TEKNIK PENGENALAN INFORMASI DAN LAYANAN PERPUSTAKAAN
Oleh : Darwanto. S.Sos
Pustakawan
Informasi merupakan sesuatu hal terpenting bagi setiap manusia, tanpa adanya informasi maka seseorang akan merasakan kekurangan ilmu yang begitu bermakna. Dengan kata lain informasi juga sangat berhubungan erat sekali dengan komunikasi. Dengan adanya komunikasi kita bisa mendapatkan banyak informasi baik yang bersifat individual maupun bersifat umum, untuk itu betapa pentingnya informasi bagi dunia sekarang ini. Sehingga kita dapat tahu bagaimana keadaan jaman sekarang ini, juga mengenai informasi-informasi baik yang datang dari dalam maupun dari luar negeri. Dengan adanya teknologi yang semakin canggih seperti televisi, internet, web site dan lain sebagainya itu memudahkan kita sebagai calon dari ahli informasi untuk mendapatkan berita atau informasi sebanyak-banyaknya.
User education merupakan bagian dari dunia perpustakaan maka dari itu hubungan antara perpustakaan dengan user education sangat erat sekali. Definisi perpustakaan secara khususu antara lain sebagai berikut suatu unit kerja dari siatu badan atau lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupu bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara sistematis meurut aturan tertentu sehingga dapat dugunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pengunjung atau pemustaka dalam hal ini informasi yang mereka perlukan harus dibantu, diberikan dan sebagai pemustaka harus selalu siap membantu dalam menemukan informasi yang dibutuhkan.
Identifikasi lebih dahulu masalah sebelum melaksanakan orientasi perpustakaan. Tujuan untuk mengetahui lebih dalam definisi, atau factor dalam perpustakaan. Setiap orang pasti membutuhkan informasi dalam menjalankan serta mengembangkan usaha, karena itu merupakan kebutuhan yang tidak pernah habis.
Begitu pentingnya informasi yang akan selalu disimpan dengan baik, dan akan digunakan ketika waktunya tiba akan selalu digunakan sepanjang hidup.Bisa dibayangkan bila informasi yang berharga bagi karier seseorang tiba-tiba hilang maka kemungkinan akan stress dan bingung karena informasi itu sangat penting.
Dalam mengelola informasi ada 2 hal yang perlu diperhatikan antara lain adalah sebagai berikut :
• Data-data dan fasilitas penting lainnya perludiperhatikan
• Melindungi data dan informasi penting
Informasi dipandang sebagai sumber daya lembaga perpustakaan-perpustakaan atau lembaga informasi yang mengelola informasi, pada umumnya semua orang pasi mengenal yang namanya informasi, baik informasi masa kini, masa lampau maupun masa depan. Teknologi informasi dipahami oleh semua pihak dan telah berkembang pesat dengan adanya internet sebagai jaringan komunikasi elektronik merupakan suatu kepopuleran dalam kehidupan masyarakat global.
Berbagai pihak baik individu maupun kelompok telah memanfaatkan internet, karena internet merupakan sarana pendukung pokok dalam menyebarkan informasi. Pemanfaatan internet oleh para penyedia jasa layanan informasi seperti lembaga perpustakaan dan pusindoinfo ada beberrapa lembaga yang sudah melalukannya seperti : Pustak, PDII-Lipi, Perpustakaan Nasional, Perpustakaan IPB-Bogor yang telah mempunyai situs web dalam memberikan informasinya. Perpustakaan kementrian kelautan dan perikanan sedang berbenah melalui perpustakaan Pusdatin agar semua perpustakaan yang ada dilingkungan kementrian kelautan dan perikanan dapat link satu sama lainnya, sehingga pencari atau pengguna perpustakaan yang memerlukan informasi dapat mudah memperolehnya dan tidak harus pergi ke perpustakaan yang terdapat bukunya. Namun kegiatan seperti itu tidaklah mudah sesuai dengan keinginannya harus melalui proses-prosesnya sehingga informasi yang di sebarluaskan bukan informasi yang asal-asalan tetapi merupakan informasi yang berkualitas tentunya. Selain itu penunjangan sumberdaya manusia (SDM) yang harus memadai, karena sumber daya manusia tersubut merupakan factor utama dalam penyebaran, pemilihan, pemilahan atau penyeleksi informasi yang merupakan informasi penting dan informasi pendukung.
Contoh memudahkan memperoleh informasi
Hendaknya penataan koleksi dan pengelola informasi perlu terus dilakukan agar kekayaan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan dapat diakses dengan mudah oleh pengguna tentunya, data ini memperlihatkan bahwa kemudahan memperoleh informasi memberi kontribusi terhadap kepuasan pemakai, artinya pemakai atau pengguna perpustakaan tidak mengalami kesulitan dalam mengakses informasi yang diperlukan. Keceatan dan keakuratan dalam memperoleh informasi merupakan idaman para pengguna perpustakaan, untuk mencapai berbagai sarana dan alat Bantu penelusuran informasi baik manual maupun elektronik.
