Perencanaan Pencegahan Serta Pemulihan
Sebelum Dan Sesudah Bencana
(Disaster Recovery Planning)
Pada Lembaga Perpustakaan
Oleh : Darwanto, S, Sos
1. Pendahuluan
Sudah tidak perlu dibuktikan lagi bahwa setiap orang pasti membutuhkan informasi dalam menjalankan dan mengembangkan usahanya. Oleh karena itu, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang tidak akan pernah habis-habisnya. Saking pentingnya, informasi yang ada akan selalu disimpan dengan baik, dan akan digunakan ketika waktunya tiba atau akan selalu digunakan sepanjang karier hidup manusia. Bisa dibayangkan bila informasi yang berharga bagi karier hidup kita tersebut tiba-tiba lenyap tanpa bekas. Apa reaksi kita ? Ya, tentu saja panik, marah, atau kehilangan semangat karena merasa apa yang telah dikerjakan selama ini sia-sia.
Contoh yang paling sederhana, ketika kita sedang membuat tugas yang cukup banyak di komputer, tiba-tiba harddisk komputer kita crash dan data tugas tersebut belum di-backup sama sekali. Tentu saja, kita akan dengan kesal ngomel-ngomel. Apa yang dapat kita lakukan ? Karena kita sebelumnya tidak mempersiapkan proses pemulihan atau backup data, tentu saja kita harus mengulang dari awal membuat tugas tersebut. Namun hal itu masih sepele. Bagaimana bila kita seorang pemilik perusahaan yang menyimpan data konsumen dan data pekerjaan hanya pada sebuah ruangan di perusahaan, lalu tiba-tiba saja terjadi kebakaran pada perusahaan yang menyebabkan semua data yang ada di dalam gedung terbakar habis. Apa reaksi kita ? Menangis ? Ingin melarikan diri dari kehidupan ? Ya, itu risiko yang haus dihadapi bila kita tidak mempersiapkan rencana pemulihan data alibat bencana yang tidak dapat diprediksi. Oleh karena itu, implementasi rencana pemulihan data dari bencana perlu dipikirkan dan dilakukan. Pada makalah ini, pembahasan topik ini lebih diiarahkan ke elemen-elemen utama yang perlu diperhatikan pada disaster recovery planning.
2. Apa Itu Disaster ?
Disaster (bencana) didefiniskan sebagai kejadian yang waktu terjadinya tidak dapat diprediksi dan bersifat sangat merusak. Pengertian ini mengidentifikasikan sebuah kejadian yang memiliki empat faktor utama,
yaitu :
Tiba-tiba
Tidak diharapkan
Bersifat sangat merusak
Kurang perencanaan
Bencana terjadi dengan frekuensi yang tidak menentu dan akibat yang ditimbulkannya meningkat bagi mereka yang tidak mempersiapkan diri terhadap kemungkinan-kemungkinan timbulnya bencana. Rencana pencegahan dan perbaikan terhadap bencana dapat membantu melindungi semua adet oraganisasi, termasuk sumber daya manusia, pekrjaan, data-data penting, dan fasilitas organisasi.
Cakupan bencana tidak hanya terbatas pada hilangnya data dan sumber informasi, tetapi juga kematian dari pekerja yang sangat diandalkan, keracunan produk, meledaknya sistem peralatan, kebakaran yang terjadi pada pusat distribusi utama, atau tumpahnya cairan kimia, dan lain sebagainya, sangat mempengaruhi suatu organisasi.
3. Beberapa Penyebab Terjadinya Bencana
Penyebab Terjadinya Bencana
- Kebakaran
- Badai
- Banjir
- Perubahan suhu dan kelembaban yang sangat ekstrim
- Gempa bumi dan tanah longsor
- Kecelakaan pesawat, kendaraan, dll.
- Virus komputer
Rencana pencegahan dan pemulihan dapat dengan mudah dimanfaatkan oleh pihak-pihak tertentu dengan menambahkan biaya-biaya yang tidak perlu yang akan membuat rencana tersebut menjadi tidak masuk akal bagi level manajemen. Rencana yang dibuat harus mencakup definisi yang jelas dari data-data atau record organisasi/perpustakaan yang harus dilindungi. Hal-hal yang harus dihindari selama pembuatan rencana pemulihan adalah rekonstruksi material back-up, kopi, dan file-file yang tidak penting.
4. Disaster Recovery Plan
Disaster recovery plan merupakan program yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Rencana ini disusun berdasarkan review secara menyeluruh terhadap bencana-bencana yang potensial, yang mencakup lingkup fasilitas, lokasi geografis, atau industri. Rencana ini juga merupakan pernyataan dari tanggapan yang tepat untuk proses pemulihan yang bersifat efektif terhadap biaya dan cepat. Oleh karena itu, rencana yang dibuat haruslah mengidentifikasi di mana, yang mana, dan bagaimana Koleksi atau data dapat diperoleh. Review yang harus dilakukan mencakup pertimbangan dari berbagai hal di bawah ini :
1. Apakah media magnetik, optik, atau microfilm, disimpan pada kabinet yang sesuai?
2. Apakah ada peraturan melarang merokok di area-area tempat penyimpanan media kertas atau bahan-bahan kimia ?
3. Apakah kotak atau kontainer record berserakan di lantai bahkan selama proses awal berlangsung ?
4. Apakah bahan-bahan kimia, termasuk yang digunakan di mesin-mesin, disimpan dengan cara yang tepat dan pada tempat yang tepat sehingga bencana dapat dihindari atau diminimisasi ?
5. Apakah peralatan elektrik dimatikan pada akhir hari ?
6. Apakah perlu peralatan-peralatan yang ada di perusahaan digunakan untuk keperluan data rumahan ?
7. dan lain-lain
5. Elemen Utama Yang Perlu Diperhatikan dalam Disaster Recovery Planning
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, disaster recovery merupakan proses menjalankan kembali operasi dan merekontruksi koleksi dan data-data yang penting setelah bencana. Disaster recovery mengidentifikasi dan melindungi semua data penting, baik yang terdapat pada media kertas, hardisk komputer, disk optik, dari proses penyelamatan hingga proses rekonstruksi. Untuk keperluan ini, ada baiknya kalau dibahas elemen-elemen utama pada disaster recovery planning. Elemen utama disaster recovery plan dapat dikelompokkan menjadi 2 kategori, yaitu :
Elemen-elemen yang bersifat umum bagi semua aspek rencana
Elemen-elemen ketika operasi penyelamatan dan pemulihan dilakukan
6. Elemen-Elemen Yang Bersifat Umum Bagi Semua Aspek Rencana
Dalam rangka disaster recovery plan menjadi efektif, maka perlu diperhatikan elemen-elemen dasar tertentu. Selagi deskripsi aktual dari elemen-elemen tersebut berubah dari satu tempat ke tempat yang lain, pengalaman menunjukkan bahwa masing-masing harus terdapat di dalam rencana agar rencana yang efektif dapat dicapai. Elemen-elemen tersebut sebagai berikut :
Pernyataan kebijakan yang jelas (clear policy statement), mencakup tujuan dan sasaran pemulihan;
Wewenang aktivasi (activation authority), yaitu siapa yang berhak memimpin tim rencana pemulihan;
Struktur tugas (task organization), mencakup tugas dan fungsi tiap tim atau anggota tim pemulihan;
Tim pemulihan setelah bencana (disaster recovery team), yaitu anggota tim yang bertugas menjalankan disaster recovery plan;
Layout organisasi (facility floor plan or layout), yaitu tata letak tiap tempat dalam suatu oraganisasi atau lembaga perpustakaan;
Prosedur distribusi informasi (information distribution procedure), merupakan metode spesifik untuk mengontak anggota tim pemulihan, vendor, agen pendukung, supplier, dan semua pihak yang terkait;
Pemantauan kondisi yang berbahaya (monitoring of destructive area);
Traning pekerja (provision for training of employee), merupakan kegiatan untuk melatih para pekerja mengenai prosedur pemulihan;
hal-hal lain seiring dengan jalannnya proses pemulihan (provision for ongoing review and revision).
7. Elemen-Elemen Ketika Operasi Penyelamatan dan Pemulihan Dilakukan
Penyelamatan dan pemulihan setelah bencana memerlukan tidak hanya kedekatan dengan tujuan, struktur, personel, operasi dan data/koleksi yang terorganisasi, tetapi juga pengetahuan prosedur dan teknik pemulihan yang khusus, fasilitas komputer dan lokasi kerja alternatif, sumber sementara dan sukarelawan, pemasok lokal, agen-agen bencana lokal, dan daftar konsultan yang dapat diandalkan.
8. Elemen Utama Yang Harus Dipertimbangkan Di Dalam Mengembangkan Tahap Rekonstruksi Dan Penyelamatan Dari Disaster Recovery Plan Adalah :
1. Tim pemulihan setelah bencana yang telah mendapat training dan disetujui oleh level manajemen lembaga (trained disaster recovery team);
2. Inventori koleks/data seluruh departemen atau organisasi, termasuk data-data penting (inventory of all department records);
3. Tujuan lokasi operasi alernatif (designation of alternative operating location);
4. Daftar prioritas pemulihan fungsi-fungsi penting (priority list for restoration of essential functions);
5. Kontrak dan perjanjian dengan agen-agen yang khusus mengangani bencana seperti Arsitek, Pekerja Umum (PU) (contracts and agreements with disaster support);
6. Daftar sumber poternsial yang hendak dipulihkan (list of other potential recovery resources);
7. Daftar perlengkapan dan peralatan lembaga (list of organization salvage equipment and supplies);
8. Cetak biru atau informasi bangunan, seperti :
Switch catu daya,
Sistem pengaturan air dengan valve.
9. Hal-hal Lain Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyusun Disaster Recovery Plan
Berikut adalah daftar hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan ketika membuat Information Disaster Recovery Plan sebuah perusahaan :
1. Memastikan keamanan para pekerja dan pengunjung pada lokasi di mana mereka berada.
2. Melindungi data dan informasi penting.
3. Memastikan keamanan fasilitas dan lokasi-lokasinya.
4. Memastikan ketersediaan material, perlengkapan, dan peralatan.
5. Mengurangi risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan manusia atau kegagalan peralatan yang digunakan.
6. Data-data dan fasilitas penting lainnya telah ditata dengan baik sehingga memudahkan proses pemulihan ketika bencana alam terjadi.
7. Memastikan kemampuan lembaga perpustakaan untuk melanjutkan operasi setelah bencana.
8. Memulihkan data-data/koleksi yang hilang atau rusak setelah bencana.
10. Informasi Yang Harus Ada Pada Disaster Recovery Plan
Pengetahuan tentang lingkup dan batasan disaster recovery plan memastikan harapan level manajemen itu bersifat realistik dan rencana memegang peranan penting di dalam memenuhi sasaran dan tujuan lembaga.
Disaster recovery plan harus memuat langkah-langkah dan aksi-aksi yang perlu dilakukan bila bencana terjadi. Sasaran spesifik perusahaan perlu tertulis pada disaster recovery plan. Secara umum, informasi yang terdapat pada disaster recovery plan harus mencakup hal-hal berikut :
Mengidentifikasi dan memberi perlindungan yang cukup terhaap data-data/koleksi penting perusahaan atau program utama perpustakaan.
Mengurangi risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan manusia dan kegagalan peralatan atau gedung dengan mengadakan program training, pemeliharaan, dan sekuritas.
Memastikan kemampuan organisasi untuk beroperasi secara efektif setelah bencana dengan menerapkan kebijakan manajemen, prosedur, dan sumber daya yang diaktivasi pada situasi bencana.
Memastikan kemampuan organisasi untuk merekonstruksi informasi dan record-record yang rusak dengan cepat.
Informasi yang terdapat di dalam disaster recovery plan ditulis, disetujui, diimplementasikan, dan dievaluasi secara periodik untuk mengidentifikasi, melindungi, merekonstruksi, atau menyelamatkan catatan-catatan historis atau yang bersifat sejarah seperti dokumen kuno yang penting, serta membentuk prosedur pelaksanaan operasi ketika bencana terjadi.
11. Prasyarat Dalam Pembuatan Disaster Recovery Plan
Sebuah rencana untuk melindungi koleksi bahan pustaka akan menjadi tidak efisien jika data-data/koleksi yang dilindungi tersebut tidak memiliki nilai historis, administratif, fiskal, penelitian, atau hukum. Untuk merekonstruksi atau menyelamatkan informasi yang tidak penting sangatlah membuang waktu dan uang. Oleh karena itu, perlu diperhatikan prasyarat apa saja yang perlu dilakukan sebelum membuat disaster recovery plan. Prasyarat tersebut dijabarkan sebagai berikut :
A). Prasayarat 1: Informasi dipandang sebagai Sumber Daya Lembaga Perpustakaan
Perpustakaan atau lembaga informasi yang mengelola informasi selama siklus hidup informasi, dari pembuatan atau perumusan informasi, sampai ke penggunaan, penyimpanan, pengambilan kembali, dan pembuangan informasi (Penyiangan bahan pustaka), perlu menempatkan perencanaan terhadap bahaya di dalam program manajemen total lembaga perpustakaan.
B). Prasyarat 2: Asuransi Yang Cukup
Disaster recovery plan merupakan bentuk asuransi. Proses perencanaan menganjurkan agar program asuransi dimanfaatkan untuk melindungi aset lembaga dan menyediakan proteksi liabilitas. Program ini sebaiknya telah diidentifikasi dan dilengkapi proteksi terhadap risiko dan bahaya tertentu. Disaster recovery plan mengidentifikasi risiko tertentu seperti terjadinya banjir data pada tempat penyimpanan, kebakaran, badai, yang membahayakan data-data yang tersimpan secara elektrik.
C). Prasyarat 3: Program Record Yang Penting
Pada saat terjadinya bencana, proses pemulihan dapat sangat memakan biaya. Oleh karena itu, penting bila data-data/koleksi yang dilindungi, dipulihkan, direkonstruksi berisi informasi penting bagi kelanjutan operasi lembaga perpustakaan. Identifikasi dan proteksi data-data yang penting ini merepresentasikan area di mana program penyimpan data-data penting dan disaster recovery plan saling overlap.
D). Prasyarat 4: Jadwal Penyimpanan Data/koleksi
Program penyimpan data-data penting dibangun berdasarkan jadwal penyimpan data yang terstruktur. Jadwal penyimpan data merupakan daftar yang memuat data-data, yang mengindikasikan serangkaian waktu yang perlu dijalani di lingkup lembaga, pusat data, dan kapan informasi ini dapat dihapus. Jadwal penyimpan data harus dibuat sebelum disaster recovery plan. Jadwal ini menyediakan informasi penting mengenai lokasi data, media tempat penyimpanan data, metode proteksi, dan nilai data individual.
E). Prasyarat 5: Sistem Klasifikasi dan Penggunaan Kembali Data atau Koleksi
Data-data/koleksi yang tidak diklasifikasikan dengan baik tentunya akan meningkatkan biaya disaster recovery planning. Kendala utama adalah pada umumnya data-data/informasi belum dikelompokkan dalam unit file.
F). Prasyarat 6: Program Sekuritas Yang Cukup
Program sekuritas untuk fasilitas dan informasi menyediakan kerangka kerja yang dapat dieksplorasi lebih lanjut pada pembuatan disaster recovery plan. Program sekuritas setidaknya memuat proteksi password komputer, proteksi informasi para pekerja, pembatasan daerah akses, detektor asap, dan lain sebagainya.
12. Perencanaan Yang Komprehensif Terhadap Disaster Recovery Plan
Sehubungan dengan bencana yang ada, terdapat berbagai tipe kerusakan atau kehilangan yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
1. Fasilitas fisik (gedung, komputer, inventori, atau tempat kerja rusak).
2. Akses ke fasilitas (ruang rahasia).
3. Informasi (komputer rusak, harddisk crash).
4. Akses ke informasi (tidak terdapat akses database secara remote).
5. Sumber daya manusia (produksi, manager, pendukung).
Disaster recovery plan yang komprehensif harus mengalamati semua yang diperlukan untuk mendukung operasi yang sedang berjalan. Hal ini berarti setiap elemen fisik, setiap perangkat lunak, setiap sumber daya manusia, dan setiap proses perlu dipelajari dan dialamati. Informasi operasi dan finansial juga perlu dimasukkan. Rencana yang efektif mampu mengenali semua bencana yang potensial, dimulai dari perilaku alam hingga teroris atau cyber-disasters.
Analisis berantai merupakan teknik yang berguna untuk mengalamati proses pemulihan aset fisik lembaga. Bagian rencana ini seharusnya mengalamati bagaimana berhubungan dengan fasilitas penyimpanan dan manufaktur, sistem entri pesanan, pengepakan, sistem pembayaran, suku cadang, layanan konsumen, yang tidak tersedia. Karena waktu merupakan elemen utama, maka perlu untuk mengurangi waktu pemulihan untuk proses dan aplikasi penting hingga 24 jam atau kurang, dan untuk aplikasi yang kurang penting hingga 4 hari.
Tiga tipe solusi yang perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari proses perencanaan, yaitu :
1. Perpustakaan dapat membangun sistem yang redundansi, seperti memiliki dua buah gedung yang terpisah lokasinya.
2. Melakukan perjanjian atau kerja sama dengan lembaga lain sehubungan dengan backup informasi penting.
3. Mengasuransikan fasilitas-fasilitas tertentu sehingga dapat mengurangi biaya ketika bencana terjadi.
Biasanya perpustakaan/lembaga memilih untuk mengkombinasikan ketiga solusi di atas. Vendor peralatan merupakan bagian yang penting lainnya. Biasanya vendor memiliki peralatan, staf, sumber finansial yang cukup untuk membantu dengan cepat ketika bencana terjadi. Hal penting lainnya sehubungan dengan disaster recovery plan adalah keperluan untuk mensosialisasikan disaster recovery plan itu sendiri.
13. Langkah-Langkah Untuk Mengatasi Bencana Sehubungan Dengan Disaster Recovery Plan
Setelah disaster recovery plan dibuat, maka perpustakaan atau lembaga telah memiliki pedoman untuk menghadapi bencana. Lalu bagaimana langkah-langkah yang dapat diambil untuk menghadapi bencana ? Berikut diberikan langkah-langkah yang dapat diikuti :
1. Mendapatkan wewenang untuk menjalankan disaster recovery plan dan membentuk anggota tim.
2. Menyediakan training dan pendidikan keselamatan bagi anggota tim seperlunya.
3. Pada kondisi bencana, jalankan prosedur keselamatan dan evakuasi dahulu.
4. Membunyikan alarm tanda bahaya dan memberitahu layanan emergensi.
5. Memberitahukan tipe bencana pada atasan.
6. Mulai memanggil anggota tim pemulihan terhadap bencana.
7. Semua anggota, level manajemen, dan departemen keselamatan harus memiliki kopi denah gedung yang memberitahukan jalan keluar dan perlengkapan keselamatan.
8. Menaksir kerusakan.
9. Mengimplementasikan prosedur untuk melindungi data-data penting pada lokasi masing-masing.
10. Memberi tanda bagian-bagian yang rusak dan mengelompokkan bagian yang rusak dengan bagian yang tidak rusak.
11. Untuk bencana yang besar, lakukan pertemuan dengan lembaga yang khusus menangani pemulihan perusahaan akibat bencana.
12. Selanjutnya membuat perjanjian dengan lembaga arsitek tersebut untuk melakukan pemulihan.
13. Melakukan pemulihan.
14. Keuntungan Adanya Disaster Recovery Plan
Bagian terakhir dari aretikel ini membahas keuntungan dari dibuatnya disaster recovery plan. Adapun keuntungan yang didapat perusahaan adalah :
1. Memperbaiki sistem proteksi terhadap aset penting perusahaan.
2. Membuat sistem proteksi informasi atau data-data perusahaan lebih efektif.
3. Mengurangi risiko bencana akibat kesalahan manusia.
4. Memperbaiki manajemen perusahaan, dll.
15. Kesimpulan
Disaster recovery planning merupakan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengurangi kemungkinan dan membatasi kerugian akibat bencana pada proses bisnis yang penting. Sedangkan disaster recovery plan merupakan program yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi atau prosedur yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Format dan elemen disaster recovery plan bervariasi dari disaster recovery plan yang komprehensif untuk perusahaan multi-nasional dengan informasi, sekuritas, sistem bisnis yang kompleks, hingga disaster recovery plan untuk perusahaan kecil. Dengan adanya disaster recovery plan sebagai pedoman untuk menghadapi bencana, maka perusahaan dapat menghadapi situasi krisis akibat bencana dengan percaya diri dan terarah.
DAFTAR PUSTAKA
Razak, Muhammad. 1992. Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Yayasan Ford. Jakarta.
www.google.com di download pada tanggal 2 September 2008, dengan alamat situs Disester Planning bahan pustaka
Toigo, J.W., Disaster Recovery Planning 3rd, USA, Prentice Hall, 2003.
http://www.disasterrecoveryworld.com
http://www.disaster-recovery-guide.com
http://www.system.missouri.edu/records
http://www.disasterplan.com/yellowpages/tips.html
http://www.utoronto.ca/security/drp.htm
http://www.drj.com
Minggu, 16 Mei 2010
Perencanaan Pencegahan Serta Pemulihan
Sebelum Dan Sesudah Bencana
(Disaster Recovery Planning)
Pada Lembaga Perpustakaan
1. Pendahuluan
Sudah tidak perlu dibuktikan lagi bahwa setiap orang pasti membutuhkan informasi dalam menjalankan dan mengembangkan usahanya. Oleh karena itu, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang tidak akan pernah habis-habisnya. Saking pentingnya, informasi yang ada akan selalu disimpan dengan baik, dan akan digunakan ketika waktunya tiba atau akan selalu digunakan sepanjang karier hidup manusia. Bisa dibayangkan bila informasi yang berharga bagi karier hidup kita tersebut tiba-tiba lenyap tanpa bekas. Apa reaksi kita ? Ya, tentu saja panik, marah, atau kehilangan semangat karena merasa apa yang telah dikerjakan selama ini sia-sia.
Contoh yang paling sederhana, ketika kita sedang membuat tugas yang cukup banyak di komputer, tiba-tiba harddisk komputer kita crash dan data tugas tersebut belum di-backup sama sekali. Tentu saja, kita akan dengan kesal ngomel-ngomel. Apa yang dapat kita lakukan ? Karena kita sebelumnya tidak mempersiapkan proses pemulihan atau backup data, tentu saja kita harus mengulang dari awal membuat tugas tersebut. Namun hal itu masih sepele. Bagaimana bila kita seorang pemilik perusahaan yang menyimpan data konsumen dan data pekerjaan hanya pada sebuah ruangan di perusahaan, lalu tiba-tiba saja terjadi kebakaran pada perusahaan yang menyebabkan semua data yang ada di dalam gedung terbakar habis. Apa reaksi kita ? Menangis ? Ingin melarikan diri dari kehidupan ? Ya, itu risiko yang haus dihadapi bila kita tidak mempersiapkan rencana pemulihan data alibat bencana yang tidak dapat diprediksi. Oleh karena itu, implementasi rencana pemulihan data dari bencana perlu dipikirkan dan dilakukan. Pada makalah ini, pembahasan topik ini lebih diiarahkan ke elemen-elemen utama yang perlu diperhatikan pada disaster recovery planning.
2. Apa Itu Disaster ?
Disaster (bencana) didefiniskan sebagai kejadian yang waktu terjadinya tidak dapat diprediksi dan bersifat sangat merusak. Pengertian ini mengidentifikasikan sebuah kejadian yang memiliki empat faktor utama,
yaitu :
Tiba-tiba
Tidak diharapkan
Bersifat sangat merusak
Kurang perencanaan
Bencana terjadi dengan frekuensi yang tidak menentu dan akibat yang ditimbulkannya meningkat bagi mereka yang tidak mempersiapkan diri terhadap kemungkinan-kemungkinan timbulnya bencana. Rencana pencegahan dan perbaikan terhadap bencana dapat membantu melindungi semua adet oraganisasi, termasuk sumber daya manusia, pekrjaan, data-data penting, dan fasilitas organisasi.
Cakupan bencana tidak hanya terbatas pada hilangnya data dan sumber informasi, tetapi juga kematian dari pekerja yang sangat diandalkan, keracunan produk, meledaknya sistem peralatan, kebakaran yang terjadi pada pusat distribusi utama, atau tumpahnya cairan kimia, dan lain sebagainya, sangat mempengaruhi suatu organisasi.
3. Beberapa Penyebab Terjadinya Bencana
Penyebab Terjadinya Bencana
- Kebakaran
- Badai
- Banjir
- Perubahan suhu dan kelembaban yang sangat ekstrim
- Gempa bumi dan tanah longsor
- Kecelakaan pesawat, kendaraan, dll.
- Virus komputer
Rencana pencegahan dan pemulihan dapat dengan mudah dimanfaatkan oleh pihak-pihak tertentu dengan menambahkan biaya-biaya yang tidak perlu yang akan membuat rencana tersebut menjadi tidak masuk akal bagi level manajemen. Rencana yang dibuat harus mencakup definisi yang jelas dari data-data atau record organisasi/perpustakaan yang harus dilindungi. Hal-hal yang harus dihindari selama pembuatan rencana pemulihan adalah rekonstruksi material back-up, kopi, dan file-file yang tidak penting.
