Penelusuran Jurnal Elektronik dan Manfaatnya

Peserta Pelatihan

Perkembangan teknologi informasi, khususnya Internet, membuat sumber daya infonnasi yang tersedia baik di dalam dan di luar perpustakaan semakin bertambah dengan pesat. Bentuk dan format sumber informasi kini lebih bervariasi dan kompleks, tidak hanya dalam bentuk tercetak tapi juga elektronik dan dijital. Perkembangan tersebut memicu beberapa penerbit, sebagai salah satu penyedia informasi, mulai menerbitkan publikasinya dalam format dijital. Publikasi tersebut kemudian dipasarkan melalui internet. Setiap orang yang hendak mengakses, wajib membayar lebih dulu, sebelum bisa mendapatkan publikasi tersebut. Publikasi ini disebut dengan online journal atau jurnal elektronik.
Jurnal elektronik merupakan sekumpulan artikel dari berbagai sumber, biasanya jurnal lmiah, majalah, surat kabar yang dikumpulkan dalam satu database oleh vendor dan dapat diakses secara online, dan umumnya harus dilanggan. Isinya ada yang berbentuk abstrak dan teks penuh (fulltext).
Karakteristik Jurnal Elektronik
• Membutuhkan password (bulanan, tahunan)
• Adanya masa berlangganan (per tahun)
• Memiliki titur standard seperti Basic Search, Advanced Search, Topic, Publication, Marked, Bookshelf dll.
• Hasil penelusuran dalam bentuk full text/html, PDF, abstrak
• Memberikan berbagai pilihan titik akses Gudul, pengarang, subjek, penerbitan dll.)
• Sugggested topic or Journal pada beberapa Database Online
• Beberapa pilihan bahasa (english, spain, french dll.)
Kelebiban Jurnal Elektronik
• Akses dapat dilakukan kapan dan dimana saja (terkoneksi internet) – Iebih praktis
• Terbitan terbaru (current)
• Jumlah dan ragam terbitan sangat banyak dalam batasan tahun terbit tertentu
• Dapat didownload dandicetak saat itu
• Dapat menyimpan dan ditelusur kembali hasil penelusuran laIu
• Hasil penelusuran dapat dikirim melalui email
• Membuatkan citation dalam format bibliografi
• Dapat dibuatkan database kembali berdasarkan subjek yang telah ditetapkan
Kekurangan Jurnal Elektronik
• Harga mahal
• Terkadang core journal hasil penelusuran tidak memunculkan fulltex
• Beberapa tidak bisa di download keseluruhan contoh e-book
2
• Masih menggunakan reader (diinstal di sitenya) seperti e-book
• Pemakaian relatif tidak terlalu banyak karena memerlukan akses internet dan pengguna belum terbiasa
• Akses masih dalam bentuk intranet (tergantung permintaan pembeli)
Kementerian Riset dan Teknologi, dalam upayanya meningkatkan mutu penelitian di Indonesia, juga ikut melanggan jurnal elektronik, dengan harapan dapat memenuhi kebutuhan informasi di bidang penelitian se indonesia.
Jumal elektronik yang dilanggan Ristek terdiri saat ini yaitu Database Science Direct yang mencakup buku dan jurnal, sementara sampai bulan Juni sedang diuji coba Database Ebsco :
Cara Mendapatkan dan Setting Akses Jurnal Elektronik
1. Menambah Pengguna dan Mendaftarkan alamat IP
Dalam Pustaka Iptek, ada dua level administrator untuk menambahkan pengguna dan mendaftarkan pengguna yaitu Super admininistrator (Super Admin) dan administrator (Admin). Super admin berada di Ristek yang berwenang untuk mengontrol seluruh pendaftaran admin, pengguna dan alamat IP untuk seluruh LPNK yang ada di LPNK/litbang kementerian. Sementara Admin berwenang mendaftarkan pengguna dan IP hanyak untuk satu lembaga dan satu satuan kerja. Dalam modul ini akan dibahas hanya modul admin untuk lembaga/satuan kerja saja. Untuk dapat mengakses modul ini dapat membuka alamat web control log in berikut: http://pustaka.ristek.go.id/index.php/webcontrol/login/log_in
Gambar 1 tampilan akses web control login
Gambar 2 merupakan akses pertama dari halaman web control log in dimana username yang digunakan yaitu Nomor NIP dan passwordnya yaitu 8 digit angka NIP pertama. Setelah itu pasword dapat diganti.
Setelah memasukkan username dan password maka akan keluar tampilan seperti ini:
3
Gambar 2 tampilan akses untuk mendaftarkan pengguna
Klik Disini
Klik Disini
4
Untuk keseragaman dan kemudahan verifikasi untuk mendaftarkan username digunakan nomor NIP dan password paswordnya 8 digit angka pertama
2. Cara akses e-journal
Untuk bisa akses ke dalam database tersebut maka harus masuk melalui alamat: http://pustaka.ristek.go.id/ , setelah diklik alamat tersebut maka akan keluar tampilan sebagai berikut:
Setelah diklik maka akan tampil seperti ini:
Untuk pilihan Hak akses kalo ingin mendaftarkan
Setelah itu jangan lupa untuk klik aktif
Klik Simpan setelah semua data diisi
Klik untuk login
5
Kemudian masukkan username dan password sampai hilang kata login, dan keluar tulisan akses jurnal untuk melakukan pencarian science direct, kemudian diklik tulisan tersebut
Akses Database Science Direct
Setelah diklik akan akan keluar tampilan ini untuk mencari basic search
6
Untuk mempersempit pencarian, dapat dilakukan dengan mengklik advanced search,
Akses Ebsco
Klik Ebsco di halaman pustaka Iptek
Setelah diklik akan keluar tampilan sebagai berikut:
Klik disini untuk mencari bujudul buku atau jurnal yang dicari
7
Setelah keluar tampilan di atas masukkan
user id : ns212895 password : password
Pilih database yang diinginkan
Pencarian dengan Basic Search
Langkah pertama pencarian dengan Basic Search. Ketikan kata kunci, untuk mempersempit pencarian klik pada Search Options yang akan menampilkan berbagai pilihan tambahan filter yang bisa digunakan.
8
Pencarian dengan Advanced Search
Selain menuliskan kata kunci di kotak kosong pencarian, pemakai dapat memilih salah satu field (berada di sebelah kanan kotak kosong) yang disesuaikan dengan kata kunci tersebut.
9
Jenis Publikasi Hasil Pencarian
Tampilan layar pencarian akan menghasilkan berbagai macam bentuk artikel, yaitu: semua sumber, jumal ilmiah, majalah, publikasi asosiasi, koran, profil industri, report Negara, referensi/laporan, dan bentuk bentuk artikel lainnya yang tersedia. Pengguna dapat melimitasi pencarian dengan klik pada salah satu tab tersebut.
Menampllkan Artikel Hasil Pencarian
Pemakai dapat mengldik basil pencarian pada judul artikel atau dapat langsung melakukan download untuk melihat keseluruhan isi artikel
Mencetak Artikel
Pemakai dapat mencetak dokumen dengan meng-ldik tombol cetak. Sama halnya untuk melakukan email artikel atau export artikel, pada tampilan basil setiap artikel. Tampilan yang akan dicetak tergantung pada jenis dokumen yang dipilih dalam tampilan tersebut.
Setting Setup Alert
Untuk selalu mendapatkan artikel yang terbaru tanpa registrasi apapun cukup dengan memasukkan email pemakai, EBSCO menyediakan titur Setup Alert. Fitur ini dapat menflexiblekan pemakai dalam hal periode pengiriman serta masa periode berakhir.
3. Strategi Penelusuran
10
Setiap database jumal elektronik menyediakan fasilitas untuk mempermudah pencarian informasi. Di bawah ini adalah beberapa operator bantuan sebagai fasilitas pencarian di jurnal elektronik:
• Operator Boole => AND, OR, NOT
• Operator + .... , -…...
• Nesting => ( }
• Phrase search (exact searc) =>.” ......I "
• Truncation (wild card) pemenggalan => ... *, ...... ?
Operator Boole
Operator ini terdiri dari AND, OR dan NOT. Operator AND dan NOT sering diganti dengan tanda + (plus) dan - (minus)
Contoh operator boole
Boolean OperatorsvirusebolavirusebolaebolavirusANDORNOT+-
• virus AND ebola akan diperoleh informasi tentang virus ebola, hasil pencariannya lebih sedikit.
• virus NOT ebola akan diperoleh informasi tentang virus apa saja tapi bukan tentang ebola.
• virus OR ebola akan diperoleh informasi tentang virus atau ebom atau
• virus ebola, hasil pencariannya akan lebih banyak.
• Virus + ebola - computer akan diperoeh informasi tentang virus ebola tapi bukan informasi tentang virus komputer.
Nesting
Contoh penggunaan tanda kurung ( ..•.......... ) yang digunakan untuk membatasi pencarian
• (gejala OR pengobatan) + mv
• (symptoms + treatment) + autism
Phrase Search (exact search)
Contob penggunaan tanda petik................. yang digunakan untuk pencarian frase yang tepat (exact search).
• "penyakit demam berdarah di Jakarta"
• "biggest earthquake In the world"
11
Truncation (wild card)
Contoh menggunakan tanda asterisk (*) yang digunakan untuk memenggal kata:
• Chlld* - contoh istilah yang dapat ditemukan: children, chlldish, child
• Econom* - contoh istilah yang cIa.pat ditemukan: economic, economy, economist
4. Peran Pustakawan dalam Mempromosikan dan Mengoptimalkan Elektronik Jurnal
Pustakawan sebagai pengelola dan pelayan informasi memiliki peran yang sangat strategis dalam mempromosikan dan mengoptimalkan pemanfaatan elektronik jurnal Khusus untuk elektronik jurnal yang dilanggan DIKTI ini, pustakawan sangat diharapkan untuk lebih proaktif menginformasikannya ke seluruh sivitas akademika di lembaga masing-masing.
Pengguna tidak selalu paham dan menguasai perkembangan akses ke sumbersumber informasi. Seringkali, pengguna hanya mengetahui bahwa beragam informasi tersedia di jagat maya, namun bagaimana cara mendapatkannya, serta bagaimana memanfaatkannya secara etis, tidak selalu dipahami pengguna. Karena itu pustakawan harus selalu siap untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi pengguna.
Beberapa cara yang dapat ditempuh pustakawan untuk mempromosikan penggunaan elektronik jurnal adalah:
• Manfaatkan website lembaga.
Hampir semua lembaga memiliki website resmi, dimana segala informasi mengenai lembaga tersebut dapat diakses melalui website tersebut. Pustakawan dapat memanfaatkan website tersebut untuk berkomunikasi dengan pengguna tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan kebutuhan informasi pengguna, termasuk promosi mengenai elektronik jurnal.
• Optimalkan milis.
Banyak grup diskusi di dunia maya atau milis dimana para pengguna sering mencari informasi untuk kebutubannya. Bahkan di tiap lembaga. Memiliki milis-milis dengan topik-topik tertentu. Pustakawan dapat memanfaatkan media ini untuk menjalin komunikasi dengan pengguna.
• Sebarkan brosur atau leaflet
Buat brosur atau leaflet sederhana dan sebarkan ke seluruh pengguna secara rutin, misalnya tiap bulan.
• Lakukan pelatihan
Undang pengguna untuk mengikuti pelatihan di perpustakaan. Jangan berkecil hati jika yang hadir tidak sesuai dengan yang diharapkan, tapi lakukan secara reguler. Pengalaman di lapangan, informasi akan cepat menyebar bila ada peserta yang merasakan manfaat dari ,pelatihan tersebut.
12
• Face to face
Layani permintaan pengguna secara perorangan untuk mendapatkan pelatihan cara mengakses elektronik jurnal tersebut. Bagi pustakawan, ini termasuk layanan rujukan dan sebarusnya memang dilakukan.
• Manfaatkan pertemuan-pertemuan
Jika ada pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat di lembaga yang melibatkan berbagai kalangan (peneliti, dosen, mahasiswa), pustakawan dapat menginfonnasikan perihal elektronik jumal tersebut. Tidak perlu harus melakukan presentasi, tapi cukup menginformasikan secara lisan ataupun tertulis (dengan membagi brosur atau leaflet).
• Gunakan kontak pribadi
Peliharalah kontak pribadi dengan para peneliti, mahasiswa, dosen, atau siapa saja yang menjadi pengguna Anda. Kontak pribadi ini sangat efektif untuk 'menjual' produk kita, tidak terkecuali bagi pustakawan. Melalui kontak pribadi, pustakawan juga akan lebih memahami apa yang diharapkan pengguna dari perpustakaan.
• Selalulah 'on line'
Online maksudnya tidak harus selalu terhubung dengan internet, tapi selalu terhubung dengan pengguna. Pustakawan harus mudah dan terbuka dihubungi oleh pengguna kapan saja. 'Keterbukaan' seperti ini akan menciptakan kesan bagi pengguna bahwa pustakawan memang pengelola dan pelayan informasi professional.

