SISTEM PELAYANAN JASA PENELUSURAN
PADA PERPUSTAKAAN KHUSUS
Oleh : Darwanto S,Sos
Pengelola Perpustakaan
Sistem pelayanan perpustakaan dapat dibedakan dalam dua cara yaitu sistem pelayanan terbuka (opened Access) dan sistem pelayanan tertutup (Closed Access). Pada pelayanan terbuka pengguna dapat masuk keruang penyimpanan koleksi, sehingga dapat mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang diperlukan yang telah tersusun dalam rak lokasi, sedangkan pada sistem pelayanan tertutup harus meminta bantuan pada petugas perpustakaan untuk mencari bahan pustaka yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pelayanan dengan baik pada kedua sistem ini pelayanan perpustakaan tersebut diperlukan beberapa syarat, antara lain :
I. Koleksi Perpustakaan harus disusun secara sistematis :
• Koleksi buku disusun menurut nomor panggil
• Koleksi majalah, jurnal disusun menurut subyek yang didalammnya disusun menurut abjad jurnal majalah
• Koleksi rujukan menurut jenis publikasinya, yang berbentuk buku disusun menurut nomor panggil
II. Alat Bantu temu kembali koleksi pustaka harus lengkap, jenis alat temu kembali yang biasa digunakan antaralain :
• Katalog Buku harus lengkap untuk mempermudah penelusuran.
• Katalog Majalah merupakan catalog yang penting untuk menemukan kembali judul-judul majalah yang dimiliki perpustakaan, selain informasi mengenai judul juga diperlukan data seperti volume, nomor dan tahun terbit agar pengguna dapat lebih mudah memnemukan ataukah dia harus cari di perpustakaan yang lain.
Semua sarana penelusuran informasi yang disebut di atas ada yang berbentuk terbitan berkala yang disusun dalam pangkalan data, semua jenis sarana penelusuran tersebut harus disusun dan dirancang untuk dapat ditelusuri dari berbagai titik akses. Data yang terdapat dalam pengelolaan data harus selalu merujuk ke dalam dokumen-dokumen dimana informasi tersebut dapat dicari, jadi merujuk ke judul buku atau majalah yang memuat lengkap seperti; volume nomor dan tahun terbit.
Penyusunan dokumen atau literature secara sistematik di rak atau lemari sebenarnya sudah memudahkan pustakawan maupun pengguna perpustakaan untuk menemukan judul koleksi pustaka lain dalam kelompok subyek tersebut, karena letak koleksi pustaka bersubyek sama selalu ditempatkan dan saling berdekatan.
Perpustakaan yag memiliki sistem pelayanan terbuka menjadi kosekwensi pustakawan perlu menjaga agar susunan koleksi dalam rak tetap sistematis yaitu dengan cara telah memperkenalkan perngguna perpustakaan memasukan sendiri koleksi yang telah dibaca ke dalam rak penyimpanan, keadaan tersebut memerlukan tenaga penyusun koleksi bahan pustaka yang secara konsisten memasukan kembali koleksi yang telah dibaca pegguna ke rak penyimpanan sebelum jam tutup perpustakaan. Dengan demikian pada hari berikutnya pengguna dapat langsung menggunakan kembalo koleksi pustaka tersebut karena telah tersusun kembali seperti semula.
Perpustakaan yang memiliki sistem pelayanan tertutup juga tidak luput dari tiga unsur penyusunan di rak hanya saja pada sistem pelayanan tertutup diperlukan petugas perpustakaan yang dapat memahami koleksi dan jumlah koleksi pun tersedia agar pengguna tidak terlalu lama menunggu untuk menggunakan koleksi tersebut, atau yang diperlukan.
Pemanfaatan kolesi buku dalam sistem pelayanan terbuka
1. Pengguna masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan diri pada buku tamu yang telah disediakan, menyerahkan kartu identitas diri yang masih berlaku kepada petugas perpustakaan.
2. Pengguna mencari judul koleksi pustaka yang diperlukan
3. Bilamana nama pengarang atau judul buku sudah tahu maka pengguna dapat mencari sendiri yang disusun berdasarkan nomor panggil
4. Dengan berbekal data koleksi pustaka yang diperlukan dan nomor panggil pengguna dapat melanjutkan pencarian bahan pustaka dalam rak penyimpanan buku.
5. Pencarian buku dapat dilakukan melalui catalog.
6. pencarian buku melalui pengarang
7. bila pengguna hanya mengetahui subyek koleksi pustaka yang diperlukan, maka pengguna dapat menelusuri induk subyek yang disusun menurut abjad.
Dalam katalog penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan subyek. Penelusuran berlaku juga untuk indeks yang ada didalam penelusuran dengan komputerdapat menggunakan kata kunci yang dapat di kombinasikan sehingga hasilnya dapat lebih tepat, jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan karena itu perpustakaan menyediakan jasa yang sangat perlu untuk pengguna perpustakaan. Disamping penggolongan perpustakaan seperti dinyatakan diatas dikendalokan pula golongan pembaca khusus
Kelemahan serta kelebihan untuk perpustakaan terbuka dan tertutup
Segala sesuatu pasti menpunyai kelemahan serta kelebihan masing-masing, begitu juga dengan sistem pelayanan terbuka (Open Access) dan pelayanan Tertutup (Close Accsess) bagi perpustakaan. Kelemahan dari pelayanan terbuka itu banyak sekali diantaranya petugas perpustakaan harus lebih jeli dan teliti memingat pengguna perpustakaan langsung masuk atau mengambil sendiri koleksi yang diperlukan, dengan adanya sistem seperti ini koleksi rentan sekali hilang, rusak, penyimpanan tidak teratur, buku banyak yang sobek, banyak coretan serta masih banyak lagi hal-hal yang tidak bias dibayangkan bakal terjadi. Namun dibalik kelemaha tersebut juga pasti ada kelebihan yang terdapat pada pelayanan terbuka ini diantaranya bahwa pengguna atau pencari informasi akan merasa puas sekali dengan sistem terbuka ini karena apabila ada pengguna yang kurang puas dengan suatu sumber referensi tersebut mereka dengan leluasa dapat mencari sendiri, disamping itu juga bagi petugas perpustakaan hanya tinggal menunjukan rak tempat koleksi itu disimpan tidak perlu diambil oleh petugas perpustakaan. Sedangkan untuk pelayanan tertutup (Closed Access) kelemahannya sedikit antara lain rentan koleksi yang hilang sangat sedikit karena untuk pengambilan serta pengembalian koleksi diserahkan kepada petugas perpustakaan serta koleksinyapun bias secara terus menerus di awasi karena terkontrol terus, koleksi yang sudah disusun rapi sesuai dengan sistematis tidak akan berubah banyak dalam penyimpanan kembali koleksinya, koleksi tidak akan rentan rusak, koeksi akan terjaga terus serta masih banyak lagi. Sedangkan kelemahan dari pelayanan sistem tertutup ini bahwa pengguna merasa kurang puas dan terbatas dalam pencarian judul/literature yang di perlukan, seandainya suatu literature tersebut tidak tepakai makan sebelum meminjam koleksi yang lainnya harus di kembalikan lebig dahulu.
Pelayanan tertutup hanya di terapkan pada perpustakaan-perpustakaan yang mempunyai koleksinya sangat penting, langka, dan berharga, juga tergantung pada kebijakan-kebijakan pada suatu perpustakaan itu sendiri. Pada umumnya perpustakaan yang ada di Indonesia menggunakan pelayanan terbuka jadi secara tidak langsung pengguna atau pencari informasi dapat masuk dan mencari koleksi dengan sendirinya. Apabila pengguna perpustakaan tidak menemukan koleksinya baru minta bantuan kepada pengguna perpustakaan dengan menanyakan nomor panggil atau menanyakan letak buku serta informasi yang dicari.
Kesimpulan
Sistem Pelayanan Jasa Penelusuran pada Perpustakaan Khusus merupakan suatu kegiatan pelayanan yang tertutup (Closes Access), dimana pelayanan seperti ini menerangkan atau menjelaskan bahwa koleksi yang tersedia pada perpustakaan tersebut sangat dijaga dengan baik informasinya sehingga untuk lebih melestarikan koleksi yang sudah ada, sehingga pengguna perpustakaan tida secara bebas mengambil serta mengambil koleksi atau inforamsi yang dibutuhkan. Pengguna apabila membutuhkan informasi harus mengontak atau menemui petugas perpustakaanya. Supaya bisa di Bantu dalam penelusuran koleksi. Jasa penelurusan oleh perpustakaan tertutup ini mencirikan bahwa hampir seluruh koleksi yang ada didalamnya itu sangat dijaga dan dirawat dengan baik, sehingga mengambil kebijakan seperti ini berarti mempunyai alesan yang kuat pula. Pada umumnya perpustakaan yang ada menggunakan sistem koleksi terbuka (Open Access) dimana pencari atau pengunjung perpustakaan dapat bebas mencari informasi yang dibutuhkannya, seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa dari sistem pelayanan jasa penelusuran tersebut pasti memyunyai sisi kelemahan dan sisi kelebihan masing-masing dan itu merupakan telah dipertimbangkan oleh perpustakaan yang melakukan pelayanan seperti ini dari sejak jauh-hauh hari.
DAFTAR PUSTAKA
Andriaty. Eda S. Sopia. 2001. Kerjasama Pengguna dan Pustakawan dalam
Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Basuki, Sulistyo., 1991. Pengertian Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Nita Ismayanti., 1992. Pemanfaatan layanan perpustakaan; FSUI. Jakarta
Rusmana. A. 2002. Analisis Sistem Informasi, Jakarta. Universitas Terbuka
menelusur informasi untuk meningkatkan pelayanan
Suwardikarta. L.S. 1998. Titik Akses Subyek dalam Organisasi Informasi di Perpustakaan. Terbitan Jurnal Ilmu Perpustakaan (No. 2) 55 Hal, Jakarta. Fak. Sastra UI.
-------------2002., Panduan Perpustakaan J,.Alak., PUJP
Sukaesih, 1998. Pokok Bahasan Pelayanan Perpustakaan, (Suatu Pengantar / Jurusan Ilmu Perpustakaan)., Fikom Unpad. Bandung
Tidak ada komentar:
Posting Komentar