Menciptakan pelayanan perpustakaan yang memuaskan bukanlah pekerjaan yang mudah dan gampang sebagaimanan anggapan kebanyakan orang, kebutukan akan informasi dapat dilakukan dengan peran pustakawan yaitu dengan cara penelusuran. Penelusuran memerlukan stategi yang tepat berupa langkah-langkah yang harus dilakukan oleh penelusur dalam berbagai situasi dalam penelusuran. Penelusuran juga dapat dilakukan sendiri secara langsung atau dengan cara mendelegasikannya kepada spisialis informasi atau pustakawan. Penelusuran biasanya dilakukan karena keterbatasab jarak dan waktu, dengan menhubungi petugas perpustakan menggunakan telepon atau faxsimili. Keberhasilan penelusuran tergantung pada komunikasi antara pengguna atau pencari informasi. Ada juga permintaan informasi melalui surat, namun apabila melalui surat perpmintaan informasi yang di sampaikan harus jelas sehingga lebih mudah dalam mecarikan informasi yang di telusurinya.
Layanan merupakan salasatu subsistem perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna (user/baik yang langsung maupun tidak langsung dating ke perpustakaan). Layanan merupakan ujung tombak dan sekaligus gambarab kualitas suatu perpustakaan, kinerja suatu perpustakaan tercermin dari tingkat dan kualitas layanan yang diberikan. Layanan yang disediakan suatu perpustakaan tergantung pada jenis perpustakaan, yang pada umumnya dikelompokan menjadi perpustakaan khusus, perpustaskaan umum, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi serta perpustakaan-perpustakaan yang lainnya.
Perlengkapan pada perpustakaan khusus lebih disebabkan oleh kekhususan institusinya atau organisasi, tingkat atau kelompok pengguna yang dilayani dan mayoritas disiplin ilmu yang jadi koleksinya. Tujuan dari perpustakaan khusus antara lain adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi para pengguna khususnya di lembaga induknya, menyimpan serta menemukan kembali dan menyebarkan informasi tersebut secara cepat, tepat, dan akurat kepada staf dan membantu pimpinan untuk memperoleh bahkan untuk pengambilan kebijakan.
Jika perpustakaan yang telah berkembang sarananya telah dilengkapi dengan kompeten untuk pelayanan pengguna serta pengelolaan dan penyimpanan data serta dilengkapi dengan jaringan baik untuk kebutuhan pengguna didalam lingkup instansi sendiri maupun pengguna di luar perpustakaan. Untuk memudahkan dan menjaga keamanan data makan dibuat suatu program aplikasi dengan menggunakan visual basic, program yang memungkinkan pengguna mengakes pengelolaan data dari dalam dan luar. Dalam suatu perpustakaan, catalog merupakan salahsatu alat Bantu untuk menemukan kembali keloksi, dalam artian catalog adalah suatu keterangan singkat atau wakil dari suatu koleksi. Sebelum teknologi informasi kebradaan catalog ini sangat di perlukan sekali pada perpustakaan dimana kegunaan dari catalog itusendiri merupakan alat untuk mempermudah, mempercepat dalam pencarian informasi yang dibutuhkan, kebanyakan perpustakaan sekarang ini sudah banyak yang menggunakan atau menerapkan automasi perpustakaan, menerapkan automasi terutama jika jumlah pengunjung banyak tetapi tidak diimbangi dengan ketersediaan kumpulan untuk penelusuran yang memadai tunjuanyan adalah pangkalan data (OPAC) :
• Agar pengguna dapat mengakses secara cepat dan tepat
• Untuk mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan
• Untuk mempercepat pencarian inforamsi kembali
• Memudahkan penyimpanan kembali bagi petugas perpustakaan
• Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas
Dalam teknik pelayanann perpustakaan dengan OPAC memberikan beberapak keuntungan yaitu untuk penelusuran catalog menjadilebih cepat dan singkat waktu yang diperlukan. Selain kemudahan menggunakan aplikasi untuk menemukan informasi juga mudah dalam mendapatkan informasi, penelusuran informasi dapat dilakukan melalui beberapa titik akses antara lain melalui judul, pengarang, kata kunci tahun tetrbit dan masuh banyak lagi. Bagi pelaksanaan mengenai sumber informasi bidang lain sama pentingnya dengan mengenal sumber informasi.
Pengenalan sumber informasi ini dilakukan oleh pustakawanuntuk melakuka penelusuran ataupun melakukan tugas temu balik informasi adalah bibliografi, yang merupakan daftar buku, walaupun semua merupakan daftar buku tidak semua bibliografi disusun menurut cara yang sama ataupun mencangkup subjek yang sama.
KESIMPULAN
Dari makalah diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa teknik pengenalan informasi dalam layanan sangatlah penting dilakukan oleh pustakawan maupun oleh para ahli informasi karena akan meningkatkan kualitas para pengguna secara umum dan meningkatkan kualitas bagi pustakawan itu sendiri. Disamping itu juga teknik pengenalan dalam perpustakaan, sangat penting diterapkan dalam setiap perpustakaan bagi calon pengguna itu merupakan keuntungan dalam pencarian inforamsi yang dibutuhkan dan akan mendapatkan informasi yang tepat, cepat, dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
Rusmana. A. 2002. Analisis Sistem Informasi, Jakarta. Universitas Terbuka
Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Andriaty. Eda S. Sopia. 2001. Kerjasama Pengguna dan Pustakawan dalam menelusur informasi untuk meningkatkan pelayanan
Suwardikarta. L.S. 1998. Titik Akses Subyek dalam Organisasi Informasi di Perpustakaan. Terbitan Jurnal Ilmu Perpustakaan (No. 2) 55 Hal, Jakarta. Fak. Sastra UI.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar