DIGITALISASI KOLEKSI PERPUSTAKAAN PROSPEK DAN KENDALA

DIGITALISASI KOLEKSI PERPUSTAKAAN PROSPEK
DAN KENDALA
Oleh Wahyu Supriyanto
Pustakawan UGM

Di Postkan Oleh Darwanto S Sos
Pendahuluan
Saat ini perpustakaan digital diperlukan untuk mendukung pelaksanaan
pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian dan pelayanan pada
masyarakat. Perubahan paradigma dalam sistem pendidikan dan pengajaran di
perguruan tinggi menempatkan perpustakaan sebagai sumberdaya informasi yang
sangat penting karena dimungkinkan akan memberikan kemudahan pada civitas
akademika dalam aksesibilitas informasi di perpustakaan. Pemanfaatan teknologi
komunikasi dan informasi banyak membantu dalam pengembangan fasilitas
perpustakaan. Meskipun hal ini masih perlu waktu untuk merubah image para
pustakawan atau petugas perpustakaan yang tadinya menggunakan sistem manual
berubah menjadi sistem yang terotomasi.
Dalam era global seperti sekarang ini muncul berbagai perpustakaan yang
menerapkan Teknologi Informasi (TI). Istilah perpustakaan maya, perpustakaan
elektronik, perpustakaan digital dll selalu menjadi sajian sehari-hari perpustakaan.
Bagi sebagian besar perpustakaan di Indonesia, aplikasi TI seperti di negara-negara
yang sudah maju merupakan suatu tantangan harus dilaksanakan untuk mendukung
tuntutan sebagian pengguna jasa perpustakaan yang memerlukan informasi agar
dapat menemukan informasi yang diperlukan dengan mudah dan cepat. Dengan
demikian muncul pertanyaan Bagaimana perpustakaan ideal yang mampu memenuhi
kebutuhan pengguna? Perpustakaan ideal yang mampu memenuhi keinginan
pengguna adalah perpustakaan yang menyediakan informasi lengkap, dapat diakses
kapan saja, dimana saja dan dipandu oleh pustakawan yang profesional. Hal ini
sebagai akibat dari dampak aplikasi TI dalam kehidupan masyarakat secara luas.
Secara teori perpustakaan mutlak harus memakai TI agar tidak ditinggalkan sebagian
pengguna jasa tersebut. Pengalaman menunjukkan bahwa sebagian besar
perpustakaan di Indonesia belum memiliki kemampuan untuk mengaplikasikan TI,
sehingga harus ada strategi khusus untuk melaksanakannya.
2
Saat ini koleksi perpustakaan dalam bentuk digital sangat diperlukan untuk
meningkatkan peranan perpustakaan dalam proses pendidikan di organisasi induknya.
Caranya yaitu dengan :
1. Mengintegrasikan Perpustakaan (koleksi, akses informasi dan semberdaya
lainnya) ke dalam kurikulum dan proses pendidikan
2. Mengembangkan fakultas dan jurusan dalam pengembangan kurikulum yang
berdasarkan sumber informasi yang tersedia di dan atau dapat diakses lewat
perpustakaan.
3. Meningkatkan ketersediaan dan keterpakaian sumberdaya informasi yang ada
di Perpustakaan, organisasi induknya dan juga yang ada di luar Perpustakaan.
Hal ini akhirnya akan dapat :
1. Meningkatkan kebutuhan pengguna perpustakaan.
2. Meningkatkan kepuasan pengguna perpustakaan.
3. Meningkatkan kepercayaan stakeholder terhadap perpustakaan.
4. Meningkatkan kemitraan antara perpustakaan dengan stake holder.
5. Membuka mata administrator dan para dosen akan potensi dan posisi strategis
perpustakaan dan menjadikan program ini sebagai program universitas.
Mengapa Perlu Digitalisasi Koleksi ?
1. Bahan-bahan pustaka seperti buku, skripsi, tesis, disertasi, jurnal ataupun
artikel yang ada sangat dimungkinkan untuk tersedia dalam format digital
(bukan kertas).
2. Dapat menghemat tempat penyimpanan
3. Bahan pustaka lebih aman dari kerusakan sehingga lebih tahan lama.
4. Jika dipasang pada Web Site dapat diakses oleh banyak orang dan dari
manapun.
Pengembangan Perpustakaan Digital
Pengembangan perpustakaan digital menjadi kegiatan baru dalam
membimbing pemakai menggunakan perangkat TI secara optimal untuk menemukan
3
informasi yang dicari. Perkembangan TI ternyata menjadi beban bagi kebanyakan
perpustakaan. Banyak perpustakaan yang hanya diberi kesempatan untuk melihat
semua perkembangan yang canggih namun belum dapat menerapkannya. Keadaan ini
memotivasi pengelola perpustakaan untuk dapat “mendongkrak” posisi perpustakaan
pada tingkat yang lebih tinggi. Untuk itu diperlukan suatu pemahaman yang harus
disadari oleh banyak pihak antara lain sebagai berikut:
1. Perpustakaan merupakan sumber ilmu pengetahuan yang berharga bagi
pustakawan, dosen, mahasiswa, jurnalis, peneliti dan lain lain.
2. Perpustakaan memiliki banyak informasi dari berbagai disiplin ilmu dan
sebagai tempat untuk mengembangkan ketrampilan.
