan (Reservasi) terbagi tiga (3) bagian antara lain :
1. Preservasi (Pelestarian) adalah : mencakup pengelolaan termasuk cara penyimpanan Arsip atau bahan Pustaka dengan alat bantunya, tarap tenaga kerja yang diperlukan adalah kebijaksanaan Arsiparis atau Pustakawan dalam melestarikan bahan-bahan Pustaka dan Arsip serta informasi yang dikandung didalamnya.
Tujuan dari Preservasi antara lain sebagai berikut :
Melestarikan isi informasi Arsip dan bahan Pustaka atau kandungan-kandungan informasi yang ilmiah.
Melestarikan Arsip dan bahan Pustaka baik fisik maupun isi informasi yang ada didalamnya
2. Konservasi (Pengawetan) adalah : kebijaksanaan dan cara tertentu yang dipakai untuk melindungi Arsip dan bahan Pustaka dari kerusakan dan kehancuran termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis.
3. Restorasi (Perbaikan) adalah : Teknik-teknik dan pertimbangan-pertimbangan yang digunakan oleh petugas teknis yang bertugas memperbaiki Arsip dan bahan Pustaka, yang rusak akibat kurun waktu pemakaian atau faktor-faktor lainnya.
2.7.2. Penjagaan Arsip dan Bahan Pustaka
Penjagaan yang harus dilakukan dalam memelihara Arsip dan bahan Pustaka antara lain senagai berikut :
1. Membersihkan Ruangan
Ruangan penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka hendaknya senantiasa selalu bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya setiap seminggu sekali dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner supaya tidak ada debu yang menempel pada koleksi yang akan merusak dengan cepat.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Setidaknya setiap enam bulan sekali tempat penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka harus selalu diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, binatang pengerat dan sebagainya.
3. Larangan Makan dan Merokok
Semua jenis makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka, sebab sisa-sisa makanan tersebuat akan mengundang seranggan dan juga tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan untuk meroko didalam penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka baik itu rokok putih maupun rokok kretek sebab sekar dan percikan puntung akan merusak koleksi nantinya akan bolong-bolong kecil.
4. Meletakan Arsip dan bahan Pustaka
Meletakan atau menyimpan Arsip dan bahan Pustaka haruslah diatur dengan sebaik-baiknya dengan cara memberikan tanda kepada masing-masing koleksi agar tidak ada kekeliruan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lainnya. Arsip-arsip dan bahan Pustaka tersebut jangan diletakan secra berdesak-desakan dan jangan disimpan ditempat yang lebih kecil ukurannya dari pada keretasnya sendiri karena akan merusak koleksi tersebut yang ujung-ujungnya terlipat dan terlepas dari bundelannya.
5. Membersihkan Arsip dan bahan Pustaka
Arsip dan bahan Pustaka hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila Arsip dan bahan Pustaka tersebut dihinggapi ani-ani atau rayap dan jenis lainnya segera dipisahkan dengan koleksi lainnya karena akan merembet kesemua koleksi yang ada ditempat itu lalu dengan cepat diserahakan kepada yang berwenang memperbaikinya atau bagian Restorasi (Perbaikan).
6. Melakukan Fumigasi
Melakukan fumigasi hedaknya dilakukan setiap enam bulan sekali dengan cara :
Menyediakan ruangan khusus untuk fumigasi.
Menutup ruangan dengan rapat.
Memasukan koleksi-koleksi yang akan di fumigasi.
Memberikan zat fumigasi seperti Carbon Disulpida, Carbon Tetaclorida, Thymol Cristal dan lain sebagainya.
Diamkan selama satu minggu.
Masukan kembali koleksi yang sudah di fumigasi ke tempat penyimpanan asalanya.
Gunanya melakukan fumigasi antara lain membunuh seperti jamur, serangga, binatang pengerat dan binatang ani-ani.
7. Mengontrol Kelembaban Udara
Disamping semua yang telah ditulis diatas ada satu hal lagi yaitu kelembaban udara, seandainya kelembaban udara tidak terkontrol akan memungkinkan cepatnya kerusakan pada koleksi Arsip dan bahan Pustaka. Untuk itu suhu kelembaban udara yang baik untuk semua jenis koleksi Arsip dan bahan Pustaka adalaha kurang lebih 17-230 C. atau 3% RH.
2.8. Perbedaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Perbedaan antara Arsip dan Bahan Pustaka antara lain di bawah ini :
2.8.1. Arsip
Arsip berupa naskah atau sehelai kertas.
Cara pembuatan arsip tidak sembarangan dan dikeluarkan oleh pihak-pihak atau Lembaga-lembaga tertentu.
Arsip mempunyai nilai yang sangat tinggi atau nilai rahasiah dan tidak diberikan ke sembarangan orang.
Tempat penyimpanan Arsip berupa Filling.
Orang yang ahli dalam kearsipan disebut Arsiparis.
2.8.2. Bahan Pustaka
Bahan Pustaka berupa buku.
Cara pembuatan bahan Pustaka bebas di lakukan dan bebas di cetak.
Tidak mempunyai nilai yang tinggi atau tidak ada nilai rahasiahnya.
Tempat penyimpanan bahan Pustaka berupa Rak atau lemari.
Orang yang ahli dalam bahan Pustaka disebut Pustakawan.
2.9 Hubungan Arsip dengan Perpustakaan
Sebagai mana telah dijelaskan sebelumnya diatas bahwa Hubungan antara Arsip dengan dunia Perpustakaan sangat erat sekali, karena dunia kearsipan merupakan bagian juga dari dunia perpustakaan, baik dalam teknik-tekniknya maupun dalam metode atau sistematis penulisan koleksi informasi, yang nantinya akan disebar luaskan kepada khalayak atau masyarakat banyak. Juga didalam perawatan dan pemeliharaan atau penjagaan tidak ada perbedaan yaitu sama-sama memelihara informasi-informasi yang sangat penting sekali, agar koleksi Arsip dan koleksi Perpustakaan tetap baik dan tetap utuh jenis koleksinya serta informasi-informasi yang ada didalamnya tetap lestari dan dapat digunakan kapan saja bila diperlukan. Dengan demikian jelas sekali bahwa dunia Arsip merupakan bagia juga dari dunia perpustakaan dan secara tidak langsung tidak bisa dipisahkan karena didalam bidangnya atau didalam kerjanya sama-sama melestarikan, mengolah, menyimpan dan menyusun informasi untuk diberikan kepada masyarakat yang membutuhkan informasi yang sedang dicarinya.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Dari penulisan di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa hubungan atau persamaan antara Arsip dengan Perpustakaan (Bahan Pustaka) jelas ada, yaitu didalam segi pemeliharaan dan penjagaan koleksi serta dunia karsipan merupakan dunia perpustakaan juga. Disamping itu juga antara perpustakaan dan Kearsipan sama-sama mengumpulkan informasi yang akan diberikan kepada orang yang membutuhkan informasi tersebut dengan lengkap, cepat, tepat dan sangat akurat.
Untuk itu betapa pentingnya seorang arsiparis dan pustakawan dalam zaman sekarang ini untuk mengolah informasi-informasi yang akan disebar luaskan ke khalayak banyak atau masyarakat luas, kita sebagai calon dari Pustakawan dan Arsiparis harus mempunyai wawasan dan pengetahuan yang sangat luas dan mempunyai ketekunan dan keuletan dalam bekerja. Supaya didalam pekerjaan nanti orang lain tidak akan merasakan kekecewaan. Arsiparis dan Pustawakan mempunyai peran yang sangat penting dalam pengolahan dan pengumpulan informasi yang akan di berikan kepada seluruh penduduk yang ada di Negara Indonesia ini.
DAFTAR PUSTAKA
Bathros, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi Aksara.
Himpunan Peraturan Perundangan dan Pedoman Tentang Kearsipan Departemen P & K. Tahun 1983.
Basuki, Sulistyo. 1994 Periodisasi Perpustakaan Indonesia . Bandung : Remaja Rosda Karya.
Maurois, Andre. 1961. Perpustakaan Umum dan Kemajuan (Terj.) . Jakarta : Lembaga Perpustakaan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Sumardji, P. 1982. Pelayanan Perpustakaan . Yogyakarta : Kanisius.
http://berita arsip.com/messages/artikel/476042003enh.shtml.
http://www.Media Indonesia.com/astro/artikel.php?page=spaceage.
Langganan:
Postingan (Atom)