PERKEMBANGAN PERPUSTAKAAN LEWAT KERJASAMA JARINGAN PERPUSTAKAAN APTIK (JPA)

PERKEMBANGAN PERPUSTAKAAN LEWAT KERJASAMA
JARINGAN PERPUSTAKAAN APTIK (JPA)

Oleh : Darwanto S.Sos

Lima tahun sesudah berdirinya APTIK (Asosiasi Perguruan Tinggi Katolik), tepatnya bulan Juli 1989, para kepala perpustakaan yang tergabung dalam universitas anggota APTIK, berkumpul untuk membahas suatu bentuk kerjasama berupa APTIK Library Network (ALN). Setelah mengalami ‘kelesuan’ selama 1994-1995, ALN bangkit kembali pada tahun 1996 dan berganti nama menjadi JPA (Jaringan Perpustakaan APTIK). Kerjasama ini diprakarsai oleh Ibu Irene R. Adhikusuma (Kepala Perpustakaan Unika Widya Mandala pada waktu itu) yang dibantu oleh Prof. L. Sulistyo-Basuki. Kedua tokoh ini sangat berperan dalam pembentukan dan perkembangan kerjasama ini. Bahkan ada beberapa gagasan mereka yang telah dipikirkan sejak dulu, belum terwujud sampai sekarang.

Pada waktu ALN berdiri, anggota APTIK masih terdiri dari 10 yayasan perguruan tinggi Katolik, yaitu minus yayasan yang menaungi Sekolah Tinggi Musi (Palembang) dan Sekolah Tinggi Keperawatan Carolus (Jakarta). Kedua mereka baru bergabung sesudah JPA berdiri. Saat ini ada 16 perpustakaan yang bergabung di dalam JPA.

Tabel 1 Perpustakaan JPA dari Sabang sampai Merauke

Pulau
Propinsi
Kota
Perpustakaan

Sumatera
Sumatera Utara
Sumatera Selatan
Medan
Palembang
Unika St. Thomas
Sekolah Tinggi Musi

Jawa
DKI Jakarta




Jawa Barat
Yogyakarta

Jawa Tengah
Jawa Timur
Jakarta




Bandung
Yogyakarta

Semarang
Surabaya

Malang

Unika Atma Jaya (UAJ)-Jakarta
FK-UAJ
PKPM
PKBB
St. Carolus
Unika Parahyangan
Univ. Sanata Dharma
Unika AJ-Yogyakarta
Unika Soegijapranata
Univ. Widya Mandala Surabaya
Univ. Widya Mandala Madiun
Univ. Widya Karya

Kalimantan
Kalimanatan Barat



Pontianak
Unika Widya Dharma

Sulawesi
Sulawesi Selatan
Sulawesi Utara
Ujung Pandang
Manado
Unika Atma Jaya Makasar
Unika de La Salle


Timor
NTT
Kupang
Unika Widya Mandira



Dapat dikatakan secara keseluruhan ruang lingkup JPA meliputi informasi tentang hampir semua cabang ilmu pengetahuan, mulai dari humaniora sampai sains dan teknologi. Ada lebih kurang 30 jenis program pendidikan di lingkungan APTIK, yaitu kedokteran, keperawatan, farmasi, teknik (sipil, elektro, mesin, industri, kimia, arsitektur), pertanian (teknologi pertanian, ekonomi pertanian), hukum (perdata, pidana, internasional, bisnis), hubungan internasional, ekonomi, manajemen, akuntansi, administrasi negara, psikologi, pendidikan (bahasa, agama, guru SD), politik, pariwisata, bahasa, filsafat, dan teologi.

Kondisi perpustakaan pada awal berdirinya ALN sangat ‘menyedihkan’ dari segi sumberdaya, pengelolaan, dan kedudukannya di organisasi induk. Dari semua perpustakaan, hanya ada dua tenaga sarjana perpustakaan, dan mereka tidak dibantu oleh tenaga teknisi profesional. Otomasi sebagian kegiatan perpustakaan baru dilakukan oleh segelintir perpustakaan. Bahkan ada 4 perpustakaan yang tidak memiliki komputer. Hal ini berakibat serius pada pengelolaan perpustakaan. Kelemahan yang menonjol adalah katalogisasi yang tidak mengikuti standard yang berlaku, kesalahan pencatatan bibliografis, kebijakan-kebijakan yang tidak berorientasi pada pemakai, dan perencanaan anggaran yang tidak dapat meyakinkan pimpinan universitas. Meskipun di dalam struktur organisasi universitas kedudukan perpustakaan jelas berada di bawah rektor, namun dalam kenyataan sehari-hari perpustakaan hampir tidak dilibatkan dalam kegiatan-kegiatan yang sebetulnya relevan. Bahkan ada perpustakaan yang tidak mempunyai wewenang sama sekali dalam menentukan dan membelanjakan anggarannya. Tenaga perpustakaan adalah tenaga administrasi, kecuali kalau seorang dosen atau peneliti ditugaskan untuk bekerja di perpustakaan. Perpustakaan menjadi tempat buangan orang-orang bermasalah di unit-unit lain, dan tenaga perpustakaan yang handal dipindahkan ke unit lain meskipun sudah mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan.

Bisa dibayangkan betapa sulitnya untuk saling berbagi informasi yang paling sederhana sekalipun seperti pertukaran kartu katalog, dalam kondisi seperti itu. Untuk mengatasi situasi tersebut, kegiatan ALN lebih difokuskan pada peningkatan mutu tenaga perpustakaan. Pada tahun 1991-1993, 9 orang tenaga perpustakaan mendapat beasiswa dari APTIK untuk mengikuti program S1 Ganda di JIP-UI. Pemberian beasiswa oleh APTIK untuk perpustakaan terbuka terus sampai sekarang, yaitu untuk Diploma, S1 Ganda, S2, dan S3. Saat ini tidak ada lagi perpustakaan di lingkungan APTIK yang tidak mempunyai tenaga profesional perpustakaan. Perpustakaan St. Carolus, sebagai anggota termuda, sedang mengirimkan seorang karyawannya untuk belajar di JIP-UI.

Di samping pendidikan formal, pelatihan juga diadakan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang CDS/ISIS versi 2.3 (1990), dan katalogisasi dengan DDC 20 dan LCSH ed. 9 (1991). Dalam rangka mengikuti perkembangan yang terbaru, pelatihan serupa diadakan beberapa tahun kemudian untuk CDS/ISIS versi 3.07 (1996), DDC 21 dan LCSH ed. 18 (1997), penyegaran penyusunan deskripsi katalog JPA (1998), dan WINISIS (2001). Berkat pelatihan-pelatihan ini dan konsultansi dengan para ahli yang dilakukan sesudah itu, otomasi perpustakaan, penyeragaman katalogisasi dan pertukaran data, bahkan pembuatan katalog induk buku (KIB), menjadi lebih mudah.


Saat ini KIB, yang pembuatannya secara intensif dimulai tahun 1998, sudah meliputi sekitar 260.000an entri. Hasilnya dibagikan lewat CD-ROM dan akan dapat diakses langsung lewat internet. KIB ini juga akan dikembangkan sebagai sarana pembuatan katalog, pinjam antar-perpustakaan, dan evaluasi kekuatan koleksi. Pembuatan KIB dilakukan di Unika Widya Mandala, tempat Koordinator JPA berkantor. Kantor tersebut diperlengkapi dengan ahli dan peralatan komputer yang memadai.

Pengembangan perpustakaan dan karyawannya juga dilakukan melalui pelatihan pendidikan pemakai (1999), pengukuran kinerja perpustakaan (2002), pelatihan-pelatihan ‘on-the-spot’ mengenai otomasi perpustakaan yang dilakukan di perpustakaan yang masih lemah, dan kesempatan magang di perpustakaan yang kondisinya lebih baik. Untuk membantu universitas yang lemah, APTIK (melalui Pusat Informasi APTIK) memberikan pelatihan operator sistem dan bantuan komputer (1999).

Sebagai hasilnya, sekarang semua perpustakaan anggota JPA sudah melakukan otomasi perpustakaan, dan mempunyai akses ke Internet. Otomasi perpustakaan dilakukan dengan menggunakan sistem perpustakaan yang terintegrasi berbasiskan CDS/ISIS yang dikembangkan di Perpustakaan Unika Atma Jaya Jakarta (1997) dan Unika Widya Mandala Surabaya (sesudah 1997 sampai sekarang). Anggota JPA lainnya tinggal memilih ingin menggunakan sistem yang dikembangkan di Unika Atma Jaya Jakarta atau Widya Mandala Surabaya. Ada juga yang sudah meninggalkan CDS/ISIS, yaitu dengan membeli sistem yang sudah jadi seperti NCI Bookman, atau mengembangkan sendiri sistem yang berbasiskan web.