4. Disaster Recovery Plan
Disaster recovery plan merupakan program yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Rencana ini disusun berdasarkan review secara menyeluruh terhadap bencana-bencana yang potensial, yang mencakup lingkup fasilitas, lokasi geografis, atau industri. Rencana ini juga merupakan pernyataan dari tanggapan yang tepat untuk proses pemulihan yang bersifat efektif terhadap biaya dan cepat. Oleh karena itu, rencana yang dibuat haruslah mengidentifikasi di mana, yang mana, dan bagaimana Koleksi atau data dapat diperoleh. Review yang harus dilakukan mencakup pertimbangan dari berbagai hal di bawah ini :
1. Apakah media magnetik, optik, atau microfilm, disimpan pada kabinet yang sesuai?
2. Apakah ada peraturan melarang merokok di area-area tempat penyimpanan media kertas atau bahan-bahan kimia ?
3. Apakah kotak atau kontainer record berserakan di lantai bahkan selama proses awal berlangsung ?
4. Apakah bahan-bahan kimia, termasuk yang digunakan di mesin-mesin, disimpan dengan cara yang tepat dan pada tempat yang tepat sehingga bencana dapat dihindari atau diminimisasi ?
5. Apakah peralatan elektrik dimatikan pada akhir hari ?
6. Apakah perlu peralatan-peralatan yang ada di perusahaan digunakan untuk keperluan data rumahan ?
7. dan lain-lain
5. Elemen Utama Yang Perlu Diperhatikan dalam Disaster Recovery Planning
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, disaster recovery merupakan proses menjalankan kembali operasi dan merekontruksi koleksi dan data-data yang penting setelah bencana. Disaster recovery mengidentifikasi dan melindungi semua data penting, baik yang terdapat pada media kertas, hardisk komputer, disk optik, dari proses penyelamatan hingga proses rekonstruksi. Untuk keperluan ini, ada baiknya kalau dibahas elemen-elemen utama pada disaster recovery planning. Elemen utama disaster recovery plan dapat dikelompokkan menjadi 2 kategori, yaitu :
Elemen-elemen yang bersifat umum bagi semua aspek rencana
Elemen-elemen ketika operasi penyelamatan dan pemulihan dilakukan
6. Elemen-Elemen Yang Bersifat Umum Bagi Semua Aspek Rencana
Dalam rangka disaster recovery plan menjadi efektif, maka perlu diperhatikan elemen-elemen dasar tertentu. Selagi deskripsi aktual dari elemen-elemen tersebut berubah dari satu tempat ke tempat yang lain, pengalaman menunjukkan bahwa masing-masing harus terdapat di dalam rencana agar rencana yang efektif dapat dicapai. Elemen-elemen tersebut sebagai berikut :
Pernyataan kebijakan yang jelas (clear policy statement), mencakup tujuan dan sasaran pemulihan;
Wewenang aktivasi (activation authority), yaitu siapa yang berhak memimpin tim rencana pemulihan;
Struktur tugas (task organization), mencakup tugas dan fungsi tiap tim atau anggota tim pemulihan;
Tim pemulihan setelah bencana (disaster recovery team), yaitu anggota tim yang bertugas menjalankan disaster recovery plan;
Layout organisasi (facility floor plan or layout), yaitu tata letak tiap tempat dalam suatu oraganisasi atau lembaga perpustakaan;
Prosedur distribusi informasi (information distribution procedure), merupakan metode spesifik untuk mengontak anggota tim pemulihan, vendor, agen pendukung, supplier, dan semua pihak yang terkait;
Pemantauan kondisi yang berbahaya (monitoring of destructive area);
Traning pekerja (provision for training of employee), merupakan kegiatan untuk melatih para pekerja mengenai prosedur pemulihan;
hal-hal lain seiring dengan jalannnya proses pemulihan (provision for ongoing review and revision).
7. Elemen-Elemen Ketika Operasi Penyelamatan dan Pemulihan Dilakukan
Penyelamatan dan pemulihan setelah bencana memerlukan tidak hanya kedekatan dengan tujuan, struktur, personel, operasi dan data/koleksi yang terorganisasi, tetapi juga pengetahuan prosedur dan teknik pemulihan yang khusus, fasilitas komputer dan lokasi kerja alternatif, sumber sementara dan sukarelawan, pemasok lokal, agen-agen bencana lokal, dan daftar konsultan yang dapat diandalkan.
8. Elemen Utama Yang Harus Dipertimbangkan Di Dalam Mengembangkan Tahap Rekonstruksi Dan Penyelamatan Dari Disaster Recovery Plan Adalah :
1. Tim pemulihan setelah bencana yang telah mendapat training dan disetujui oleh level manajemen lembaga (trained disaster recovery team);
2. Inventori koleks/data seluruh departemen atau organisasi, termasuk data-data penting (inventory of all department records);
3. Tujuan lokasi operasi alernatif (designation of alternative operating location);
4. Daftar prioritas pemulihan fungsi-fungsi penting (priority list for restoration of essential functions);
5. Kontrak dan perjanjian dengan agen-agen yang khusus mengangani bencana seperti Arsitek, Pekerja Umum (PU) (contracts and agreements with disaster support);
6. Daftar sumber poternsial yang hendak dipulihkan (list of other potential recovery resources);
7. Daftar perlengkapan dan peralatan lembaga (list of organization salvage equipment and supplies);
8. Cetak biru atau informasi bangunan, seperti :
Switch catu daya,
Sistem pengaturan air dengan valve.
9. Hal-hal Lain Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyusun Disaster Recovery Plan
Berikut adalah daftar hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan ketika membuat Information Disaster Recovery Plan sebuah perusahaan :
1. Memastikan keamanan para pekerja dan pengunjung pada lokasi di mana mereka berada.
2. Melindungi data dan informasi penting.
3. Memastikan keamanan fasilitas dan lokasi-lokasinya.
4. Memastikan ketersediaan material, perlengkapan, dan peralatan.
5. Mengurangi risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan manusia atau kegagalan peralatan yang digunakan.
6. Data-data dan fasilitas penting lainnya telah ditata dengan baik sehingga memudahkan proses pemulihan ketika bencana alam terjadi.
7. Memastikan kemampuan lembaga perpustakaan untuk melanjutkan operasi setelah bencana.
8. Memulihkan data-data/koleksi yang hilang atau rusak setelah bencana.
10. Informasi Yang Harus Ada Pada Disaster Recovery Plan
Pengetahuan tentang lingkup dan batasan disaster recovery plan memastikan harapan level manajemen itu bersifat realistik dan rencana memegang peranan penting di dalam memenuhi sasaran dan tujuan lembaga.
Disaster recovery plan harus memuat langkah-langkah dan aksi-aksi yang perlu dilakukan bila bencana terjadi. Sasaran spesifik perusahaan perlu tertulis pada disaster recovery plan. Secara umum, informasi yang terdapat pada disaster recovery plan harus mencakup hal-hal berikut :
Mengidentifikasi dan memberi perlindungan yang cukup terhaap data-data/koleksi penting perusahaan atau program utama perpustakaan.
Mengurangi risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan manusia dan kegagalan peralatan atau gedung dengan mengadakan program training, pemeliharaan, dan sekuritas.
Memastikan kemampuan organisasi untuk beroperasi secara efektif setelah bencana dengan menerapkan kebijakan manajemen, prosedur, dan sumber daya yang diaktivasi pada situasi bencana.
Memastikan kemampuan organisasi untuk merekonstruksi informasi dan record-record yang rusak dengan cepat.
Informasi yang terdapat di dalam disaster recovery plan ditulis, disetujui, diimplementasikan, dan dievaluasi secara periodik untuk mengidentifikasi, melindungi, merekonstruksi, atau menyelamatkan catatan-catatan historis atau yang bersifat sejarah seperti dokumen kuno yang penting, serta membentuk prosedur pelaksanaan operasi ketika bencana terjadi.
11. Prasyarat Dalam Pembuatan Disaster Recovery Plan
Sebuah rencana untuk melindungi koleksi bahan pustaka akan menjadi tidak efisien jika data-data/koleksi yang dilindungi tersebut tidak memiliki nilai historis, administratif, fiskal, penelitian, atau hukum. Untuk merekonstruksi atau menyelamatkan informasi yang tidak penting sangatlah membuang waktu dan uang. Oleh karena itu, perlu diperhatikan prasyarat apa saja yang perlu dilakukan sebelum membuat disaster recovery plan. Prasyarat tersebut dijabarkan sebagai berikut :
A). Prasayarat 1: Informasi dipandang sebagai Sumber Daya Lembaga Perpustakaan
Perpustakaan atau lembaga informasi yang mengelola informasi selama siklus hidup informasi, dari pembuatan atau perumusan informasi, sampai ke penggunaan, penyimpanan, pengambilan kembali, dan pembuangan informasi (Penyiangan bahan pustaka), perlu menempatkan perencanaan terhadap bahaya di dalam program manajemen total lembaga perpustakaan.
B). Prasyarat 2: Asuransi Yang Cukup
Disaster recovery plan merupakan bentuk asuransi. Proses perencanaan menganjurkan agar program asuransi dimanfaatkan untuk melindungi aset lembaga dan menyediakan proteksi liabilitas. Program ini sebaiknya telah diidentifikasi dan dilengkapi proteksi terhadap risiko dan bahaya tertentu. Disaster recovery plan mengidentifikasi risiko tertentu seperti terjadinya banjir data pada tempat penyimpanan, kebakaran, badai, yang membahayakan data-data yang tersimpan secara elektrik.
C). Prasyarat 3: Program Record Yang Penting
Pada saat terjadinya bencana, proses pemulihan dapat sangat memakan biaya. Oleh karena itu, penting bila data-data/koleksi yang dilindungi, dipulihkan, direkonstruksi berisi informasi penting bagi kelanjutan operasi lembaga perpustakaan. Identifikasi dan proteksi data-data yang penting ini merepresentasikan area di mana program penyimpan data-data penting dan disaster recovery plan saling overlap.
D). Prasyarat 4: Jadwal Penyimpanan Data/koleksi
Program penyimpan data-data penting dibangun berdasarkan jadwal penyimpan data yang terstruktur. Jadwal penyimpan data merupakan daftar yang memuat data-data, yang mengindikasikan serangkaian waktu yang perlu dijalani di lingkup lembaga, pusat data, dan kapan informasi ini dapat dihapus. Jadwal penyimpan data harus dibuat sebelum disaster recovery plan. Jadwal ini menyediakan informasi penting mengenai lokasi data, media tempat penyimpanan data, metode proteksi, dan nilai data individual.
E). Prasyarat 5: Sistem Klasifikasi dan Penggunaan Kembali Data atau Koleksi
Data-data/koleksi yang tidak diklasifikasikan dengan baik tentunya akan meningkatkan biaya disaster recovery planning. Kendala utama adalah pada umumnya data-data/informasi belum dikelompokkan dalam unit file.
F). Prasyarat 6: Program Sekuritas Yang Cukup
Program sekuritas untuk fasilitas dan informasi menyediakan kerangka kerja yang dapat dieksplorasi lebih lanjut pada pembuatan disaster recovery plan. Program sekuritas setidaknya memuat proteksi password komputer, proteksi informasi para pekerja, pembatasan daerah akses, detektor asap, dan lain sebagainya.
12. Perencanaan Yang Komprehensif Terhadap Disaster Recovery Plan
Sehubungan dengan bencana yang ada, terdapat berbagai tipe kerusakan atau kehilangan yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
1. Fasilitas fisik (gedung, komputer, inventori, atau tempat kerja rusak).
2. Akses ke fasilitas (ruang rahasia).
3. Informasi (komputer rusak, harddisk crash).
4. Akses ke informasi (tidak terdapat akses database secara remote).
5. Sumber daya manusia (produksi, manager, pendukung).
Disaster recovery plan yang komprehensif harus mengalamati semua yang diperlukan untuk mendukung operasi yang sedang berjalan. Hal ini berarti setiap elemen fisik, setiap perangkat lunak, setiap sumber daya manusia, dan setiap proses perlu dipelajari dan dialamati. Informasi operasi dan finansial juga perlu dimasukkan. Rencana yang efektif mampu mengenali semua bencana yang potensial, dimulai dari perilaku alam hingga teroris atau cyber-disasters.
Analisis berantai merupakan teknik yang berguna untuk mengalamati proses pemulihan aset fisik lembaga. Bagian rencana ini seharusnya mengalamati bagaimana berhubungan dengan fasilitas penyimpanan dan manufaktur, sistem entri pesanan, pengepakan, sistem pembayaran, suku cadang, layanan konsumen, yang tidak tersedia. Karena waktu merupakan elemen utama, maka perlu untuk mengurangi waktu pemulihan untuk proses dan aplikasi penting hingga 24 jam atau kurang, dan untuk aplikasi yang kurang penting hingga 4 hari.