3. Sejarah tentang perkembangan perpustakaan juga mencerminkan
perkembangan pendidikan di Indonesia
4. Mahasiswa membutuhkan informasi terstruktur dari perpustakaan untuk
mendukung perkuliahan dan mengerjakan tugas.
5. Dosen membutuhkan portal informasi sebagai tempat berbagi informasi
dengan sesama dosen.
6. Dukungan pimpinan universitas atas terwujudnya perpustakaan digital sangat
penting terutama untuk mengatasi kendala tempat koleksi, jarak dan waktu.
7. Penanaman budaya jaminan mutu, etos kerja dan nilai kerja perlu dihayati
pada setiap kegiatan perpustakaan.
Untuk itu diperlukan suatu cara yang efektif dalam mengembangkan perpustakaan
digital antara lain dengan mengevaluasi tentang pengguna perpustakaan, koleksi dan
layanan yang sudah ada, SDM yang dimiliki serta sistem yang dimiliki. Kegiatan
perpustakaan dibagi menjadi 5 fungsi yaitu : Manajemen Koleksi, operasional
perpustakaan, layanan perpustakaan, dukungan SDM, dan dukungan TI.
I. Manajemen Koleksi
1. Melaksanakan Stock Opname koleksi untuk memastikan keberadaan koleksi
agar mudah dan cepat ditemukan, dapat diakses serta dipesan melalui web site.
2. Mewujudkan integrated sistem informasi pengadaan koleksi antar
perpustakaan agar tidak terjadi duplikasi koleksi.
4
3. Pengembangan daftar koleksi lokal yang meliputi karya penelitian, skripsi,
tesis, artikel dan buku terbitan perguruan tinggi yang bersangkutan.
4. Sosialisasi pemakaian layanan elektronik yang diprioritaskan bagi sivitas
akademika.
II. Operasional Koleksi.
1. Memperbaiki master database berdasar pada stock opname.
2. Pengecekan nomor inventaris dan nomor klasifikasi untuk perbaikan database
buku
3. Penataan koleksi nonbuku, misalnya CD ROM dan kaset.
4. Integrated pengolahan antar perpustakaan yang ada
III. Layanan Perpustakaan
1. Integrasi sistem layanan dengan penyesuaian tata tertib yang berlaku pada
masing-masing perpustakaan ada.
2. Pengembangan layanan referensi meliputi penelusuran, konsultasi, penataan
knowledge
3. Bimbingan pengguna perpustakaan agar familier menggunakan layanan yang
terotomasi dan layanan berbasis web
4. Pengembangan layanan digital dan multimedia
5. Pengembangan terbitan pustaka (InfoPustaka Online), kliping online dan
paket informasi yang lain.
6. Bekerjasama dengan jurusan, ketua program studi, pimpinan universitas, UPT
dan Biro untuk mempromosikan koleksi dan sosialisasi tentang pemakaian
perpustakaan digital.
7. Mengupdate informasi yang ada di Web dan perpustakaan sebagai moderator
ICS (Information Center Service)
IV. Pengembangan SDM
1. Pengembangan SDM terhadap layanan yang berbasis TI dan menguasai
tentang jaringan (networking).
2. Pengembangan SDM sebagai subject specialist dan database developer.
5
V. Pengembangan TI
1. Pengembangan aplikasi sistem informasi dibuat untuk mengatasi berbagai
kendala pada layanan perpustakaan sehingga tersedianya laporan yang
diinginkan pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan jurusan.
2. Bekerjasama dengan Pusat Komputer dan Operasional TI untuk terus
mengembangkan sistem informasi layanan, penataan sistem informasi dan
knowledge digital.
Kesimpulan
1. Digitalisasi koleksi perpustakaan merupakan pendukung dalam pendidikan &
pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat yang handal di
Universitas, karena di samping memenuhi permintaan dosen dan mahasiswa
sebagai pengguna potensial, perpustakaan juga membantu dalam
pengembangan kurikulum yang berdasar pada sumber informasi yang tersedia
dan atau dapat diakses lewat perpustakaan.
2. Pembangunan perpustakaan digital didahului dengan oleh survei untuk
mengetahui kebutuhan riil (the real needs) pengguna dan harapan mereka
terhadap perpustakaan
3. Sistem mutu, budaya jaminan mutu, penanaman etos kerja dan nilai kerja serta
dukungan pimpinan universitas sangat membantu dalam pengembangan
perpustakaan digital.
4. Perlu pustakawan yang tekun dan handal dalam mengelola informasi penting
dalam internet, pengembangan database, pembuatan paket informasi dan
pengelolaan sumber daya informasi lain yang diperlukan dosen dan
mahasiswa.
6
Daftar Pustaka
Fahmi, Ismail The Indonesian Digital Library Network. Makalah Seminar
Internasional Digital Library Network, tanggal 2 Oktober 2003 di ITB.
Ernawati, Endang. Pengembangan Perpustakaan Digital Dalam Mendukung
Pembelajaran Elektronik di Universitas Bina Nusantara. Makalah Seminar Peran
Perpustakaan Perguruan Tinggi Dalam Mendukung e-Learning. Tanggal 23 April
2003 di Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Fahmi, Ismail. Jaringan Perpustakaan Digital. Majalah…
Sudarsono, B. Peran Pustakawan di Abad Elektronik: Impian dan Kenyataan.
Makalah Seminar Sehari Peran Pustakawan di Abad Elektronik: Impian dan
Kenyataan. Tanggal 2 Juni 2000 di PDII-LIPI, Jakarta.