Anggota JPA yang diwakili oleh para kepala perpustakaan universitas mengadakan rapat kerja dua atau satu tahun sekali. Tujuannya adalah untuk membahas program kerja dan kendala yang dihadapi. Di samping raker, sejak tahun 1998 para anggota JPA dapat bertukar informasi, berdiskusi, dan mengajukan usulan, melalui milis jpa (jpa-aptik@yahoogroups.com). Hasil raker dan diskusi dilaporkan oleh Koordinator JPA dalam Rapat Umum Anggota APTIK yang dihadiri oleh para pimpinan yayasan dan universitas. Para kepala perpustakaan juga melaporkan hasilnya ke rektor masing-masing. Mekanisme ini mempunyai dampak positif terhadap peningkatan perhatian para pimpinan terhadap perpustakaan. Sekarang tidak ada lagi perpustakaan yang tidak mempunyai hak dalam penyusunan anggaran. Bahkan jabatan fungsional pustakawan pun sudah menjadi topik pertemuan para Purek 1 universitas yang ada di lingkungan APTIK.

Kerjasama ini juga membawa keuntungan lain bagi anggota JPA, yaitu terutama dalam hubungannya dengan pihak luar. KMNRT, misalnya, pada tahun 2001 memberi kesempatan pada 2 orang yang ada di lingkungan perpustakaan dan universitas APTIK untuk mengikuti training TI di India selama 1 bulan. Pada tahun yang sama, KMNRT juga menyerahkan pada JPA, suatu sistem perpustakaan digital DocuShare yang pengelolaannya dipercayakan pada Perpustakaan Unika Parahyangan. Perpustakaan ini sudah menunjukkan kepiawaiannya dalam pemanfaatan DocuShare ini, yaitu dengan keberhasilannya mendigitalisasikan ribuan dokumen (tesis, disertasi, skripsi, laporan penelitian, foto, jurnal, e-book) dalam waktu beberapa bulan. Sebagai akibat dari kesuksesan ini, Rektor Unpar mengusulkan agar Kepala Perpustakaan duduk dalam Senat Universitas. Perpustakaan ini juga mendapatkan proyek lain dari KMNRT yang masih ada hubungannya dengan digitalisasi. Masuknya gagasan dan praktek perpustakaan digital lewat JPA ini juga memudahkan dukungan pengembangan perpustakaan digital di masing-masing anggota JPA.

Sejak tahun 2000, Perpustakaan Unika Atma Jaya Jakarta mengembangkan sistem perpustakaan digital yang bernama AtmaLib. Sistem ini sudah disosialisasikan dalam Raker JPA tahun 2002, dan sudah menarik dukungan seorang rektor di lingkungan APTIK untuk memanfaatkannya bagi perpustakaan di universitasnya. AtmaLib ini sudah disetujui oleh Rektor Unika Atma Jaya Jakarta dan para programernya untuk digunakan dan dikembangkan bersama oleh anggota JPA.

Uraian di atas memperlihatkan banyaknya kemajuan yang terjadi di lingkungan JPA sebagai hasil dari kerjasama ini. Kemajuan yang sama dapat dipastikan akan memerlukan waktu yang lebih lama kalau diperjuangkan sendirian. Sebagai ilustrasi, Perpustakaan St. Carolus yang baru bergabung tahun 2000 dan mulai ikut Raker JPA tahun 2002, pada saat dikunjungi pertama kali oleh anggota JPA terdekat pada bulan April 2002, kondisinya adalah sebagai berikut: tidak ada tenaga yang berlatar belakang pendidikan perpustakaan, belum otomasi, dan hanya memiliki satu komputer yang digunakan untuk keperluan administrasi. Sejak kunjungan tersebut, mereka mendapat pelatihan mengenai katalogisasi dan CDS/ISIS, instalasi sistem perpustakaan terintegrasi berbasiskan CDS/ISIS, mengirimkan satu tenaga untuk magang selama satu bulan ke Perpustakaan Universitas Petra, mempekerjakan satu tenaga sarjana perpustakaan, dan bahkan mendapatkan beasiswa APTIK untuk diploma perpustakaan.

Jakarta, 2002.












DAFTAR PUSTAKA

Panitya persiapan aptik library network: suatu laporan (disiapkan untuk laporan pada RUA APTIK di yogyakarta tanggal 9-13 maret 1991).

Keadaan perpustakaan unika dalam lingkungan aptik.