PENELUSURAN JURNAL ELEKTRONIK (E-JOURNAL)

Peserta Work Shop

Perkembangan teknologi informasi, khususnya Internet, membuat sumber daya informasi yang tersedia baik di dalam dan di luar perpustakaan semakin bertambah dengan pesat. Bentuk dan format sumber informasi kini lebih bervariasi dan kompleks, tidak hanya dalam bentuk tercetak tapi juga elektronik dan digital. Perkembangan tersebut memicu beberapa penerbit, sebagai salah satu penyedia informasi, mulai menerbitkan publikasinya dalam format digital. Publikasi tersebut kemudian dipasarkan atau disebarluaskan melalui internet. Setiap orang yang hendak mengakses, wajib membayar lebih dulu, sebelum bisa mendapatkan publikasi tersebut. Publikasi ini disebut dengan online journal atau jurnal elektronik.

Jurnal elektronik merupakan sekumpulan artikel dari berbagai sumber, biasanya jurnal Ilmiah, majalah, surat kabar yang dikumpulkan dalam satu database oleh vendor dan dapat diakses secara online, dan umumnya harus dilanggan. Isinya ada yang berbentuk abstrak dan teks penuh (fulltext).

 Karakteristik Jurnal Elektronik

• Membutuhkan password (bulanan atau tahunan)

• Adanya masa berlangganan (per tahun)

• Memiliki titur standard seperti Basic Search, Advanced Search, Topic, Publication, Marked, Bookshelf dll.

• Hasil penelusuran dalam bentuk full text/html, PDF, abstrak

• Memberikan berbagai pilihan titik akses Gudul, pengarang, subjek, penerbitan dll.

• Sugggested topic or Journal pada beberapa Database Online

• Beberapa pilihan bahasa (english, spain, japon dll.)

Kelebiban Jurnal Elektronik

• Akses dapat dilakukan kapan dan dimana saja (apabila terkoneksi dengan internet)

• Terbitan terbaru (current)

• Jumlah dan ragam terbitan sangat banyak dalam batasan tahun terbit tertentu

• Dapat didownload dan dicetak saat itu

• Dapat menyimpan dan ditelusur kembali hasil penelusuran lalu

• Hasil penelusuran dapat dikirim melalui email

• Membuatkan citation dalam format bibliografi

• Dapat dibuatkan database kembali berdasarkan subjek yang telah ditetapkan

Kekurangan Jurnal Elektronik

• Harga mahal

• Terkadang core journal hasil penelusuran tidak memunculkan fulltex

• Beberapa tidak bisa di download keseluruhan contoh e-book

• Masih menggunakan reader (diinstal di sitenya) seperti e-book

• Pemakaian relatif tidak terlalu banyak karena memerlukan akses internet dan pengguna belum terbiasa

• Akses masih dalam bentuk intranet (tergantung permintaan pembeli)

Sedangkan Peran Pustakawan dalam Mempromosikan dan Mengoptimalkan Elektronik Jurnal

Pustakawan sebagai pengelola dan pelayan Informasi memiliki peran yang sangat strategis dalam mempromosikan dan mengoptimalkan pemanfaatan elektronik jurnal Khusus untuk elektronik jurnal yang berlangganan, pustakawan sangat diharapkan untuk lebih proaktif menginformasikannya ke seluruh akademika di lembaga masing - masing baik kepada para peneliti maupun pustakawan itu sendiri.

Pengguna tidak selalu paham dan menguasai perkembangan akses ke sumber - sumber informasi. Seringkali, pengguna hanya mengetahui bahwa beragam informasi tersedia di dunia maya, namun bagaimana cara mendapatkannya, serta bagaimana memanfaatkannya secara baik, tidak selalu dipahami pengguna. Karena itu pustakawan harus selalu siap untuk melayani kebutuhan - kebutuhan informasi pengguna (user).

Beberapa cara yang dapat ditempuh pustakawan untuk mempromosikan penggunaan elektronik jurnal adalah:

• Manfaatkan website lembaga.

Hampir semua lembaga atau institusi sudah memiliki website resmi, dimana segala informasi mengenai lembaga tersebut dapat diakses melalui website tersebut. Pustakawan dapat memanfaatkan website tersebut untuk berkomunikasi dengan pengguna tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan kebutuhan informasi pengguna, termasuk promosi mengenai elektronik jurnal.

• Optimalkan milis.

Banyak grup diskusi di dunia maya atau milis dimana para pengguna sering mencari informasi untuk kebutubannya. Bahkan di tiap lembaga. Memiliki milis - milis dengan topik - topik tertentu. Pustakawan dapat memanfaatkan media ini untuk menjalin komunikasi dengan pengguna.

• Sebarkan brosur atau leaflet

Buat brosur atau leaflet sederhana dan sebarkan ke seluruh pengguna secara rutin, misalnya tiap bulan.

• Lakukan pelatihan

Undang pengguna untuk mengikuti pelatihan di perpustakaan. Jangan berkecil hati jika yang hadir tidak sesuai dengan yang diharapkan, tapi lakukan secara reguler. Pengalaman di lapangan, informasi akan cepat menyebar bila ada peserta yang merasakan manfaat dari pelatihan tersebut.

• Face to face

Layani permintaan pengguna secara perorangan untuk mendapatkan pelatihan cara mengakses elektronik jurnal tersebut. Bagi pustakawan, ini termasuk layanan rujukan dan sebarusnya memang dilakukan.

• Manfaatkan pertemuan-pertemuan

Jika ada pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat di lembaga yang melibatkan berbagai kalangan (peneliti, dosen, mahasiswa), pustakawan dapat menginfonnasikan perihal elektronik jumal tersebut. Tidak perlu harus melakukan presentasi, tapi cukup menginformasikan secara lisan ataupun tertulis (dengan membagi brosur atau leaflet).

• Selalulah 'on line'

Online maksudnya tidak harus selalu terhubung dengan internet, tapi selalu terhubung dengan pengguna. Pustakawan harus mudah dan terbuka dihubungi oleh pengguna kapan saja. 'Keterbukaan' seperti ini akan menciptakan kesan bagi pengguna bahwa pustakawan memang pengelola dan pelayan informasi professional.

Kementerian Riset dan Teknologi, dalam upayanya meningkatkan mutu penelitian di Indonesia, juga ikut untuk berlangganan jurnal elektronik, dengan harapan dapat memenuhi kebutuhan informasi di bidang penelitian se-indonesia.

WORKSHOP (E-JOURNAL)

WORKSHOP (E-JOURNAL)

BALITBANG KP

Pekembangan teknologi diera digitalisasi, khususnya perkembangan Internet yang semakin pesat sesuai dengan perkembangan Informasi yang tersedia secara baik. Untuk mempermudah dalam pencarian atau penelusuran artikel Jurnal, dapat menggunakan fasilitas pencarian.

Dalam pencarian juga dapat melalui link – link yang telah disediakan. Fasilitas ini digunakan untuk memilih dan memindahkan menu – menu yang diketahui secara detail dari masing – masing menu. Menu ini disediakan untuk mempermudah user dalam pencarian lebih tepat dan sesuai kebutuhan user.

 Indonesian Scientific Journal Database (ISJD) menyediakan sarana pencarian artikel, mulai bentuk format bibliografi, abstrak sampai dengan artikel lengkapnya (full text). Sampai dengan April 2010, sudah terkumpul lebih dari 63.000 artikel dari sekitar 4.800 jurnal yang telah terakreditasi, baik oleh DIKTI maupun LIPI, yang siap diakses dalam situs ISJD. Masih ada lebih kurang 200.000 artikel dari sekitar 7.000 jurnal yang belum ditampilkan tetapi akan terus diupayakan agar dapat segera diakses melalui situs ISJD. Namun demikian proses untuk mewujudkan hal tersebut membutuhkan waktu dan pelaksanaan secara bertahap.

Akses pencarian artikel dalam ISJD dapat dilakukan dengan mengakses alamat http://jurnal.pdii.lipi.go.id. Selanjutnya dalam halaman tersebut akan tampil kolom pencarian artikel yang dapat diisi berdasarkan kebutuhan pencarian, seperti: judul, pengarang dan kata kunci (keyword).

Menu – menu yang digunakan dalam pencarian artikel jurnal:

·         Menu Cari

Digunakan untuk mencari artikel jurnal, yaitu dengan memasukkan kata dari ketiga pilihan kategori pencarian Judul, pengarang dan keyword

·         Download File

Download dapat dilakukan oleh seluruh user. Metadata yang disertakan filenya, akan tampak pada form metadata halaman paling bawah. Untuk mendownload, klik icon download file. Isinya memuat lebih dari 60.000 artikel jurnal akan tetapi baru 70% artikel yang dapat didowload file secara gratis. Selain pencarian berdasarkan judul, pengarang dan kata kuncinya, dapat dilakukan pula pencarian berdasarkan bidang, penerbit, dan jurnal.

·         Menu Bidang

Menu ini digunakan untuk mencari artikel berdasarkan bidang.

·         Menu Jurnal

Menu ini digunakan untuk mencari artikel berdasarkan nama jurnal yang kita butuhkan.

·         Menu Statistik

Menu ini digunakan untuk mengetahui artikel yang paling banyak dibaca oleh pengunjung.

·         Menu ISSN ONLINE

Untuk mempermudah pendaftaran ISSN, disediakan sarana ISSN online. Dalam menu ini tersedia informasi lengkap mengenai ISSN dan prosedurnya.

·         Menu Direktori Jurnal

Direktori ini berisi informasi lengkap dari judul hingga status akreditasi majalah - majalah Indonesia dari semua bidang ilmu yang telah diterbitkan Direktori ini dimaksudkan untuk mengetahui peta penerbitan majalah ilmiah di Indonesia. Untuk menemukan majalah dalam pangkalan data ini, silakan menggunakan judul, ISSN, nama penerbit (dalam bahasa Indonesia atau Inggris) atau subyek majalah dalam kotak penelusuran.

·         Menu Akreditasi

Halaman ini berisi daftar jurnal ilmiah yang terakreditasi, pedoman dan persyaratan dalammengajukan akreditasi jurnal ilmiah Indonesia. Pengembangan selanjutnya diharapkan akreditasi secara on-line dapat dilakukan dalam sistem ini.

·         Menu DSS Jurnal

Sistem pendukung keputusan (DSS, decision support system) IPTEK berbasis jurnal ilmiah dikembangkan untuk mengukur produktivitas jurnal yang dihasilkan. Sistem ini sangat bermanfaat bagi penentu kebijakan di bidang IPTEK karena mampu memberikan informasi tentang kondisi penelitian yang, sudah dipublikasikan dan dikomunikasikan melalui jurnal. Melalui sarana DSS diharapkan dapat dipetakan produktivitas dari lembaga penelitian, penulis, dan bidang keilmuan dalam menghasilkan jurnal ilmiah dapat terlihat. Pada menu DSS Jurnal ketik kata yang ingin dicari pada kolom search, contoh : ketik Tango maka akan tampil.

·         Menu Thesaurus Online

Thesaurus adalah kosa kata yang terkendali tetapi dinamis. Menu ini berisi daftar istilah yang digunakan sebagi kata kunci (keyword). Sistem Thesaurus yang ada masih prototype, mengingat konten yang ada belum sepenuhnya dimasukkan di sistem ISJD, diharapkan pada tahun 2012 prototype ini dapat terwujud

·         Menu Sitasi Indeks

Sistem indeks dikembangkan untuk melihat sejauh mana artikel yang sudah dihasilkan telah dimanfaatkan dengan cara menulis tulisan tersebut. Sehingga dengan adanya sistem ini dapat diketahui ketermanfaatan dan efektivitas dari setiap artikel dalam jurnal ilmiah yang telah dihasilkan. Selain itu data sitasi ini juga menjadi dasar dari perhitungan impact factor suatu jurnal yang kini menjadi alat ukur yang paling populer untuk mengevaluasi suatu jurnal dalam bidangnya.

PERPUSTAKAAN DIGITAL

PERPUSTAKAAN DIGITAL

Oleh: Gatot Subrata, S.Kom
Posting Oleh : Darwanto

Abstrak: Sistem perpustakaan digital adalah penerapan teknologi

informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan

menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital.

Atau secara sederhana dapat dianalogikan sebagai tempat menyimpan

koleksi perpustakaan yang sudah dalam bentuk digital.

Kaca Kunci: Perpustakaan Digital, Teknologi informasi perpustakaan

A. Pendahuluan
Masalah utama yang di hadapi bangsa kita, khususnya dalam bidang pendidikan, di
era globalisasi adalah rendahnya tingkat kualitas sumberdaya manusia. Salah satu upaya
untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia adalah pengembangan minat baca dan
kebiasaan membaca. Dari fakta tersebut, perpustakaan diharapkan sebagai pusat kegiatan
pengembangan minat baca dan kebiasaan membaca. Perpustakaan mempunyai
tanggungjawab yang besar terhadap peningkatan dan pengembangan minat dan kegemaran
membaca. Hal ini dilatari oleh peran dan fungsi perpustakaan sebagai pusat pengembangan
minat baca.
Salah satu upaya pengembangan minat dan kegemaran membaca adalah dengan
adanya distribusi buku. Perpustakaan sendiri bertujuan memberi bantuan bahan pustaka
atau buku yang diperlukan oleh para pemakai. Buku merupakan salah satu syarat mutlak
yang diperlukan untuk pengembangan program pengembangan minat dan kegemaran
membaca, khususnya bagi anak-anak kecil yang tentunya belum begitu banyak mengenal
teknologi informasi. Artinya, bahwa fungsi buku memberikan tempat tersendiri bagi
perkembangan anak. Hal inilah yang kemudian berimplikasi pada semakin maraknya
industri perbukuan/penerbit di Indonesia secara khusus dan dunia perbukuan secara global.
Pada era informasi abad ini, teknologi informasi dan komunikasi atau ICT
(Information and Communication Teclznology) telah menjadi bagian yang tidak
terpisahkan dari kehidupan global. Oleh karena itu, setiap institusi, termasuk perpustakaan
berlomba untuk mengintegrasikan ICT guna membangun dan memberdayakan sumber
daya manusia berbasis pengetahuan agar dapat bersaing dalam era global.
Perkembangan ICT ini akhirnya melahirkan sebuah perpustakaan berbasis komputer.
Ada automasi perpustakaan, ada pula perpustakaan digital. Seringkali orang menyamakan
Pustakawan Perpustakaan UM, October 09 Page: 2
automasi perpustakaan dengan perpustakaan digital. Namun, keduanya adalah hal yang
berbeda. Dalam makalah ini, perpustakaan digital akan lebih banyak dibahas.
Banyak perpustakaan yang mengidamkan penerapan perpustakaan digital dalam
pengelolaannya. Namun demikian tidak semudah yang dibayangkan. Dana yang terbatas
dan SDM yang rendah ditengarai sebagai faktor dominan ketidakberdayaan mewujudkan
sebuah perpustakaan digital.
Lepas dari semua itu, lahirnya perpustakaan digital di Indonesia ini disambut baik
para pengelola informasi atau pustakawan. Kebanyakan pustakawan terbuka terhadap
perubahan teknologi, tetapi juga masih mengingat fungsi tradisional mereka, yaitu
membantu orang untuk mencari informasi, baik dalam bentuk digital atau tercetak.
Sosialisasi program perpustakaan digital terhadap para anggota jaringan dan para
pengguna itu penting. Dalam hal ini, perlu peningkatan kesadaran akan fungsi utama
mereka, yaitu memberikan kemudahan akses pengguna terhadap informasi. Untuk
mempermudah akses, pustakawan perlu mendorong pengguna perpustakaan digital untuk
melek informasi (information literate). Pengguna perpustakaan yang seperti ini adalah
mereka yang sadar kapan memerlukan informasi dan mampu menemukan informasi,
mengevaluasinya, dan menggunakan informasi yang dibutuhkannya itu secara efektif dan
beretika.
Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibandingkan
dengan perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney (Dalam sismanto 2008),
mengemukakan empat alasan yaitu: institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital
dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat lokal, penggunaannya
akan meningkatkan akses elektronik, dan nilai jangka panjang koleksi digital akan
mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.
Dari uraian di atas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: apa itu
perpustakaan?, dan apa itu perpustakaan digital? Tujuan penulisan makalah ini adalah
sebagai berikut: mendefinaisikan perputakaan secara umum dan mendefinisikan
perpustakaan digital.

B. Perpustakaan
Perpustakaan atau library didefinisikan sebagai: tempat buku-buku yang diatur untuk
dibaca dan dipelajari atau dipakai sebagai bahan rujukan ( The Oxford English
Dictionary). Istilah perpustakaan juga diartikan sebagai: pusat media, pusat belajar,
Pustakawan Perpustakaan UM, October 09 Page: 3

sumber pendidikan, pusat informasi, pusat dokumenstasi dan pusat rujukan (The
American Library Association dalam Mahmudin:2006).

Perpustakaan adalah salah satu unit kerja yang berupa tempat untuk mengumpulkan,
menyimpan, mengelola, dan mengatur koleksi bahan pustaka secara sistematis untuk
digunakan oleh pemakai sebagai sumber informasi sekaligus sebagai sarana belajar yang
menyenangkan (Darmono, 2: 2001).

Secara lebih umum, Yusuf dan Suhendar (1: 2005) menyatakan bahwa perpustakaan
adalah suatu tempat yang di dalamnya terdapat kegiatan penghimpunan, pengelolaan, dan
penyebarluasan (pelayanan) segala macam informasi, baik yang tercetak maupun yang
terekam dalam berbagai media seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset. tape
recorder, video, komputer, dan lain-lain.

Perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga
tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku
maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara
sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai
sumber informasi oleh setiap pemakainya (Sismanto, 2008).

Dalam pengertiannya yang mutakhir, seperti yang tercantum dalam Keputusan
Presiden RI nomor 11, disebutkan bahwa “ perpustakaan merupakan salah satu sarana
pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber
informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan dalam rangka mencerdaskan
kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional (Rohanda, 2000).

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah suatu
organisasi yang bertugas mengumpulkan informasi, mengolah, menyajikan, dan melayani
kebutuhan informasi bagi pemakai perpustakaan. Dari pengertian tersebut terlihat bahwa
perpustakaan adalah suatu organisasi, artinya perpustakaan merupakan suatu badan yang di
dalamnya terdapat sekelompok orang yang bertanggung jawab mengatur dan mengendalikan perpustakaan.

Landasan perlunya perpustakaan mengacu pada:
a. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0103/0/1981 tentang pokok-pokok kebijaksanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan di
Indonesia.

b. Perpustakan Nasional RI. Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah.
Jakarta: Perpustakaan Naional RI, 2001.
Pustakawan Perpustakaan UM, October 09 Page: 4
c. Keputusan Menteri Pendayaagunaan Aparatur Negara Nomor
132/Kep/M.Pan/12/2002, Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka
Kreditnya. Perpustakaan Nasional RI, 2003.
d. Perpustakaan sekolah: petunjuk untuk membina, memakai dan memelihara
perpustakaan sekolah oleh Perpustakaan Nasional RI tahun 1992.
e. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007. Tentang Perpustakaan.
Tugas utama perpustakaan adalah mengumpulkan informasi, mengolah, menyajikan,
dan melayani kebutuhan informasi bagi pemakai perpustakaan. jadi, perpustakaan
berkewajiban mengelola informasi yang dibutuhkan pemakai. Informasi tersebut berupa
koleksi berwujud benda tercetak (seperti buku dan majalah) atau juga terekam (seperi
kaset, CD, film, dan sebagainya).
Secara lebih rinci, Widiasa (2007) menyebutkan tugas pokok perpustakaan, yaitu (1)
menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku sebagai sumber informasi,
(2) mengolah dan merawat bahan pustaka, dan (3) memberikan layanan bahan pustaka.
Secara umum, perpustakaan mengemban beberapa fungsi. Pertama, fungsi informasi,
yaitu perpustakaan menyediakan berbagai informasi yang meliputi bahan cetak, terekam,
maupun koleksi lainnya agar dapat memenuhi kebutuhan masyarakat sekolah. Kedua,
fungsi pendidikan. Perpustakaan sebagai sarana untuk meningkatkan mutu pendidikan dan
menerapkan tujuan pendidikan. Ketiga, fungsi kebudayaan. Perpustakaan sebagai sarana
peningkatan mutu kehidupan dan menumbuhkan budaya membaca. Keempat, fungsi
rekreasi. Perpustakaan sebagai sarana untuk pemanfaatan waktu lenggang dengan bacaan
yang bersifat rekreatif dan hiburan yang positif. Kelima, fungsi penelitian. Perpustakaan
memiliki koleksi-koleksi untuk menunjang kegiatan penelitian. Keenam, fungsi deposit.
Perpustakaan berkewajiban menyimpan dan melestarikan karya-karya, baik cetak maupun
noncetak, yang diterbitkan di wilayah Indonesia.
Perpustakaan dikatakan ideal apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: (a)
Berani memantapkan keberadaan lembaga perpustakaan sesuai dengan
jenisnya; (b) Selalu meningkatkan mutu melalui pelatihan-pelatihan bagi tenaga
pustakawan; (c) Melakukan promosi dan menyelenggarakan jaringan kerja sama baik
dalam negeri maupun luar negeri; (d) Melakukan upaya-upaya pengembangan dan
pembinaan perpustakaan terus menerus dari segi sistem menejemen dan teknis operasional.
Pustakawan Perpustakaan UM, October 09 Page: 5
C. Perpustakaan Digital
1. Hakikat Perpustakaan Digital
Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan
obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tesebut melalui perangkat digital
(Sismanto, 2008). Layanan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian informasi di
dalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar dan database dalam format
digital dengan cepat, tepat, dan akurat. Perpustakaan digital itu tidak berdiri sendiri,
melainkan terkait dengan sumber-sumber lain dan pelayanan informasinya terbuka bagi
pengguna di seluruh dunia. Koleksi perpustakaan digital tidaklah terbatas pada dokumen
elektronik pengganti bentuk cetak saja, ruang lingkup koleksinya malah sampai pada
artefak digital yang tidak bisa digantikan dalam bentuk tercetak. Koleksi menekankan pada
isi informasi, jenisnya dari dokumen tradisional sampai hasil penelusuran. Perpustakaan
ini melayani mesin, manajer informasi, dan pemakai informasi. Semuanya ini demi
mendukung manajemen koleksi, menyimpan, pelayanan bantuan penelusuran informasi.
Lesk (dalam Pendit, 2007) memandang perpustakaan digital secara sangat umum
sebagai semanat-mata kumpulan informasi digital yang tertata. Arms (dalam Pendit, 2000)
memperluas sedikitnya dengan menambahkan bahwa koleksi tersebut disediakan sebagai
jasa dengan memanfaatkan jaringan informasi.
Sismanto (2008) juga mengungkapkan bahwa gagasan perpustakaan digital ini
diikuti Kantor Kementerian Riset dan Teknologi dengan program Perpustakaan Digital
yang diarahkan memberi kemudahan akses dokumentasi data ilmiah dan teknologi dalam
bentuk digital secara terpadu dan lebih dinamis. Upaya ini dilaksanakan untuk
mendokumentasikan berbagai produk intelektual seperti tesis, disertasi, laporan penelitian,
dan juga publikasi kebijakan. Kelompok sasaran program ini adalah unit dokumentasi dan
informasi skala kecil yang ada di kalangan institusi pemerintah, dan juga difokuskan pada
lembaga pemerintah dan swasta yang mempunyai informasi spesifik seperti kebun raya,
kebun binatang, dan museum.
Perbedaan ”perpustakaan biasa” dengan ”perpustakaan digital” terlihat pada
keberadaan koleksi. Koleksi digital tidak harus berada di sebuah tempat fisik, sedangkan
koleksi biasa terletak pada sebuah tempat yang menetap, yaitu perpustakaan. Perbedaan
kedua terlihat dari konsepnya. Konsep perpustakaan digital identik dengan internet atau
kompoter, sedangkan konsep perpustakaan biasa adalah buku-buku yang terletak pada
suatu tempat. Perbedaan ketiga, perpustakaan digital bisa dinikmati pengguna dimana saja
Pustakawan Perpustakaan UM, October 09 Page: 6
dan kapan saja, sedangkan pada perpustakaan biasa pengguna menikmati di perpustakaan
dengan jam-jam yang telah diatur oleh kebijakan organisasi perpusakaan.
2. Dasar Pemikiran Perpustakaan Digital
Ada beberapa hal yang mendasari pemikiran tentang perlunya dilakukannya digitasi
perpustakaan adalah sebagai berikut:
a) Perkembangan teknologi informasi di Komputer semakin membuka peluang-peluang
baru bagi pengembangan teknologi informasi perpustakaan yang murah dan mudah
diimplementasikan oleh perpustakaan di Indonesia. Oleh karena itu, saat ini teknologi
informasi sudah menjadi keharusan bagi perpustakaan di Indonesia, terlebih untuk
mengahadapi tuntutan kebutuhan bangsa Indonesia sebuah masyarakat yang berbasis
pengetahuan - terhadap informasi di masa mendatang.
b) Perpustakaan sebagai lembaga edukatif, informatif, preservatif dan rekreatif yang
diterjemahkan sebagai bagian aktifitas ilmiah, tempat penelitian, tempat pencarian
data/informasi yang otentik, tempat menyimpan, tempat penyelenggaraan seminar dan
diskusi ilmiah, tempat rekreasi edukatif, dan kontemplatif bagi masyarakat luas. Maka
perlu didukung dengan sistem teknologi informasi masa kini dan masa yang akan
datang yang sesuai kebutuhan untuk mengakomodir aktifitas tersebut, sehingga
informasi dari seluruh koleksi yang ada dapat diakses oleh berbagai pihak yang
membutuhkannya dari dalam maupun luar negeri.
c) Dengan fasilitas digitasi perpustakaan, maka koleksi-koleksi yang ada dapat
dibaca/dimanfaatkan oleh masyarakat luas baik di Indonesia, maupun dunia
internasional.
d) Volume pekerjaan perpustakaan yang akan mengelola puluhan ribu hingga ratusan
ribu, bahkan bisa jutaan koleksi, dengan layanan mencakup masyarakat sekolah
(peserta didik, tenaga kependidikan, dan masyarakat luas), sehingga perlu didukung
dengan sistem otomasi yang futuristik (punya jangkauan kedepan), sehingga selalu
dapat mempertahanan layanan yang prima.
e) Saat ini sudah banyak perpustakaan, khususnya di perguruan tinggi dengan
kemampuan dan inisiatifnya sendiri telah merintis pengembangan teknologi informasi
dengan mendigitasi perpustakaan (digital library) dan library automation yang saat ini
sudah mampu membuat Jaringan Perpustakaan Digital Nasional (Indonesian Digital
Library Network).
Pustakawan Perpustakaan UM, October 09 Page: 7
f) Awal adanya perpustakaan digital di Indonesia adalah eksperimen sekelompok orang di
perpustakaan pusat Institut Teknologi Bandung (ITB). Mereka memprakarsai Jaringan
Perpustakaan Digital Indonesia bekerja sama dengan Computer Network Research
Group (CNRG) dan Knowledge Management Research Group (KMRG). Proyek ini
dimaksudkan untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi, menumbuhkan semangat
berbagi pengetahuan antar pendidikan tinggi dan lembaga penelitian melalui
pengembangan jaringan nasional perpustakaan. Proyek kecil ini kemudian mendapat
sambutan positif dari berbagai pihak sehingga marak. Perpustakaan yang beralamat di
www.indonesiadln.org itu melibatkan seratus lembaga lebih untuk menjadi mitra
dalam penyebaran pengetahuan berupa koleksi file digital melalui jaringan internet.
Para anggota, di antaranya Litbang Depkes, Universitas Muhammadiyah Malang
(UMM), Magister Manajemen (MM ITB), Institut Agama Islam Negeri (IAIN),
Universitas Cendrawasih (Uncen), Papua, Universitas Tadulako (Untan), Sulawesi
Tengah, dan Universitas Yarsi, Jakarta, aktif melakukan tukar-menukar data.
3. Keunggulan dan Kelemahan Perpustakaan Digital
Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai berikut.
Pertama, long distance service, artinya dengan perpustakaan digital, pengguna bisa
menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan dimanapun. Kedua, akses yang mudah.
Akses pepustakaan digital lebih mudah dibanding dengan perpustakaan konvensional,
karena pengguna tidak perlu dipusingkan dengan mencari di katalog dengan waktu yang
lama. Ketiga, murah (cost efective). Perpustakan digital tidak memerlukan banyak biaya.
Mendigitalkan koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan dengan membeli buku.
Keempat, mencegah duplikasi dan plagiat. Perpustakaan digital lebih “aman”, sehingga
tidak akan mudah untuh diplagiat. Bila penyimpanan koleksi perpustakaan menggunakan
format PDF, koleksi perpustakaan hanya bisa dibaca oleh pengguna, tanpa bisa
mengeditnya. Kelima, publikasi karya secara global. Dengan adanya perpustakaan digital,
karya-karya dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet.
Selain keunggulan, perpustakaan digital juga memiliki kelemahan. Pertama, tidak
semua pengarang mengizinkan karyanya didigitalkan. Pastinya, pengarang akan berpikirpikir
tentang royalti yang akan diterima bila karyanya didigitalkan. Kedua, masih banyak
masyarakat Indonesia yang buta akan teknologi. Apalagi, bila perpustakaan digital ini
dikembangkan dalam perpustakaan di pedesaan. Ketiga, masih sedikit pustakawan yang
Pustakawan Perpustakaan UM, October 09 Page: 8
belum mengerti tentang tata cara mendigitalkan koleksi perpustakaan. Itu artinya butuh
sosialisasi dan penyuluhan tentang perpustakaan digital.
4. Proses Perpustakaan Digital
Suryandari (2007) mengungkapkan proses digitalisasi yang dibedakan menjadi tiga
kegiatan utama, yaitu:
a) Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan
mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh
ini adalah berkas PDF.
b) Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara
memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya.
Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilingdungi di dalam
berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan.
Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam pross
editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai
contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah
berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat dioleh dengan
program pengolahan kata.
c) Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas
dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang
berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah
melalui proses editing.
Di bagian akhir, ada dua buah server. Server pertama yaitu sebuah server yang
berhubungan dengan intranet, berisi seluruh metadata dan full text karya akhir yang dapat
diakses oleh seluruh pengguna di dalam Local Area Network (LAN) perpustakaan yang
bersangkutan. Sedangkan server kedua adalah sebuah server yang terhubung ke internet,
berisi metadata dan abstrak karya tersebut. Pemisahan kedua server ini bertujuan untuk
keamanan data. Dengan demikian, full tekt sebuah karya hanya dapat diakses dari LAN,
sedangkan melalui internet, sebuah karya hanya dapat diakses abstraknya saja.
5. Infrastruktur Perpustakaan Digital
Berikut ini akan dijelaskan beberapa infrastruktur perpustakaan digital. Kebutuhan
dalam perpustakaan digital adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan
komputer sebagai elemen-elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital.
Pustakawan Perpustakaan UM, October 09 Page: 9
Perangkat utama yang diperlukan dalam perpustakaan digital adalah komputer
personal (PC), internet (inter-networking), dan world wide web (WWW). Ketiga hal
tersebut memungkinkan adanya perpustakaan digital.
Perpustakaan digital juga memerlukan sistem informasi. Sucahyo dan Ruldeviyani
(2007) mengungkapkan bahwa ada tiga elemen penting yang diperlukan dalam
pengembangan sistem informasi, yaitu pernagkat keras (hardware), perangkat lunak
(software), dan manusia (brainware).
Perangkat keras yang dimaksud adalah sebagai berikut: (1) Web server, yaitu server
yang akan melayani permintaan-permintaan layanan web page dari para pengguna internet;
(2) Database server, yaitu jantung sebuah perpustakaan digital karena di sinilah
keseluruhan koleksi disimpan; (3) FTP server, yaitu untuk melakukan kirim/terima berkas
melalui jaringan komputer; (4) Mail server, yaitu server yang melayani segala sesuatu
yang berhubungan dengan surat elektronik (e-mail); (5) Printer server, yaitu untuk
menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur antriannya, dan memprosesnya;
(6) Proxy server, yaitu untuk pengaturan keamanan penggunaan internet dari pemakaipemakai
yang tidak berhak dan juga dapat digunakan untuk membatasi ke situs-situs yang
tidak diperkenankan.
Perangkat lunak yang paling banyak digunakan adalah Apache yang bersifat open
source (bebas terbuka-gratis). Untuk yang mengunakan Microsoft, terdapat perangkat
lunak untuk web server yaitu IIS (Internet Information Sevices).
Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam sistem informasi ini adalah (1)
Database Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran basis data, (2) Network
Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran operasional jaringan komputer, (3)
System Administrator, yaitu penanggungjawab siapa saja yang berhak mengakses sistem,
(4) Web Master, yaitu penjaga agar website beserta seluruh halaman yang ada di dalamnya
tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna, dan (5) Web Designer, yaitu
penanggungjawab rancangan tampilan website sekaligus mengatus isi website.
D. Penutup
Perpustakaan adalah suatu organisasi yang bertugas mengumpulkan informasi,
mengolah, menyajikan, dan melayani kebutuhan informasi bagi pemakai perpustakaan.
Dari pengertian tersebut terlihat bahwa perpustakaan adalah suatu organisasi, artinya
perpustakaan merupakan suatu badan yang di dalamnya terdapat sekelompok orang yang
bertanggung jawab mengatur dan mengendalikan perpustakaan.
Pustakawan Perpustakaan UM, October 09 Page: 10
Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan
obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tesebut melalui perangkat digital.
Tumbuhnya perpustakaan digital disebabkan oleh beberapa pemikiran. Perpustakaan
digital juga memliki kelemahan dan keunggulan. Selain itu, pembentukan perpustakaan
digital melewati beberapa proses, yaitu scanning, editing, dan uploading.
Kebutuhan dalam perpustakaan digital adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan
jaringan komputer sebagai elemen-elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan
digital. Namun, perangkat utama yang diperlukan dalam perpustakaan digital adalah
komputer personal (PC), internet (inter-networking), dan world wide web (WWW). Ketiga
hal tersebut memungkinkan adanya perpustakaan digital.
Perbedaan ”perpustakaan biasa” dengan ”perpustakaan digital” terlihat pada
keberadaan koleksi. Koleksi digital tidak harus berada di sebuah tempat fisik, sedangkan
koleksi biasa terletak pada sebuah tempat yang menetap, yaitu perpustakaan. Perbedaan
kedua terlihat dari konsepnya. Konsep perpustakaan digital identik dengan internet atau
kompoter, sedangkan konsep perpustakaan biasa adalah buku-buku yang terletak pada
suatu tempat. Perbedaan ketiga, perpustakaan digital bisa dinikmati pengguna dimana saja
dan kapan saja, sedangkan pada perpustakaan biasa pengguna menikmati di perpustakaan
dengan jam-jam yang telah diatur oleh kebijakan organisasi perpusakaan.
Daftar Pustaka
Bafadal, Ibrahim. 2006. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara.
Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah.Jakarta: Gramedia
Widasarana Indonesia.
Darmono. 2007. Menjadi Pintar: Perpustakaan Sekolah sebagai Sumber Belajar Siswa.
Malang: Penerbit Universitas Negeri Malang (UM Press).
Darmono. 2007. Perpustakaan Sekolah: Pendekatan Aspek Manajemn dan Tata Kerja.
Jakarta: Gramedia Widasarana Indonesia .
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1986. Petunjuk Penyelenggaraan Perpustakaan
Sekolah di Indonesia. Jakarta. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Lasa Hs. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Book Publisher.
Lembaga Pemberdayaan Perpustakaan dan Informasi. 2001. Pedoman Pengelolaan
Perpustakaan Madrasah. Yogyakarta: Forum Kajian Budaya dan Agama
bekerjasama dengan Basic Education Project Departemen Agama RI.
Mahmudin. 2006. Pengantar Ilmu Perpustakaan, (online),
http://www.ipi.or.id/unpas/materio-07-06-unpas-rev.doc, diakses 21 Desember 2008.
Musruri, Anis dan Zulaika, Sri Rohyanti (Ed.). 2006. Coursepack on School/Teacher
Librarianship (Kumpulan Artikel tentang Perpustakaan Sekolah/ Guru Pustakawan).
Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi-Fakultas Adab-Universitas
Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Pustakawan Perpustakaan UM, October 09 Page: 11
Pendit, Putu Laxman (Ed.). 2007. Perpustakaan Digital: Sebuah Impian dan Kerja
Bersama. Jakarta: Sagung Seto.
Perpustakan Nasional RI. 2001 Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah.
Jakarta: Perpustakaan Naional RI.
Rohanda. 2000. Fungsi dan Peranan Perpustakaan Sekolah.
http://www.ipi.or.id/Rohanda.doc, diakses 21 Desember 2008.
Sismanto. 2008. Manajemen Perpustakaan Digital.
http://mkpd.wordpress.com/2008/09/08/kupas-buku-manajemen-perpustakaandigital/,
diakses tanggal 21 Desember 2008.
Sucahyo, Yudho Giri dan Ruldeviyani, Yova (Ed.). 2007. Infrastruktur Perpustakaan
Digital. Jakarta: Sagung Seto.
Sumantri, M.T. 2006. Panduan Penyelengaaan Perpustakaan Sekolah. Bandung: Remaja
Rosdakarya.
Suparto, Peni. 2007. Modernisasi Perpustakaan Sekolah. Malang: Pemkot.
http://www.pemkot-malang.go.id/artikel.php?subaction=show ...
Supriyadi. 1986. Pengantar Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Malang: Proyek
Peningkatan/Pengembangan Peguruan Tinggi IKIP Malang.
Suryandari, Ari (Ed.). 2007. Aspek Manajemen Perpustakaan Digital. Jakarta: CV Sagung
Seto.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007. Tentang Perpustakaan
Widiasa, I Ketut. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Perpustakaan Sekolah: Kajian,
Metode, Praktik, dan Evaluasi Perpustakaan Sekolah. Tahun 1, Nomor 1, April 2007.
Hal. 8-18.
Yusuf, Pawit M. dan Yaya Suhendar. 2007. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan
Sekolah. Jakarta: Media Prenada Media Group.