Tiga tipe solusi yang perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari proses perencanaan, yaitu :
1. Perpustakaan dapat membangun sistem yang redundansi, seperti memiliki dua buah gedung yang terpisah lokasinya.
2. Melakukan perjanjian atau kerja sama dengan lembaga lain sehubungan dengan backup informasi penting.
3. Mengasuransikan fasilitas-fasilitas tertentu sehingga dapat mengurangi biaya ketika bencana terjadi.
Biasanya perpustakaan/lembaga memilih untuk mengkombinasikan ketiga solusi di atas. Vendor peralatan merupakan bagian yang penting lainnya. Biasanya vendor memiliki peralatan, staf, sumber finansial yang cukup untuk membantu dengan cepat ketika bencana terjadi. Hal penting lainnya sehubungan dengan disaster recovery plan adalah keperluan untuk mensosialisasikan disaster recovery plan itu sendiri.
13. Langkah-Langkah Untuk Mengatasi Bencana Sehubungan Dengan Disaster Recovery Plan
Setelah disaster recovery plan dibuat, maka perpustakaan atau lembaga telah memiliki pedoman untuk menghadapi bencana. Lalu bagaimana langkah-langkah yang dapat diambil untuk menghadapi bencana ? Berikut diberikan langkah-langkah yang dapat diikuti :
1. Mendapatkan wewenang untuk menjalankan disaster recovery plan dan membentuk anggota tim.
2. Menyediakan training dan pendidikan keselamatan bagi anggota tim seperlunya.
3. Pada kondisi bencana, jalankan prosedur keselamatan dan evakuasi dahulu.
4. Membunyikan alarm tanda bahaya dan memberitahu layanan emergensi.
5. Memberitahukan tipe bencana pada atasan.
6. Mulai memanggil anggota tim pemulihan terhadap bencana.
7. Semua anggota, level manajemen, dan departemen keselamatan harus memiliki kopi denah gedung yang memberitahukan jalan keluar dan perlengkapan keselamatan.
8. Menaksir kerusakan.
9. Mengimplementasikan prosedur untuk melindungi data-data penting pada lokasi masing-masing.
10. Memberi tanda bagian-bagian yang rusak dan mengelompokkan bagian yang rusak dengan bagian yang tidak rusak.
11. Untuk bencana yang besar, lakukan pertemuan dengan lembaga yang khusus menangani pemulihan perusahaan akibat bencana.
12. Selanjutnya membuat perjanjian dengan lembaga arsitek tersebut untuk melakukan pemulihan.
13. Melakukan pemulihan.
14. Keuntungan Adanya Disaster Recovery Plan
Bagian terakhir dari aretikel ini membahas keuntungan dari dibuatnya disaster recovery plan. Adapun keuntungan yang didapat perusahaan adalah :
1. Memperbaiki sistem proteksi terhadap aset penting perusahaan.
2. Membuat sistem proteksi informasi atau data-data perusahaan lebih efektif.
3. Mengurangi risiko bencana akibat kesalahan manusia.
4. Memperbaiki manajemen perusahaan, dll.
15. Kesimpulan
Disaster recovery planning merupakan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengurangi kemungkinan dan membatasi kerugian akibat bencana pada proses bisnis yang penting. Sedangkan disaster recovery plan merupakan program yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi atau prosedur yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Format dan elemen disaster recovery plan bervariasi dari disaster recovery plan yang komprehensif untuk perusahaan multi-nasional dengan informasi, sekuritas, sistem bisnis yang kompleks, hingga disaster recovery plan untuk perusahaan kecil. Dengan adanya disaster recovery plan sebagai pedoman untuk menghadapi bencana, maka perusahaan dapat menghadapi situasi krisis akibat bencana dengan percaya diri dan terarah.
DAFTAR PUSTAKA
Razak, Muhammad. 1992. Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Yayasan Ford. Jakarta.
www.google.com di download pada tanggal 2 September 2008, dengan alamat situs Disester Planning bahan pustaka
Toigo, J.W., Disaster Recovery Planning 3rd, USA, Prentice Hall, 2003.
http://www.disasterrecoveryworld.com
http://www.disaster-recovery-guide.com
http://www.system.missouri.edu/records
http://www.disasterplan.com/yellowpages/tips.html
http://www.utoronto.ca/security/drp.htm
http://www.drj.com
Sebelum Dan Sesudah Bencana
(Disaster Recovery Planning)
Pada Lembaga Perpustakaan
1. Pendahuluan
Sudah tidak perlu dibuktikan lagi bahwa setiap orang pasti membutuhkan informasi dalam menjalankan dan mengembangkan usahanya. Oleh karena itu, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang tidak akan pernah habis-habisnya. Saking pentingnya, informasi yang ada akan selalu disimpan dengan baik, dan akan digunakan ketika waktunya tiba atau akan selalu digunakan sepanjang karier hidup manusia. Bisa dibayangkan bila informasi yang berharga bagi karier hidup kita tersebut tiba-tiba lenyap tanpa bekas. Apa reaksi kita ? Ya, tentu saja panik, marah, atau kehilangan semangat karena merasa apa yang telah dikerjakan selama ini sia-sia.
Contoh yang paling sederhana, ketika kita sedang membuat tugas yang cukup banyak di komputer, tiba-tiba harddisk komputer kita crash dan data tugas tersebut belum di-backup sama sekali. Tentu saja, kita akan dengan kesal ngomel-ngomel. Apa yang dapat kita lakukan ? Karena kita sebelumnya tidak mempersiapkan proses pemulihan atau backup data, tentu saja kita harus mengulang dari awal membuat tugas tersebut. Namun hal itu masih sepele. Bagaimana bila kita seorang pemilik perusahaan yang menyimpan data konsumen dan data pekerjaan hanya pada sebuah ruangan di perusahaan, lalu tiba-tiba saja terjadi kebakaran pada perusahaan yang menyebabkan semua data yang ada di dalam gedung terbakar habis. Apa reaksi kita ? Menangis ? Ingin melarikan diri dari kehidupan ? Ya, itu risiko yang haus dihadapi bila kita tidak mempersiapkan rencana pemulihan data alibat bencana yang tidak dapat diprediksi. Oleh karena itu, implementasi rencana pemulihan data dari bencana perlu dipikirkan dan dilakukan. Pada makalah ini, pembahasan topik ini lebih diiarahkan ke elemen-elemen utama yang perlu diperhatikan pada disaster recovery planning.
2. Apa Itu Disaster ?
Disaster (bencana) didefiniskan sebagai kejadian yang waktu terjadinya tidak dapat diprediksi dan bersifat sangat merusak. Pengertian ini mengidentifikasikan sebuah kejadian yang memiliki empat faktor utama,
yaitu :
Tiba-tiba
Tidak diharapkan
Bersifat sangat merusak
Kurang perencanaan
Bencana terjadi dengan frekuensi yang tidak menentu dan akibat yang ditimbulkannya meningkat bagi mereka yang tidak mempersiapkan diri terhadap kemungkinan-kemungkinan timbulnya bencana. Rencana pencegahan dan perbaikan terhadap bencana dapat membantu melindungi semua adet oraganisasi, termasuk sumber daya manusia, pekrjaan, data-data penting, dan fasilitas organisasi.
Cakupan bencana tidak hanya terbatas pada hilangnya data dan sumber informasi, tetapi juga kematian dari pekerja yang sangat diandalkan, keracunan produk, meledaknya sistem peralatan, kebakaran yang terjadi pada pusat distribusi utama, atau tumpahnya cairan kimia, dan lain sebagainya, sangat mempengaruhi suatu organisasi.
3. Beberapa Penyebab Terjadinya Bencana
Penyebab Terjadinya Bencana
- Kebakaran
- Badai
- Banjir
- Perubahan suhu dan kelembaban yang sangat ekstrim
- Gempa bumi dan tanah longsor
- Kecelakaan pesawat, kendaraan, dll.
- Virus komputer
Rencana pencegahan dan pemulihan dapat dengan mudah dimanfaatkan oleh pihak-pihak tertentu dengan menambahkan biaya-biaya yang tidak perlu yang akan membuat rencana tersebut menjadi tidak masuk akal bagi level manajemen. Rencana yang dibuat harus mencakup definisi yang jelas dari data-data atau record organisasi/perpustakaan yang harus dilindungi. Hal-hal yang harus dihindari selama pembuatan rencana pemulihan adalah rekonstruksi material back-up, kopi, dan file-file yang tidak penting.
4. Disaster Recovery Plan
Disaster recovery plan merupakan program yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Rencana ini disusun berdasarkan review secara menyeluruh terhadap bencana-bencana yang potensial, yang mencakup lingkup fasilitas, lokasi geografis, atau industri. Rencana ini juga merupakan pernyataan dari tanggapan yang tepat untuk proses pemulihan yang bersifat efektif terhadap biaya dan cepat. Oleh karena itu, rencana yang dibuat haruslah mengidentifikasi di mana, yang mana, dan bagaimana Koleksi atau data dapat diperoleh. Review yang harus dilakukan mencakup pertimbangan dari berbagai hal di bawah ini :
1. Apakah media magnetik, optik, atau microfilm, disimpan pada kabinet yang sesuai?
2. Apakah ada peraturan melarang merokok di area-area tempat penyimpanan media kertas atau bahan-bahan kimia ?
3. Apakah kotak atau kontainer record berserakan di lantai bahkan selama proses awal berlangsung ?
4. Apakah bahan-bahan kimia, termasuk yang digunakan di mesin-mesin, disimpan dengan cara yang tepat dan pada tempat yang tepat sehingga bencana dapat dihindari atau diminimisasi ?
5. Apakah peralatan elektrik dimatikan pada akhir hari ?
6. Apakah perlu peralatan-peralatan yang ada di perusahaan digunakan untuk keperluan data rumahan ?
7. dan lain-lain
5. Elemen Utama Yang Perlu Diperhatikan dalam Disaster Recovery Planning
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, disaster recovery merupakan proses menjalankan kembali operasi dan merekontruksi koleksi dan data-data yang penting setelah bencana. Disaster recovery mengidentifikasi dan melindungi semua data penting, baik yang terdapat pada media kertas, hardisk komputer, disk optik, dari proses penyelamatan hingga proses rekonstruksi. Untuk keperluan ini, ada baiknya kalau dibahas elemen-elemen utama pada disaster recovery planning. Elemen utama disaster recovery plan dapat dikelompokkan menjadi 2 kategori, yaitu :
Elemen-elemen yang bersifat umum bagi semua aspek rencana
Elemen-elemen ketika operasi penyelamatan dan pemulihan dilakukan
6. Elemen-Elemen Yang Bersifat Umum Bagi Semua Aspek Rencana
Dalam rangka disaster recovery plan menjadi efektif, maka perlu diperhatikan elemen-elemen dasar tertentu. Selagi deskripsi aktual dari elemen-elemen tersebut berubah dari satu tempat ke tempat yang lain, pengalaman menunjukkan bahwa masing-masing harus terdapat di dalam rencana agar rencana yang efektif dapat dicapai. Elemen-elemen tersebut sebagai berikut :
Pernyataan kebijakan yang jelas (clear policy statement), mencakup tujuan dan sasaran pemulihan;
Wewenang aktivasi (activation authority), yaitu siapa yang berhak memimpin tim rencana pemulihan;
Struktur tugas (task organization), mencakup tugas dan fungsi tiap tim atau anggota tim pemulihan;
Tim pemulihan setelah bencana (disaster recovery team), yaitu anggota tim yang bertugas menjalankan disaster recovery plan;
Layout organisasi (facility floor plan or layout), yaitu tata letak tiap tempat dalam suatu oraganisasi atau lembaga perpustakaan;
Prosedur distribusi informasi (information distribution procedure), merupakan metode spesifik untuk mengontak anggota tim pemulihan, vendor, agen pendukung, supplier, dan semua pihak yang terkait;
Pemantauan kondisi yang berbahaya (monitoring of destructive area);
Traning pekerja (provision for training of employee), merupakan kegiatan untuk melatih para pekerja mengenai prosedur pemulihan;
hal-hal lain seiring dengan jalannnya proses pemulihan (provision for ongoing review and revision).
7. Elemen-Elemen Ketika Operasi Penyelamatan dan Pemulihan Dilakukan
Penyelamatan dan pemulihan setelah bencana memerlukan tidak hanya kedekatan dengan tujuan, struktur, personel, operasi dan data/koleksi yang terorganisasi, tetapi juga pengetahuan prosedur dan teknik pemulihan yang khusus, fasilitas komputer dan lokasi kerja alternatif, sumber sementara dan sukarelawan, pemasok lokal, agen-agen bencana lokal, dan daftar konsultan yang dapat diandalkan.
8. Elemen Utama Yang Harus Dipertimbangkan Di Dalam Mengembangkan Tahap Rekonstruksi Dan Penyelamatan Dari Disaster Recovery Plan Adalah :
1. Tim pemulihan setelah bencana yang telah mendapat training dan disetujui oleh level manajemen lembaga (trained disaster recovery team);
2. Inventori koleks/data seluruh departemen atau organisasi, termasuk data-data penting (inventory of all department records);
3. Tujuan lokasi operasi alernatif (designation of alternative operating location);
4. Daftar prioritas pemulihan fungsi-fungsi penting (priority list for restoration of essential functions);
5. Kontrak dan perjanjian dengan agen-agen yang khusus mengangani bencana seperti Arsitek, Pekerja Umum (PU) (contracts and agreements with disaster support);
6. Daftar sumber poternsial yang hendak dipulihkan (list of other potential recovery resources);
7. Daftar perlengkapan dan peralatan lembaga (list of organization salvage equipment and supplies);
8. Cetak biru atau informasi bangunan, seperti :
Switch catu daya,
Sistem pengaturan air dengan valve.
9. Hal-hal Lain Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyusun Disaster Recovery Plan
Berikut adalah daftar hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan ketika membuat Information Disaster Recovery Plan sebuah perusahaan :
1. Memastikan keamanan para pekerja dan pengunjung pada lokasi di mana mereka berada.
2. Melindungi data dan informasi penting.
3. Memastikan keamanan fasilitas dan lokasi-lokasinya.
4. Memastikan ketersediaan material, perlengkapan, dan peralatan.
5. Mengurangi risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan manusia atau kegagalan peralatan yang digunakan.
6. Data-data dan fasilitas penting lainnya telah ditata dengan baik sehingga memudahkan proses pemulihan ketika bencana alam terjadi.
7. Memastikan kemampuan lembaga perpustakaan untuk melanjutkan operasi setelah bencana.
8. Memulihkan data-data/koleksi yang hilang atau rusak setelah bencana.
10. Informasi Yang Harus Ada Pada Disaster Recovery Plan
Pengetahuan tentang lingkup dan batasan disaster recovery plan memastikan harapan level manajemen itu bersifat realistik dan rencana memegang peranan penting di dalam memenuhi sasaran dan tujuan lembaga.
Disaster recovery plan harus memuat langkah-langkah dan aksi-aksi yang perlu dilakukan bila bencana terjadi. Sasaran spesifik perusahaan perlu tertulis pada disaster recovery plan. Secara umum, informasi yang terdapat pada disaster recovery plan harus mencakup hal-hal berikut :
Mengidentifikasi dan memberi perlindungan yang cukup terhaap data-data/koleksi penting perusahaan atau program utama perpustakaan.
Mengurangi risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan manusia dan kegagalan peralatan atau gedung dengan mengadakan program training, pemeliharaan, dan sekuritas.
Memastikan kemampuan organisasi untuk beroperasi secara efektif setelah bencana dengan menerapkan kebijakan manajemen, prosedur, dan sumber daya yang diaktivasi pada situasi bencana.
Memastikan kemampuan organisasi untuk merekonstruksi informasi dan record-record yang rusak dengan cepat.
Informasi yang terdapat di dalam disaster recovery plan ditulis, disetujui, diimplementasikan, dan dievaluasi secara periodik untuk mengidentifikasi, melindungi, merekonstruksi, atau menyelamatkan catatan-catatan historis atau yang bersifat sejarah seperti dokumen kuno yang penting, serta membentuk prosedur pelaksanaan operasi ketika bencana terjadi.
11. Prasyarat Dalam Pembuatan Disaster Recovery Plan
Sebuah rencana untuk melindungi koleksi bahan pustaka akan menjadi tidak efisien jika data-data/koleksi yang dilindungi tersebut tidak memiliki nilai historis, administratif, fiskal, penelitian, atau hukum. Untuk merekonstruksi atau menyelamatkan informasi yang tidak penting sangatlah membuang waktu dan uang. Oleh karena itu, perlu diperhatikan prasyarat apa saja yang perlu dilakukan sebelum membuat disaster recovery plan. Prasyarat tersebut dijabarkan sebagai berikut :
A). Prasayarat 1: Informasi dipandang sebagai Sumber Daya Lembaga Perpustakaan
Perpustakaan atau lembaga informasi yang mengelola informasi selama siklus hidup informasi, dari pembuatan atau perumusan informasi, sampai ke penggunaan, penyimpanan, pengambilan kembali, dan pembuangan informasi (Penyiangan bahan pustaka), perlu menempatkan perencanaan terhadap bahaya di dalam program manajemen total lembaga perpustakaan.
B). Prasyarat 2: Asuransi Yang Cukup
Disaster recovery plan merupakan bentuk asuransi. Proses perencanaan menganjurkan agar program asuransi dimanfaatkan untuk melindungi aset lembaga dan menyediakan proteksi liabilitas. Program ini sebaiknya telah diidentifikasi dan dilengkapi proteksi terhadap risiko dan bahaya tertentu. Disaster recovery plan mengidentifikasi risiko tertentu seperti terjadinya banjir data pada tempat penyimpanan, kebakaran, badai, yang membahayakan data-data yang tersimpan secara elektrik.
C). Prasyarat 3: Program Record Yang Penting
Pada saat terjadinya bencana, proses pemulihan dapat sangat memakan biaya. Oleh karena itu, penting bila data-data/koleksi yang dilindungi, dipulihkan, direkonstruksi berisi informasi penting bagi kelanjutan operasi lembaga perpustakaan. Identifikasi dan proteksi data-data yang penting ini merepresentasikan area di mana program penyimpan data-data penting dan disaster recovery plan saling overlap.
D). Prasyarat 4: Jadwal Penyimpanan Data/koleksi
Program penyimpan data-data penting dibangun berdasarkan jadwal penyimpan data yang terstruktur. Jadwal penyimpan data merupakan daftar yang memuat data-data, yang mengindikasikan serangkaian waktu yang perlu dijalani di lingkup lembaga, pusat data, dan kapan informasi ini dapat dihapus. Jadwal penyimpan data harus dibuat sebelum disaster recovery plan. Jadwal ini menyediakan informasi penting mengenai lokasi data, media tempat penyimpanan data, metode proteksi, dan nilai data individual.
E). Prasyarat 5: Sistem Klasifikasi dan Penggunaan Kembali Data atau Koleksi
Data-data/koleksi yang tidak diklasifikasikan dengan baik tentunya akan meningkatkan biaya disaster recovery planning. Kendala utama adalah pada umumnya data-data/informasi belum dikelompokkan dalam unit file.
F). Prasyarat 6: Program Sekuritas Yang Cukup
Program sekuritas untuk fasilitas dan informasi menyediakan kerangka kerja yang dapat dieksplorasi lebih lanjut pada pembuatan disaster recovery plan. Program sekuritas setidaknya memuat proteksi password komputer, proteksi informasi para pekerja, pembatasan daerah akses, detektor asap, dan lain sebagainya.
12. Perencanaan Yang Komprehensif Terhadap Disaster Recovery Plan
Sehubungan dengan bencana yang ada, terdapat berbagai tipe kerusakan atau kehilangan yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
1. Fasilitas fisik (gedung, komputer, inventori, atau tempat kerja rusak).
2. Akses ke fasilitas (ruang rahasia).
3. Informasi (komputer rusak, harddisk crash).
4. Akses ke informasi (tidak terdapat akses database secara remote).
5. Sumber daya manusia (produksi, manager, pendukung).
Disaster recovery plan yang komprehensif harus mengalamati semua yang diperlukan untuk mendukung operasi yang sedang berjalan. Hal ini berarti setiap elemen fisik, setiap perangkat lunak, setiap sumber daya manusia, dan setiap proses perlu dipelajari dan dialamati. Informasi operasi dan finansial juga perlu dimasukkan. Rencana yang efektif mampu mengenali semua bencana yang potensial, dimulai dari perilaku alam hingga teroris atau cyber-disasters.
Analisis berantai merupakan teknik yang berguna untuk mengalamati proses pemulihan aset fisik lembaga. Bagian rencana ini seharusnya mengalamati bagaimana berhubungan dengan fasilitas penyimpanan dan manufaktur, sistem entri pesanan, pengepakan, sistem pembayaran, suku cadang, layanan konsumen, yang tidak tersedia. Karena waktu merupakan elemen utama, maka perlu untuk mengurangi waktu pemulihan untuk proses dan aplikasi penting hingga 24 jam atau kurang, dan untuk aplikasi yang kurang penting hingga 4 hari.
Tiga tipe solusi yang perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari proses perencanaan, yaitu :
1. Perpustakaan dapat membangun sistem yang redundansi, seperti memiliki dua buah gedung yang terpisah lokasinya.
2. Melakukan perjanjian atau kerja sama dengan lembaga lain sehubungan dengan backup informasi penting.
3. Mengasuransikan fasilitas-fasilitas tertentu sehingga dapat mengurangi biaya ketika bencana terjadi.
Biasanya perpustakaan/lembaga memilih untuk mengkombinasikan ketiga solusi di atas. Vendor peralatan merupakan bagian yang penting lainnya. Biasanya vendor memiliki peralatan, staf, sumber finansial yang cukup untuk membantu dengan cepat ketika bencana terjadi. Hal penting lainnya sehubungan dengan disaster recovery plan adalah keperluan untuk mensosialisasikan disaster recovery plan itu sendiri.
13. Langkah-Langkah Untuk Mengatasi Bencana Sehubungan Dengan Disaster Recovery Plan
Setelah disaster recovery plan dibuat, maka perpustakaan atau lembaga telah memiliki pedoman untuk menghadapi bencana. Lalu bagaimana langkah-langkah yang dapat diambil untuk menghadapi bencana ? Berikut diberikan langkah-langkah yang dapat diikuti :
1. Mendapatkan wewenang untuk menjalankan disaster recovery plan dan membentuk anggota tim.
2. Menyediakan training dan pendidikan keselamatan bagi anggota tim seperlunya.
3. Pada kondisi bencana, jalankan prosedur keselamatan dan evakuasi dahulu.
4. Membunyikan alarm tanda bahaya dan memberitahu layanan emergensi.
5. Memberitahukan tipe bencana pada atasan.
6. Mulai memanggil anggota tim pemulihan terhadap bencana.
7. Semua anggota, level manajemen, dan departemen keselamatan harus memiliki kopi denah gedung yang memberitahukan jalan keluar dan perlengkapan keselamatan.
8. Menaksir kerusakan.
9. Mengimplementasikan prosedur untuk melindungi data-data penting pada lokasi masing-masing.
10. Memberi tanda bagian-bagian yang rusak dan mengelompokkan bagian yang rusak dengan bagian yang tidak rusak.
11. Untuk bencana yang besar, lakukan pertemuan dengan lembaga yang khusus menangani pemulihan perusahaan akibat bencana.
12. Selanjutnya membuat perjanjian dengan lembaga arsitek tersebut untuk melakukan pemulihan.
13. Melakukan pemulihan.
14. Keuntungan Adanya Disaster Recovery Plan
Bagian terakhir dari aretikel ini membahas keuntungan dari dibuatnya disaster recovery plan. Adapun keuntungan yang didapat perusahaan adalah :
1. Memperbaiki sistem proteksi terhadap aset penting perusahaan.
2. Membuat sistem proteksi informasi atau data-data perusahaan lebih efektif.
3. Mengurangi risiko bencana akibat kesalahan manusia.
4. Memperbaiki manajemen perusahaan, dll.
15. Kesimpulan
Disaster recovery planning merupakan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengurangi kemungkinan dan membatasi kerugian akibat bencana pada proses bisnis yang penting. Sedangkan disaster recovery plan merupakan program yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi atau prosedur yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Format dan elemen disaster recovery plan bervariasi dari disaster recovery plan yang komprehensif untuk perusahaan multi-nasional dengan informasi, sekuritas, sistem bisnis yang kompleks, hingga disaster recovery plan untuk perusahaan kecil. Dengan adanya disaster recovery plan sebagai pedoman untuk menghadapi bencana, maka perusahaan dapat menghadapi situasi krisis akibat bencana dengan percaya diri dan terarah.
DAFTAR PUSTAKA
Razak, Muhammad. 1992. Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Yayasan Ford. Jakarta.
www.google.com di download pada tanggal 2 September 2008, dengan alamat situs Disester Planning bahan pustaka
Toigo, J.W., Disaster Recovery Planning 3rd, USA, Prentice Hall, 2003.
http://www.disasterrecoveryworld.com
http://www.disaster-recovery-guide.com
http://www.system.missouri.edu/records
http://www.disasterplan.com/yellowpages/tips.html
http://www.utoronto.ca/security/drp.htm
http://www.drj.com
PERPUSTAKAAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI
PERPUSTAKAAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Oleh : Darwanto, S, Sos
Perpustakaan merupakan suatu pusat informasi atau dapat dikatakan sebagai sumber pencarian informasi bagi siapapun pengguna perpustakaan, bahkan zaman sekarang dengan adanya perkembangan teknologi canggih dapat lebih mudah dan cepat dalam pencarian informasi yang dibutuhkan, sehingga dapat dijadikan pusat dari segala pusat informasi, terutama dibidang pengembangan pengetahuan/pendidikan. Sebenarnya sudah sejak beberapa ratus bahkan ribuan tahun yang lalu manusia membangun perpustakaan, berusaha untuk menghimpun berbagai informasi, namun zaman dulu mungkin kemasannya hanya dalam bentuk tercetak saja seperti halnya dalam bentuk buku-buku.
Seiring dengan perkembangan zaman, apalagi zaman sekarang ini semakin canggih, sehingga kemasan informasinya tidak saja dalam bentuk buku/tercetak melainkan dalam bentuk non-cetak, dan dalam pencarian informasinyapun lebih mudah dan cepat. Sekarang ini informasi yang terdapat di perpustakaan pada umumnya sudah lebih lengkap, karena fasilitasnya pun lebih lengkap, baik dalam bentuk tercetak maupun non-cetak. Informasi yang terhimpun, baik bentuk tercetak maupun non-cetak yang kemudian mengolahnya dan menyebarkannya, karena untuk keperluan studi, penelitian, bacaan umum, dan untuk keperluan lainnya, ini merupakan tugas perpustakaan mencakup semua isinya. Untuk lebih lanjut mengenai pengertian perpustakaan maka dapat dilihat dalam pengertian berikut, perpustakaan dapat diartikan yakni:
Menurut Suwarno (2007), perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang substansinya merupakan sumber informasi yang setiap saat dapat digunakan oleh pengguna jasa perpustakaan.
Definisi diatas mengisyaratkan bahwa perpustakaan memiliki spesifiksi tersendiri mengenai fungsi dan peranannya. Dapat dilihat dari pengertiannya yang perlu digaris bawahi yaitu:
• Perpustakaan sebagai unit kerja
• Perpustakaan sebagai tempat pengumpul, penyimpan, dan pemelihara berbagai koleksi bahan pustaka.
• Bahan pustakaan itu dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu. Untuk digunakan oleh para pemustaka/pengguna
• Bahan pustaka digunakan oleh pengguna secara kontinu.
• Perpustakaan sebagai sumber informasi.
Perpustakaan juga dapat dikatakan tempat mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan informasi bagi para pengguna jasa perpustakaan. Selain itu, perpustakaan juga merupakan sarana atau media untuk meningkatkan niali-nilai kognitif serta kemampuan membaca guna mencerdasakan kehidupan bangsa sekaligus memberdayakan masyarakat dalam melaksanakan pembangunan. Pada umumnya perpustakaan mempunyai koleksi baik yang tercetak seperti buku, dokumen, majalah, surat kabar, maupun koleksi terekam seperti rekaman suara (kaset), film, CD ROM, slide, video, dan lain-lain.
Banyak orang yang mengatakan bahwa perpustakaan adalah sumber dari segala sumber informasi yang tersimpan dan terjaga dengan baik, sumber informasi tersebut disimpan kedalam beberapa media diantaranya, koleksi tercetak yaitu buku, koleksi diigital yang tersimpan dalam komputer maupun dalam CD, slide, dan masih banyak lagi. Mengingat hal tersebut sebelumnya kita harus memahami dulu mengenai informasi tersebut baik mengenai pengertian, fungsi, jenis-jenis informasi dan lain sebagainnya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah tempat menyimpan informasi yang disusun secara sistematis dalam penyimpannanya serta menentukan metode yang telah ditentukan sebelimnnya.
Membicarakan mengenai ilmu informasi menurut beberapa pakar dapat di katakan bahwa pengertian dari ilmu informasi tersebut antara lain : ilmu yang mengkaji informasi dengan pengertian informasi mencangkup pengertian yang luas, informasi menyangkut pengertian data karena terdapat berbagai disiplin ilmu yang mengkasi informasi dalam arti luas maka antara berbagai ilmu yaitu kemampuan dalam komunikasi dan ilmu perpustakaan dan Dokumentasi. Karena perpustakaan mengolah informasi yang sudah ditebitkan, baik secara grafis maupun elektronik maka ada ilmu lain yang juga mengkaji informasi sebagai objek utama, merupakan kajian dan pemanfaatan dan transper informasi. Dengan demikian ilmu perpustakaan atau ilmu komunikasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan informasi.
Sedangkan yang disebut fungsi informasi bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi yang diminta dapat berupa informasi tugas sehari-hari maupun informasi lainnya dengan koleksi yang tersedia, pusrakawan selalu berusaha untuk menjawab semua pertanyaan yang ditanyakan atau dilontarkan oleh setiap pengunjung karena pada hakekatnya karena semua perpustakaan menilai akan pentingnya informasi pada saat sekarang ini.
Informasi yang diberikan kepada semua orang maka perpustakaan harus dikembangkan untuk selalu lebih maju baik dari segi koleksinnya maupun pelayanannya karena semakin hari informsi yang dibutuhkan semua orang dan pelayanan pun harus mengarah ke arah yang lebih maju ke perpustakaan digital. Karena perkembangan ilmu teknologi yang semakit pesat sehingga koleksi dan sistem pelayannapun harus mengarah ke arah yang lebih maju. Diharapkan untuk mengikuti perkembangan teknologi para pustakawan sangat membutuhkan pelatihan-pelatihan agar pustakawan menjadi tahu dan mengerti tentang cara penelusuran informasi secara digital dan elektronik. Tanggapan terhadap keperluan informasi berbagai kelimpahan pembaca, setiap pengguna perpustakaan tentunya memerlukan informasi yang berbeda-beda dilihat dari segi intelektualnya, serta penyajianpun antara peneliti akan berbeda dengan siswa atau mahasiswa, walau sama membutuhkan informasi tetapi informasi yang dicari jelas akan berbeda. Karena itu berbagai kelompok peneliti hendaklah mencari informasi ke perpustakaan khusus, serta dosen dan mahasiswa akan memcari informasi keperpustakaan perguruan tinggi.
Dengan keperluan dan tingkat intelektual pembaca misalnya perpustakaan umum, menyediakan koleksi umum sesuai dengan kebutuhan masyarakat sekitar, sedangkan perpustakaan khusus jelas bahwa koleksi yang disediakan adalah koleksi khusus.
Cara lain menyebarkan informasi mengenai jasa perpustakaan ialah dengan ikut serta dalam pameran, baik dalam stand maupun peragaan stand yang disertai pustakawan. Disamping memberikan pameran stand pustakawan juga dapat melakukan jasa ditempat itu juga dengan cara memberikan informasi tetapi hendaknya mengusahakan agar dapat memberikan informasi kepada pengunjung karena mereka ingin melihat pameran.
Untuk mengetahui minat dan kebutuhan informasi masing-masing pembaca, pustakawan dapat berhubungan dengan pemakai berapa cepat penyediaan informasi, pustakawan perlu mengambil keputusan cermat untuk menilai kecepatan penyediaan informasi. Bila pustakawan menyediakan informasi maka dapat dilihat informasi apa saja yang paling dibutuhkan informasi.
Perpustakaan selalu menyediakan informasi bagi pengguna perpustakaan karena untuk kebutuhan informasi itulah perpustakaan selalu ada.
Daftar Pustaka :
Basuki, Sulistyo., 1991. Pengertian Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Nita Ismayanti., 1992. Pemanfaatan layanan perpustakaan; FSUI. Jakarta
-------------2002., Panduan Perpustakaan J,.Alak., PUJP
Sukaesih, 1998. Pokok Bahasan Pelayanan Perpustakaan, (Suatu Pengantar / Jurusan Ilmu Perpustakaan)., Fikom Unpad. Bandung
Oleh : Darwanto, S, Sos
Perpustakaan merupakan suatu pusat informasi atau dapat dikatakan sebagai sumber pencarian informasi bagi siapapun pengguna perpustakaan, bahkan zaman sekarang dengan adanya perkembangan teknologi canggih dapat lebih mudah dan cepat dalam pencarian informasi yang dibutuhkan, sehingga dapat dijadikan pusat dari segala pusat informasi, terutama dibidang pengembangan pengetahuan/pendidikan. Sebenarnya sudah sejak beberapa ratus bahkan ribuan tahun yang lalu manusia membangun perpustakaan, berusaha untuk menghimpun berbagai informasi, namun zaman dulu mungkin kemasannya hanya dalam bentuk tercetak saja seperti halnya dalam bentuk buku-buku.
Seiring dengan perkembangan zaman, apalagi zaman sekarang ini semakin canggih, sehingga kemasan informasinya tidak saja dalam bentuk buku/tercetak melainkan dalam bentuk non-cetak, dan dalam pencarian informasinyapun lebih mudah dan cepat. Sekarang ini informasi yang terdapat di perpustakaan pada umumnya sudah lebih lengkap, karena fasilitasnya pun lebih lengkap, baik dalam bentuk tercetak maupun non-cetak. Informasi yang terhimpun, baik bentuk tercetak maupun non-cetak yang kemudian mengolahnya dan menyebarkannya, karena untuk keperluan studi, penelitian, bacaan umum, dan untuk keperluan lainnya, ini merupakan tugas perpustakaan mencakup semua isinya. Untuk lebih lanjut mengenai pengertian perpustakaan maka dapat dilihat dalam pengertian berikut, perpustakaan dapat diartikan yakni:
Menurut Suwarno (2007), perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang substansinya merupakan sumber informasi yang setiap saat dapat digunakan oleh pengguna jasa perpustakaan.
Definisi diatas mengisyaratkan bahwa perpustakaan memiliki spesifiksi tersendiri mengenai fungsi dan peranannya. Dapat dilihat dari pengertiannya yang perlu digaris bawahi yaitu:
• Perpustakaan sebagai unit kerja
• Perpustakaan sebagai tempat pengumpul, penyimpan, dan pemelihara berbagai koleksi bahan pustaka.
• Bahan pustakaan itu dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu. Untuk digunakan oleh para pemustaka/pengguna
• Bahan pustaka digunakan oleh pengguna secara kontinu.
• Perpustakaan sebagai sumber informasi.
Perpustakaan juga dapat dikatakan tempat mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan informasi bagi para pengguna jasa perpustakaan. Selain itu, perpustakaan juga merupakan sarana atau media untuk meningkatkan niali-nilai kognitif serta kemampuan membaca guna mencerdasakan kehidupan bangsa sekaligus memberdayakan masyarakat dalam melaksanakan pembangunan. Pada umumnya perpustakaan mempunyai koleksi baik yang tercetak seperti buku, dokumen, majalah, surat kabar, maupun koleksi terekam seperti rekaman suara (kaset), film, CD ROM, slide, video, dan lain-lain.
Banyak orang yang mengatakan bahwa perpustakaan adalah sumber dari segala sumber informasi yang tersimpan dan terjaga dengan baik, sumber informasi tersebut disimpan kedalam beberapa media diantaranya, koleksi tercetak yaitu buku, koleksi diigital yang tersimpan dalam komputer maupun dalam CD, slide, dan masih banyak lagi. Mengingat hal tersebut sebelumnya kita harus memahami dulu mengenai informasi tersebut baik mengenai pengertian, fungsi, jenis-jenis informasi dan lain sebagainnya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah tempat menyimpan informasi yang disusun secara sistematis dalam penyimpannanya serta menentukan metode yang telah ditentukan sebelimnnya.
Membicarakan mengenai ilmu informasi menurut beberapa pakar dapat di katakan bahwa pengertian dari ilmu informasi tersebut antara lain : ilmu yang mengkaji informasi dengan pengertian informasi mencangkup pengertian yang luas, informasi menyangkut pengertian data karena terdapat berbagai disiplin ilmu yang mengkasi informasi dalam arti luas maka antara berbagai ilmu yaitu kemampuan dalam komunikasi dan ilmu perpustakaan dan Dokumentasi. Karena perpustakaan mengolah informasi yang sudah ditebitkan, baik secara grafis maupun elektronik maka ada ilmu lain yang juga mengkaji informasi sebagai objek utama, merupakan kajian dan pemanfaatan dan transper informasi. Dengan demikian ilmu perpustakaan atau ilmu komunikasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan informasi.
Sedangkan yang disebut fungsi informasi bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi yang diminta dapat berupa informasi tugas sehari-hari maupun informasi lainnya dengan koleksi yang tersedia, pusrakawan selalu berusaha untuk menjawab semua pertanyaan yang ditanyakan atau dilontarkan oleh setiap pengunjung karena pada hakekatnya karena semua perpustakaan menilai akan pentingnya informasi pada saat sekarang ini.
Informasi yang diberikan kepada semua orang maka perpustakaan harus dikembangkan untuk selalu lebih maju baik dari segi koleksinnya maupun pelayanannya karena semakin hari informsi yang dibutuhkan semua orang dan pelayanan pun harus mengarah ke arah yang lebih maju ke perpustakaan digital. Karena perkembangan ilmu teknologi yang semakit pesat sehingga koleksi dan sistem pelayannapun harus mengarah ke arah yang lebih maju. Diharapkan untuk mengikuti perkembangan teknologi para pustakawan sangat membutuhkan pelatihan-pelatihan agar pustakawan menjadi tahu dan mengerti tentang cara penelusuran informasi secara digital dan elektronik. Tanggapan terhadap keperluan informasi berbagai kelimpahan pembaca, setiap pengguna perpustakaan tentunya memerlukan informasi yang berbeda-beda dilihat dari segi intelektualnya, serta penyajianpun antara peneliti akan berbeda dengan siswa atau mahasiswa, walau sama membutuhkan informasi tetapi informasi yang dicari jelas akan berbeda. Karena itu berbagai kelompok peneliti hendaklah mencari informasi ke perpustakaan khusus, serta dosen dan mahasiswa akan memcari informasi keperpustakaan perguruan tinggi.
Dengan keperluan dan tingkat intelektual pembaca misalnya perpustakaan umum, menyediakan koleksi umum sesuai dengan kebutuhan masyarakat sekitar, sedangkan perpustakaan khusus jelas bahwa koleksi yang disediakan adalah koleksi khusus.
Cara lain menyebarkan informasi mengenai jasa perpustakaan ialah dengan ikut serta dalam pameran, baik dalam stand maupun peragaan stand yang disertai pustakawan. Disamping memberikan pameran stand pustakawan juga dapat melakukan jasa ditempat itu juga dengan cara memberikan informasi tetapi hendaknya mengusahakan agar dapat memberikan informasi kepada pengunjung karena mereka ingin melihat pameran.
Untuk mengetahui minat dan kebutuhan informasi masing-masing pembaca, pustakawan dapat berhubungan dengan pemakai berapa cepat penyediaan informasi, pustakawan perlu mengambil keputusan cermat untuk menilai kecepatan penyediaan informasi. Bila pustakawan menyediakan informasi maka dapat dilihat informasi apa saja yang paling dibutuhkan informasi.
Perpustakaan selalu menyediakan informasi bagi pengguna perpustakaan karena untuk kebutuhan informasi itulah perpustakaan selalu ada.
Daftar Pustaka :
Basuki, Sulistyo., 1991. Pengertian Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Nita Ismayanti., 1992. Pemanfaatan layanan perpustakaan; FSUI. Jakarta
-------------2002., Panduan Perpustakaan J,.Alak., PUJP
Sukaesih, 1998. Pokok Bahasan Pelayanan Perpustakaan, (Suatu Pengantar / Jurusan Ilmu Perpustakaan)., Fikom Unpad. Bandung
PENINGKATAN PROFESIONALISME PUSTAKAWA
PENINGKATAN PROFESIONALISME PUSTAKAWA
Oleh : Darwanto S, Sos
Organisasi profesi ilmiah sudah dikenal sejak lama oleh karena itu tidaklah heran bahwa diera modern inipun saat pengenalan internasional menjadi sangat menentukan, lebih dari apa yang terjadi disekeliling kita, etika menjadi mengenalkan sebagai focus ideal suatu organisasi keilmuan atas organisasi profesi ilmiah.
Ikatan Perpustakaan Indonesia adalah Organisasi prifesi hal ini sudah kita ketahui dan yang menjadi perhatian kita adalah profesionalisme yang perlu ditumbuhkan, baik dari sisi keterampilan artinya bagaimana organisasi ini dikelola menjadi penentu sebuah organisasi bila dilihat dari manfaat untuk anggota.
Walaupun untuk organisasi profesi hal ini tidak seberapa menentukan dalam menerapkan masa depan yang dekat, komunikasi anggota satu dengan anggota dengan masyarakat luas akan mendorong tumbuhnya organisasi. Kita akan perlu memberikan ruang gerak kepada pustakawan dilihat dengan kesehariannyauntuk tumbuh menjadi bagian dari lingkungannya sehingga akan bermakna dan bermanfaat untuk profesi kepustakawannanya. Ini menjadi kunci berhasilnya organisasi di masa yang akan datang program kerja organisasi tidak menjadi memilih pengurus organisasinya saja tetapi akan menjadi target masyarakat luas sebagai bagian dari profesi informasi pustakawan.
Dari ikatan pustakawan Indonesia (IPI) masyarakat dan pemerintah mendengar dan tahu bahwa pentanganan informasi dalam segala bentuknya adalah bidang garapan pustakawan. Jika dilihat dari perkembangan teknologi informasi masa kini, maka yang dikelola ialah nota data, yaitu teknologi meta data menjadi kawasan baru untuk membuat pustakawan mempunyai keunggukan kearah positif. Pustakawan dapat menjadikan dirinya menjadi teaga yang profesion yang mudah dan merancang rambu-rambu pertumbuhan penyebaran dan pembuka informasi ilmiah dimasa depan. Peran Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) dapat lebih memasyarakat bisnis informasi. Apabila dilihat dari tunjangan fungsional pustakawan masih belum memadai kesadaran pustakawan dalam berorganisasi masih rendah, pustakawan banyak yang merasa belum mendapatkan manfaat langsung.
Perpustakaan dan system informasi, kedua hal tersebut merupakan infrastruktur penting bagi suatu produksi ilmiah, tampaknya hal tersebut mempunyai kelemahan diantaranya yaitu :
• Terbatasnya jumlah tenaga pustakawan professional
• Komputersisasi dan jaringan Perpustakaan belum terbentuk luas
• Kemampuan pengadaan buku baru dan jurnal penting lainnya sangat terbatas
• Jaringan system informasi internasional dangat terbatas sekali, sehingga dalam menadaptkan informasi yang dibutuhkan juha terbatas.
Pusat kegiatan dikembangkan dengan system Perpustakaan dan informasi dilihat dari rendahnya jumlah pustakawan. Apabila melihat system informasi dan Perpustakaan melalui sarana penunjang dalam menghadapai era perdagangan bebas maka informasi menjadi sangat penting dan strategis dalam mendorong pertumbuhan ekonomi masyarakat dimana persaingan global semakin terbuka. Siap tidak siap rakyat Indonesia harus menghadapinya . salah satu dalam memasuki persaingan terbuka ini adlah penggunaan ilmu dan teknologi, sedangkan upaya meningkatkan sumber daya manusia dalam bentuk pendidikan ialah mendayagunakan unit-unit dokumentasi informasi Perpustakaan yang dikemas dalam satu paket lengkap berupa peningkatan teknologi informasi, kemudahan menakses informasi iptek, meningkatkan sumberdaya manusia dalam membina sumberdaya informasi.
Sedangkan dari pemaparan diatas dapat ditarik mengenai tujuan kegiatan tersebut diantaranya ialah sebagai berikut :
• Mengenalkan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) ke semua lapisan masyarakat baik yang ada di perkotaan maupun daerah-daerah, sehingga penyebaran informasi tersebut merata dan dapat di nikmati oleh semua lapisan masyarakat Indonesia.
• Memberikan pelatihan-pelatihan kepada seluruh lapisan masyarakat akan pentingnya informasi dalam menunjang belajar mengajar, dan motivasi penelitian
• Membuka pandangan masyarakat dalam pemanfaatan teknologi informasi, meningkatkan kesejahteraan social, ekonomi, memperkuat dan menyelamatkan budaya bangsa
• Penyebaran unit-unit dokumentasi informasi suatu Perpustakaan ditindaklanjut di Propinsi, kabupaten untuk pengembangan daerah dan lembaganya.
• Meningkatkan kemajuan sumberdaya manusia dalam teknologi informasi daerah
Kerjasama yang baik antara pustakawan sebagai penyedia informasi dengan pengguna, sebagai pemakai atau pengguna informasi perlu dibina terus menerus, agar sumber informasi atau koleksi serta pelayanan yang disediakan dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pengguna Perpustakaan. Keberhasilan suatu Perpustakaan dilihat dari pengguna dalam menentukan atau mencari informasi yang dibutuhkan, apabila pengguna tersebut cepat, tepat dan akurat dalam mencari informasi,maka pengguna tersebut sudah paham dalam pencarian informasi, kemudian dilihat dari fasilitas yang disediakan oleh Perpustakaan, apakah dapat memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan?. Salahsatu aspek yang mendukung kerjasama antara pustakawan dengan pengguna Perpustakaan adalah cara berkomunikasi yang efektif, pustakawan harus dapat memberikan bimbingan dan konsultasi kepada pengguna untuk berkomunikasi antara pustakawan dengan pengguna serta pustakawan juga harus mempunyai keterampilan dalam cara berkomunikasi yang baik dan benar. Peran pustakawan sebagai pemandu arus bebas informasi atau hak informasi dalam segala kehidupan masyarakat sehingga dengan demikian pustakawwan merupakan fasilitator sumber informasi bagi masyarakat luas.
Organisasi dan profesi pustakawan dapat dijabarkan dengan penjelasan di bawah ini antara lain sebagai berikut :
• Setiap pustakawwan Indonesia menjadikan ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) sebagai forum kerjasama, temat konsultasi dan tempat penggemblengan profesi antara sesame Pustakawan
• Setiap pustakawan Indonesia memberikan sumbangan tenaga, pikiran kepada Organisasi untuk kepentingan pengembangan ilmu di Perpustakaan Indonesia
• Setiap pustakawan Indonesia berusaha untuk mengembangkan Organisasi Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) dengan jalan berpartisifasi dalam setiap kegiatan khususnya dibidang Perpustakaan
• Setiap pustakawan Indonesia selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) terutama ikatan Pustakawan Indonesia, Dokumentasi, dan Informasi.
Dari uraian diatas jelas, bahwa pustakawan adlah sebuah profesi dan bagaimana dengan tantangan deadpan agar semangat profesi pustakawan dapat lebih bermanfaat kepada masyarakat secara luas menguasai bidang ilmu yang digelutinya atau yang di pelajarinya, sehingga mempunyai kepercayaan diri dan mempunyai kemampuan professional dalam meberikan pelayanan, memahami perilaku pengguna yang dating kePerpustakaan sehingga akan memberikan kepuasa bagi pengguna Perpustakaan yang mencari informasi yang dibutuhkannya.
Menumbuhkan dan memelihara motivasi yang ada pada diri sendiri adalah tugas yang harus dilakukan karena motivasi kerja seseorang bergantung pada diri orang tersebut tetapi juga di pengaruhi oleh factor-faktor lain seperti mendukung antara pengguna, lingkungan, dan penerapan teknologi. Motivasi kerja adalah factor penting yang harus dimiliki dan selalu ditumbuhkan agar seseorang pustakawan dapat bekerja secara professional karena dengan memiliki motivasi kerja yang baik maka seorang pustakawan akan dapat tetap bekerja untuk berprestasi secara maksimal. Motivasi kerja seseorang akan terpelihara apabila kepuasan kerja menurut seseorang dapat dicapai ada keamanan dalam lingkungan kerja, suatu kondisi tempat kerja yang layak dan gaji yang memadai serta hubungan antar pegawai harmonis. Sangatlah mungkin keamanan dalam lingkungan kerja dan kondisi tempat kerja sangat memungkinkan dengan gaji yang memadai dan berhubungan antar pegawai yang harmonis. Untuk menumbuhkan dan memelihara motivasi yang ada pada seseorang pustakawan, bekerja diPerpustakaan suatu organisasi informasi selalu memerlukan kualifikasi penguasaan teknik, terutama diera teknologi dan informasi seperti saat sekarang ini. Secara profesionalisme bila Perpustakaan harus menguasai keterampilan bagaimanan mengelola informasi. Memiliki keterampilan dan teknis tanpa dukungan keterampilan manajerial tidak cukup untuk seorang pustakawan untuk dapat bekerja secara professional, oleh sebab itu setiap pustakawan memerlukan keterampilan manajerial perencanaan tujuan yang hendak dicapai dan perlu diputuskan misalnya pustakawanmempunyai tingkat untuk dapat menyelesaikan sejumlah buku tertentu dalam satu hari.
Pengelolaan adalah proses merealisasikan perencanaan tersebut diatas dalam sebuah tindakan. Hal ini perlu meperlihatkan sumberdaya yang ada terutama sumber daya manusia dengan cara mengelola sumberdaya manusia akan difungsikan secara terpadu, konsisten, serta dapat saling mendukung secara positif sehingga tujuan institusi dapat dicapai secara maksimal. Sebenarnya kita juga dapat melihat bahwa para pustakawan pada era teknologi informasi ini memiliki keterampilan teknik dan manajerial yang mampu, serta cara menelusur informasi dengan menggunakan CD-Rom. Keterampilan tersebut akan lebih perlu bila para pustakawan melengkapi dirinya dengan keterampilan interpersonal, untuk berinteraksi antar kelompok.
Dari tulisan diatas dapat disimpulkan bahwa peningkatan profesionalisme pustakawan itu sangat penting dan harus di lakukan, mengingat agar bisa mengimbangi dengan kemajuan jaman dan kecanggihan teknologi sampai sekarang ini. Profesionalisme pustakawan dapat di lakukan dengan cara mengikuti pelatihab-pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga-lemaga Perpustakaan terkemuka seperti perpusnas dan lain sebagainya. Peningkatan profesionalisme pustakawan sama dengan meningkatkan sumberdaya manusia Perpustakaan sehingga dalam melayani pengguna Perpustakaan disa dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat dalam memilah dan memilih informasi yang dibutuhkannya, sehingga pengguna Perpustakaan bias mendapatkan informasi tidak memerlukan waktu yang lama. Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) merupakan suatu organisasi pustakawan di negara ini, lembaga yang mewadahi orang-orang pustakawan ini hendaknya lebih sering mengadakan seminar atau perptemuan-pertemuan antar para pustakawan sehingga bisa memantau sejauh mana tingkat profesionalisme pustakawan yang di Negara Indonesia ini.
Dengan peningkatan profesionalisme pustakawan diharapkan dapat lebih meningkatkan pelayanan dalam mengelola Perpustakaan serta dalam melayani pengguna Perpustakaan yang datan untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Sehingga Perpustakaan-Perpustakaan yang ada di Indonesia secara tidak langsung bias sejajar dengan Perpustakaan-Perpustakaan yang ada di Negara maju baik dari segi sumberdaya manusianya maupun dalam mengelola Perpustakaan di bidan Ilmu pendidikan dan teknologi (IPTEK) nya
Oleh : Darwanto S, Sos
Organisasi profesi ilmiah sudah dikenal sejak lama oleh karena itu tidaklah heran bahwa diera modern inipun saat pengenalan internasional menjadi sangat menentukan, lebih dari apa yang terjadi disekeliling kita, etika menjadi mengenalkan sebagai focus ideal suatu organisasi keilmuan atas organisasi profesi ilmiah.
Ikatan Perpustakaan Indonesia adalah Organisasi prifesi hal ini sudah kita ketahui dan yang menjadi perhatian kita adalah profesionalisme yang perlu ditumbuhkan, baik dari sisi keterampilan artinya bagaimana organisasi ini dikelola menjadi penentu sebuah organisasi bila dilihat dari manfaat untuk anggota.
Walaupun untuk organisasi profesi hal ini tidak seberapa menentukan dalam menerapkan masa depan yang dekat, komunikasi anggota satu dengan anggota dengan masyarakat luas akan mendorong tumbuhnya organisasi. Kita akan perlu memberikan ruang gerak kepada pustakawan dilihat dengan kesehariannyauntuk tumbuh menjadi bagian dari lingkungannya sehingga akan bermakna dan bermanfaat untuk profesi kepustakawannanya. Ini menjadi kunci berhasilnya organisasi di masa yang akan datang program kerja organisasi tidak menjadi memilih pengurus organisasinya saja tetapi akan menjadi target masyarakat luas sebagai bagian dari profesi informasi pustakawan.
Dari ikatan pustakawan Indonesia (IPI) masyarakat dan pemerintah mendengar dan tahu bahwa pentanganan informasi dalam segala bentuknya adalah bidang garapan pustakawan. Jika dilihat dari perkembangan teknologi informasi masa kini, maka yang dikelola ialah nota data, yaitu teknologi meta data menjadi kawasan baru untuk membuat pustakawan mempunyai keunggukan kearah positif. Pustakawan dapat menjadikan dirinya menjadi teaga yang profesion yang mudah dan merancang rambu-rambu pertumbuhan penyebaran dan pembuka informasi ilmiah dimasa depan. Peran Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) dapat lebih memasyarakat bisnis informasi. Apabila dilihat dari tunjangan fungsional pustakawan masih belum memadai kesadaran pustakawan dalam berorganisasi masih rendah, pustakawan banyak yang merasa belum mendapatkan manfaat langsung.
Perpustakaan dan system informasi, kedua hal tersebut merupakan infrastruktur penting bagi suatu produksi ilmiah, tampaknya hal tersebut mempunyai kelemahan diantaranya yaitu :
• Terbatasnya jumlah tenaga pustakawan professional
• Komputersisasi dan jaringan Perpustakaan belum terbentuk luas
• Kemampuan pengadaan buku baru dan jurnal penting lainnya sangat terbatas
• Jaringan system informasi internasional dangat terbatas sekali, sehingga dalam menadaptkan informasi yang dibutuhkan juha terbatas.
Pusat kegiatan dikembangkan dengan system Perpustakaan dan informasi dilihat dari rendahnya jumlah pustakawan. Apabila melihat system informasi dan Perpustakaan melalui sarana penunjang dalam menghadapai era perdagangan bebas maka informasi menjadi sangat penting dan strategis dalam mendorong pertumbuhan ekonomi masyarakat dimana persaingan global semakin terbuka. Siap tidak siap rakyat Indonesia harus menghadapinya . salah satu dalam memasuki persaingan terbuka ini adlah penggunaan ilmu dan teknologi, sedangkan upaya meningkatkan sumber daya manusia dalam bentuk pendidikan ialah mendayagunakan unit-unit dokumentasi informasi Perpustakaan yang dikemas dalam satu paket lengkap berupa peningkatan teknologi informasi, kemudahan menakses informasi iptek, meningkatkan sumberdaya manusia dalam membina sumberdaya informasi.
Sedangkan dari pemaparan diatas dapat ditarik mengenai tujuan kegiatan tersebut diantaranya ialah sebagai berikut :
• Mengenalkan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) ke semua lapisan masyarakat baik yang ada di perkotaan maupun daerah-daerah, sehingga penyebaran informasi tersebut merata dan dapat di nikmati oleh semua lapisan masyarakat Indonesia.
• Memberikan pelatihan-pelatihan kepada seluruh lapisan masyarakat akan pentingnya informasi dalam menunjang belajar mengajar, dan motivasi penelitian
• Membuka pandangan masyarakat dalam pemanfaatan teknologi informasi, meningkatkan kesejahteraan social, ekonomi, memperkuat dan menyelamatkan budaya bangsa
• Penyebaran unit-unit dokumentasi informasi suatu Perpustakaan ditindaklanjut di Propinsi, kabupaten untuk pengembangan daerah dan lembaganya.
• Meningkatkan kemajuan sumberdaya manusia dalam teknologi informasi daerah
Kerjasama yang baik antara pustakawan sebagai penyedia informasi dengan pengguna, sebagai pemakai atau pengguna informasi perlu dibina terus menerus, agar sumber informasi atau koleksi serta pelayanan yang disediakan dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pengguna Perpustakaan. Keberhasilan suatu Perpustakaan dilihat dari pengguna dalam menentukan atau mencari informasi yang dibutuhkan, apabila pengguna tersebut cepat, tepat dan akurat dalam mencari informasi,maka pengguna tersebut sudah paham dalam pencarian informasi, kemudian dilihat dari fasilitas yang disediakan oleh Perpustakaan, apakah dapat memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan?. Salahsatu aspek yang mendukung kerjasama antara pustakawan dengan pengguna Perpustakaan adalah cara berkomunikasi yang efektif, pustakawan harus dapat memberikan bimbingan dan konsultasi kepada pengguna untuk berkomunikasi antara pustakawan dengan pengguna serta pustakawan juga harus mempunyai keterampilan dalam cara berkomunikasi yang baik dan benar. Peran pustakawan sebagai pemandu arus bebas informasi atau hak informasi dalam segala kehidupan masyarakat sehingga dengan demikian pustakawwan merupakan fasilitator sumber informasi bagi masyarakat luas.
Organisasi dan profesi pustakawan dapat dijabarkan dengan penjelasan di bawah ini antara lain sebagai berikut :
• Setiap pustakawwan Indonesia menjadikan ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) sebagai forum kerjasama, temat konsultasi dan tempat penggemblengan profesi antara sesame Pustakawan
• Setiap pustakawan Indonesia memberikan sumbangan tenaga, pikiran kepada Organisasi untuk kepentingan pengembangan ilmu di Perpustakaan Indonesia
• Setiap pustakawan Indonesia berusaha untuk mengembangkan Organisasi Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) dengan jalan berpartisifasi dalam setiap kegiatan khususnya dibidang Perpustakaan
• Setiap pustakawan Indonesia selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) terutama ikatan Pustakawan Indonesia, Dokumentasi, dan Informasi.
Dari uraian diatas jelas, bahwa pustakawan adlah sebuah profesi dan bagaimana dengan tantangan deadpan agar semangat profesi pustakawan dapat lebih bermanfaat kepada masyarakat secara luas menguasai bidang ilmu yang digelutinya atau yang di pelajarinya, sehingga mempunyai kepercayaan diri dan mempunyai kemampuan professional dalam meberikan pelayanan, memahami perilaku pengguna yang dating kePerpustakaan sehingga akan memberikan kepuasa bagi pengguna Perpustakaan yang mencari informasi yang dibutuhkannya.
Menumbuhkan dan memelihara motivasi yang ada pada diri sendiri adalah tugas yang harus dilakukan karena motivasi kerja seseorang bergantung pada diri orang tersebut tetapi juga di pengaruhi oleh factor-faktor lain seperti mendukung antara pengguna, lingkungan, dan penerapan teknologi. Motivasi kerja adalah factor penting yang harus dimiliki dan selalu ditumbuhkan agar seseorang pustakawan dapat bekerja secara professional karena dengan memiliki motivasi kerja yang baik maka seorang pustakawan akan dapat tetap bekerja untuk berprestasi secara maksimal. Motivasi kerja seseorang akan terpelihara apabila kepuasan kerja menurut seseorang dapat dicapai ada keamanan dalam lingkungan kerja, suatu kondisi tempat kerja yang layak dan gaji yang memadai serta hubungan antar pegawai harmonis. Sangatlah mungkin keamanan dalam lingkungan kerja dan kondisi tempat kerja sangat memungkinkan dengan gaji yang memadai dan berhubungan antar pegawai yang harmonis. Untuk menumbuhkan dan memelihara motivasi yang ada pada seseorang pustakawan, bekerja diPerpustakaan suatu organisasi informasi selalu memerlukan kualifikasi penguasaan teknik, terutama diera teknologi dan informasi seperti saat sekarang ini. Secara profesionalisme bila Perpustakaan harus menguasai keterampilan bagaimanan mengelola informasi. Memiliki keterampilan dan teknis tanpa dukungan keterampilan manajerial tidak cukup untuk seorang pustakawan untuk dapat bekerja secara professional, oleh sebab itu setiap pustakawan memerlukan keterampilan manajerial perencanaan tujuan yang hendak dicapai dan perlu diputuskan misalnya pustakawanmempunyai tingkat untuk dapat menyelesaikan sejumlah buku tertentu dalam satu hari.
Pengelolaan adalah proses merealisasikan perencanaan tersebut diatas dalam sebuah tindakan. Hal ini perlu meperlihatkan sumberdaya yang ada terutama sumber daya manusia dengan cara mengelola sumberdaya manusia akan difungsikan secara terpadu, konsisten, serta dapat saling mendukung secara positif sehingga tujuan institusi dapat dicapai secara maksimal. Sebenarnya kita juga dapat melihat bahwa para pustakawan pada era teknologi informasi ini memiliki keterampilan teknik dan manajerial yang mampu, serta cara menelusur informasi dengan menggunakan CD-Rom. Keterampilan tersebut akan lebih perlu bila para pustakawan melengkapi dirinya dengan keterampilan interpersonal, untuk berinteraksi antar kelompok.
Dari tulisan diatas dapat disimpulkan bahwa peningkatan profesionalisme pustakawan itu sangat penting dan harus di lakukan, mengingat agar bisa mengimbangi dengan kemajuan jaman dan kecanggihan teknologi sampai sekarang ini. Profesionalisme pustakawan dapat di lakukan dengan cara mengikuti pelatihab-pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga-lemaga Perpustakaan terkemuka seperti perpusnas dan lain sebagainya. Peningkatan profesionalisme pustakawan sama dengan meningkatkan sumberdaya manusia Perpustakaan sehingga dalam melayani pengguna Perpustakaan disa dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat dalam memilah dan memilih informasi yang dibutuhkannya, sehingga pengguna Perpustakaan bias mendapatkan informasi tidak memerlukan waktu yang lama. Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) merupakan suatu organisasi pustakawan di negara ini, lembaga yang mewadahi orang-orang pustakawan ini hendaknya lebih sering mengadakan seminar atau perptemuan-pertemuan antar para pustakawan sehingga bisa memantau sejauh mana tingkat profesionalisme pustakawan yang di Negara Indonesia ini.
Dengan peningkatan profesionalisme pustakawan diharapkan dapat lebih meningkatkan pelayanan dalam mengelola Perpustakaan serta dalam melayani pengguna Perpustakaan yang datan untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Sehingga Perpustakaan-Perpustakaan yang ada di Indonesia secara tidak langsung bias sejajar dengan Perpustakaan-Perpustakaan yang ada di Negara maju baik dari segi sumberdaya manusianya maupun dalam mengelola Perpustakaan di bidan Ilmu pendidikan dan teknologi (IPTEK) nya
Langganan:
Postingan (Atom)