PENGANTAR SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN

Penulis : Lamang
Diposkan Oleh : Darwanto S.Sos


“ Over the last few hundred years, librarians have become skilled at finding the good stuff, organizing it, and making it easier for people to find and use. Librarians also figth for important ideas like fredoom of expression and thought, equality of access to information, and literary” . (Onno W. Poerbo, 1999, mantan Kepala Perpustakaan ITB, dan Pakar Teknologi Informasi Asia).

= Selama beberapa ratus tahun terakhir, perpustakaan telah menjadi terampil dengan adanya pengelolaan koleksi yang baik sehingga membuat orang lebih mudah menemukan dan menggunakannya. Perpustakaan juga berperan dalam ide-ide penting, seperti kebebasan berekspresi dan berkarya, kebebasan menerima informasi dan literatur lainnya. Terjemahan bebas oleh Penulis, 2007.

I. PENDAHULUAN

Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan buku-buku, majalah, dan informasi aktual lainnya, yang dibutuhkan pada saat seseorang ingin menambah pengetahuan dari tulisan tersebut. Kehadiran perpustakaan bagi masyarakat bukan hanya menambah pengetahuan saja tetapi juga dapat membantu mencipatakan teknologi sederhana di dalam melakukan pekerjaannya.
Konsep perpustakaan yang komvensioanal seperti di atas telah berubah secara dramatik pada beberapa tahun belakangan ini. Di negara-negara yang sudah maju, informasi yang ada pada suatu perpustakaan dapat di akses di rumah, di kantor, di ruang kuliah, atau di tempat-tempat lain, dan pada waktu kapanpun kita mau. Hal ini dapat terjadi karena perpustakaan konvensioanal, yang sebelumnya hanya merupakan tempat penyimpanan buku-buku yang secara pasif menunggu pembaca, menjadi suatu pusat informasi yang secara proaktif berada dimana-mana.
Berdasarkan visi perkembangan perpustakaan di Indonesia ke depan bahwa yang menjadi acuan perkembangan perpustakaan adalah terciptanya jaringan (Networking) antar perpustakaan, baik antar unit yang ada di Indonesia, maupun akses kepada dunia global. Dan juga terciptannya konsep perpustakaan yang baru, yaitu yang asalnya perpustakaan yang pasif, terisolasi, dan tidak populer, menjadi suatu pusat informasi yang bersifat proaktif, dapat menyediakan informasi global secara lengkap, dan dibutuhkan oleh setiap orang. Ini pertanda bahwa pergeseran nilai-nilai masyarakat dalam aktivitas kehidupannya semakin mengikuti trend zaman, yang dibarengi dengan kemajuan teknologi dan ledakan informasi
yang semakin mengglobal.

II. PENGERTIAN SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN

Pengertian otomasi perpustakaan sangat beragam pendapat yang dikemukakan oleh para pakar perpustakaan dan teknologi informasi, namun penulis mengutip yang sangat relevan dengan judul makalah tersebut di atas.

M.S. Kauffan, 2006, menguraikan pengertian sistem otomasi secara umum adalah sebagai berikut:

“An automation system is a precisely planned change in a physical or administrative task utilizing a new process, method, or machine that increases productivity, quality, and profit while providing methodological control and analysis. The value of system automation is in its ability to improve effiency; reduce wasted resources associated with rejects or errors; increase consistency, quality, and customer satisfaction; and maximize profit”.

= Suatu sistem otomasi adalah suatu perubahan yang direncanakan di dalam suatu phisik atau tugas administratif yang memanfaatkan suatu proses baru, metoda, atau mesin untuk meningkatkan produktivitas, mutu, dan menyediakan analisa serta kendali metodologis. Nilai otomasi sistem adalah dalam kemampuannya untuk meningkatkan effiensi; mengurangi sumber daya yang berlebihan serta yang berhubungkan dengan kesalahan-kesalahan yang terjadi; meningkatkan konsistensi, mutu, dan kepuasan pelanggan; dan memaksimalkan laba.(M.S Kauffman, 2006), dan lebih lanjut mengatakan:

Utilizing an automation system can be a simple change like providing production workers cordless drills in place of corded drills to allow for greater feedom of movement in performing their task. Complex automation systems integrate computer hardware and software, robotic equipment, line equipment, shipping processes, inventory control and employee training to increase manufacturing efficiency and product quality.

= Pemanfaatan suatu sistem otomasi bisa merupakan suatu perubahan sederhana seperti para pekerja produksi yang menyediakan latihan tanpa mengikat sebagai pengganti latihan diikat untuk memungkinkan kebebasan bergerak yang lebih besar di dalam melakukan/ menyelenggarakan tugas mereka. Otomasi kompleks sistem mengintegrasikan perangkat keras dan lunak komputer, peralatan robotik, peralatan alat gambar, proses pengiriman, pengendalian persediaan dan pelatihan karyawan untuk meningkatkan mutu produk yang lebih efisiensi.

Sedangkan, CARTTRANT dan MORTENTZ, mengatakan bahwa otomasi adalah usaha pengumpulan,pengolahan,penyimpanan,penyebaran,dan pemanfaatan informasi dengan menggunakan sarana mesin(komputer)untuk mencapai suatu tujuan.

SULISTYO-BASUKI, berpendapat bahwa otomasi perpustakaan adalah Penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan, hingga ke jasa informasi bagi pembaca.

Lebih lanjut yang dikemukakan oleh Abd. Rahman Saleh, bahwa penerapan teknologi komputer di bidang perpustakaan dan informasi menjadi semakin penting, karena teknologi ini menjanjikan peningkatan mutu layanan perpustakaan terutama kecepatan dan efesiensi kerja.

Dari berbagai pendapat tentang pengertian sistem otomasi, maka penulis menyimpulkan bahwa teknologi yang sangat mempengaruhi penyelenggaraan perpustakaan adalah teknologi komputer dan telekomunikasi, atau lebih dikenal dengan istilah teknologi informasi. Meski dengan segala keterbatasan, penerapan komputer bagi perpustakaan, telah dimulai sejak tahun 1980-an, namun kecepatan perpustakaan di Indonesia menerapkan komputer waktu itu memang relatif masih rendah, tidak seperti sekarang ini. Namun waktu itu kesadaran akan pentingnya teknologi ini telah ada di kalangan para pustakawan. Sebagai contoh, Blasius Sudarsono menyatakan bahwa teknologi informasi akan sangat berperan dan akan menjadi tulang punggung karya dokumentasi maupun jasa informasi, sehingga antisipasi atas perkembangan teknologi informasi harus menjadi perhatian para pengelola informasi (Sudarsono, 1994).

Pernyataan itu mengacu pada hasil Konggres ke 44 International Federation of Documentation and Information (FID) di Helsinki pada tahun 1988. Pada konggres itu telah diperkirakan bahwa pemakaian teknologi informasi pada tahun 2010 akan memiliki kemampuan hypertext dan hypermedia. Dengan perangkat itu pencarian, penanganan, dan penggabungan informasi berupa teks, suara dan gambar sudah dimungkinkan. Perkembangan teknologi informasi ternyata begitu cepat, sehingga apa yang diperkirakan di Helsinki, sekarang sudah terjadi. Ini menunjukkan lebih cepat dari perkiraan konggres.

Bagaimana keadaan masa kini? Perkembangan perpustakaan di Indonesia dalam menerapkan teknologi informasi sekarang sudah lebih cepat. Sebagai ilustrasi, Yogi Hartono memperkenalkan manajemen koleksi media audio visual di Trans TV. Koleksi media ini meliputi berbagai rekaman suara (sound recording), rekaman video baik dalam magnetic tape maupun dalam film, serta berbagai gambar lain yang dipakai di Trans TV. Media dan teknologi perekaman seperti teknologi optik, betacam, digital betacam, dvd, dvc, maupun dvc-pro. Semua media itu disusun dalam perpustakan dengan memakai dua perangkat lunak yaitu perspective fokus dan library cassette management. Layanan perpustakaan disediakan melalui jaringan intranet, sehingga pengguna dalam lingkungan Trans TV dapat mengakses informasi yang ada pada perpustakaan virtual (Vlib) tanpa harus datang di lokasi Vlib (Hartono, 2005).
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat, menuntut pustakawan dan perpustakaan untuk berjuang dan bekerja lebih keras lagi dalam mengembangkan pengetahuan, keterampilan serta keahlian dalam bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi, serta teknologi informasi. Maka mau tidak mau pustakawan harus berani dan bersedia melakukan terobosan dan perubahan agar dapat mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan yang dikelolanya. Penguasaan semua materi yang saya sebut ini akan menjadikan pustakawan semakin profesional dalam melaksanakan tugasnya.

III. SISTEM KOMPUTER OTOMASI PERPUSTAKAAN

a. Hardware
Hardware dalam bahasa Indonesia adalah perangkat keras yaitu suatu sarana komputer yang terdiri dari input device, processingdevice, output device, dan mass strorage sehingga perintah atau instruksi yang diberikan kepadanya dapat terlaksana dengan baik sehingga mencapai hasil yang diinginkan.

b. Sofware adalah merupakan perangkat lunak yang dijadikan oleh perangkat
keras dalam melaksanakan instruksi-instrusi untuk memerintah mesin melakukan tugas tertentu. Lebih terperinci apa yang dinyatakan oleh Saydan (1992), bahwa perangkat yang diperlukan dalam sistem pengolahan data berupa instuksi, program, prosedur, metode kerja, dan lain-lain sebagainya.

c. Brainware
Disamping ada perangkat keras dan lunak dalam sistem komputer otomasi ada juga perangkat yang sangat berperanan di dalam mencapai suatu tujuan sistem jaringan otomasi, yakni perangkat pemikir (Otak) yang lazim disebut sumber daya manusia. Karena perangkat sumber daya manusialah yang akan merencanakan, melaksanakan, mengndalikan, dan mengevaluasi serta menindak lanjuti suatu program otomasi perpustakaan. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Sondang P. Siagian, bahwa komputer itu mesin hitung-tik yang cepat, mahal, tetapi dungu, komputer dikatakan sebagai alat yang dungu karena tidak mengambil keputusan, tidak dapat berpikir seperti manusia. Adanya paradigma komputer ini, sehingga peranan manusia dalam proses komputerisasi menjadi semakin penting dalam menggerakkan seluruh fasilitas teknologi informasi.

d. Pedoman Standar
Jika kita ingin bekerja maksimal dan terarah untuk mencapai suatu tujuan tertentu, maka perlu ada arah pandang tersendiri. Di dalam melaksanakan kegiatan otomasi perpustakaan harus memiliki pedoman standar kerja pengolahan yang jelas agar pelaksanaan pekerjaan terorganisir, terarah, dan ada keseragaman kerja yang terpadu. Pedoman standar ini dibagi dua macam, yaitu untuk pedoman standar pengolahan deskripsi bahan pustaka secara manual, maka menggunakan Pedoman Katalogasi AACR2, ISBD(S) dan peraturan katalogasi yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI.
Sedangkan pedoman standar untuk pengolahan deskripsi bahan pustaka yang akan di otomatisasikan adalah menggunakan Pedoman IndoMARC.
e. Data dan Informasi
Data adalah suatu fakta atau keterangan yang benar dan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang (Gordon B. Davis, 1995). Namun yang dimaksud data dan informasi dalam system otomasi perpustakaan adalah segala bentuk yang dapat memberikan keterangan atau informasi kepada pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dapat terpenuhi dengan menggunakan sarana yang ada di perpustakaan,. Saran yang memiliki informasi dan paling banyak diperlukan di perpustakaan adalah koleksi bahan pustaka dalam bentuk buku, majalah, surat kabar, jurnal, dan informasi-informasi terseleksi lainnya, baik dalam bentuk manual (hardcopy) maupun elektronik (Rekaman).

f. Telekomunikasi
Fungsi telekomunikasi adalah untuk menghubungkan titik-titik lokasi sehingga terjadi hubungan dan kemudahan menyalurkan informasi antar titik-titik tersebut.
Dalam sistem otomasi perpustakaan yang berbentuk jaringan atau menggunakan perangkat komputer secara multi user tentu harus di lengkapi dengan sarana telekomunikasi yang memadai, agar proses akses dan penyaluran data dari terminal ke terminal lainnya atau dari komputer client ke komputer server.
Perangkat ini adalah sarana penghubung akses data baik antar ruangan maupun ke tempat yang lebih jauh lagi. Sarana untuk komunikasi setiap sistem telekomunikasi memiliki beberapa komponen yaitu :
1. Telepon
2. Radio
3. Pemancar (VSAT), dan WAFLan.
Sarana transmisi telekomunikasi ini yang akan menghubungkan data analog ke data digital melalui komputer ke komputer lain, atau antara satu wilayah ke wilayah lebih luas dengan istilah jaringan global informasi.

IV. MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

Manfaat penerapan teknologi informasi bagi pemakai perpustakaan menurut Henderson (1992) adalah :
1. Menyediakan akses yang cepat dan mudah pada informasi ;
2. Menyediakan akses jarak jauh bagi pemakai ;
3. Menyediakan akses 24 jam (bila TI dioperasikan atau jasa layanannya sudah dalam bentuk web browsher) bagi pemakai :
4. Menyediakan akses informasi yang tidak terbatas dari berbagai jenis sumber ;
5. Menyediakan informasi yang lebih mutakhir ;
6. Menyediakan informasi yang dapat digunakan secara luwe bagi pemakai sesuai dengan kebutuhannya ;
7. meningkatkan keluwesan , dan
8. Memudahkan informasi ulang dan kombinasi data dari berbagai sumber.

Lebih jauh Cohrane (1992), menyebutkan beberapa keuntungan teknologi informasi bagi perpustakaan sebagai berikut :
1. Memudahkan itegrasi berbagai kegiatan perpustakaan ;
2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan ;
3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan ;
4. Menghilangkan pekerjaan yang bersifat mengulang (Repetitif) dan karenanya tidak menarik dan membosangkan
5. Membantu perpustakaan memperluas jasa perpustakaan.
6. Menimbulkan berbagai peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan
7. Dapat menghemat uang dan malahan menjadi menghasilakn uang, dan
8. Meningkatkan efesiensi.

Namun disis lain teknologi informasi memiliki kerugian/kelemahan atau kendala dalam penerapannya di Indonesia, misalnya menyangkut biaya, ketersediaan prasarana, seperti jaringan telekomunikasi, sikap pimpinan yang kurang menyadari keberadaan komputer bagi perputakaan serta adanya sikap gagap teknologi di kalangan pustakawan [GATEK].

V. KEGIATAN PERPUSTAKAAN YANG DIOTOMASIKAN

Program teknologi informasi di bidang perpustakaan, telah berkembang melalui beberapa tahapan yang sejalan dengan perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi ternyata sangat berpengaruh terhadap konsep otomasi perpustakaan. Kalau pada awal kegiatan perpustakaan secara terpisah, perkembangan selanjutnya dicoba suatu konsepsi pengembangan sistem secara terpadu. Bambang Setiarso (1997), berpendapat bahwa ada tiga fungsi utama dengan adanya sistem terpadu pada perpustakaan yaitu, pengadaan bahan pustaka /informasi, pengolahan informasi yang didapat , dan layanan informasi berupa sajian yang layak dipakai. Selanjutnya ketiga fungsi tersebut diatas perlu ditunjang atau didukung oleh administrasi, secara teknis dan penelitian/ pangembangan yang mantap.
Dari batasan tersebut di atas penulis, menguraikan kegiatan-kegiatan yang sangat perlu diotomatisasikan dalam pengelolaan perpustakaan:

a. Akuisisi
Bagian pengadaan di perpustakaan sering disebut akuisisi termasuk bagian seleksi bahan pustaka. Namun dalam otomasi perpustakaan. Kegiatannya hanya memberikan informasi pertimbangan pengadaan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan, baik dari hasil kegiatan verifikasi deskripsi bahan pustaka yang sudah ada maupun yang belum ada atau akan dipesan. Menurut Muh. Najib (1993), dalam Boss dan Maecum, menyatakan bahwa sistem pengadaan bahan pustaka dengan menggunakan komputer yang ideal meliputi sebagai berikut:
1. Mampu mengetahui bahan-bahan yang sudah ada di perpustakaan sehingga mudah memesan ;
2. Memungkinkan pustakawan dalam memesan tambahan bahan pustaka bila masih di perlukan ;
3. Mampu mengetahui keadaan penjual dan penyalur buku ;
4. Mudah menentukan apakah materi tertentu yang dipesan sudah tidak terbit lagi atau belum terbit.
5. Memudahkan Pustakawan memesan langsung ke penjual buku lewat
komputer dan mengatur perincian biayanya ;
6. Memungkinkan bahan yang dipesan bila tersedia di kirim oleh penjual buku dalam jangka waktu 24 jam ;
7. Memungkinkan untuk mengetahui judul-judul penting yang tersedia di database sehingga bisa digunakan untuk menyeleksi buku, dll.
b. Pengolahan
Kegiatan pegolahan yang dimaksud adalah kegiatan rutin/pokok pegolahan
Bahan pustaka yakni, penetapan nomor klasifikasi dan pembuatan deskripsi data bibiografis bahan pustaka yang lazim disebut katalogisasi.

Fungsi kegiatan klasifikasi bahan pustaka dalam sistem otomasi perpustakaan adalah untuk menyeragamkan nomor-nomor klas buku yang sudah ada di dalam pangkalan data (T082). Sedangkan kegiatan katalogisasi bahan pustaka yang baru diolah dalam pangkalan data, harus terlebih dahulu dibuatkan deskripsinya baik melalui worksheet manual maupun langsung pada lembar kerja sistem yang ada di pangkalan data komputer server. (T020-T999)

c. Sirkulasi
Untuk kegiatan sirkulasi merupakan keluar dan masuknya bahan pustaka atau
dengan kata lain peminjaman, pengembalian , denda, tagihan, dan pendaftaran anggota perpustakaan secara terintegrasi secara cepat. Di samping kecepatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku, komputer dapat membantu pustakawan pada bagian sirkulasi dalam hal-hal sbb :
1) Menentukan judul buku yang tersedia dan dimana lokasi buku tersebut di simpang ;
2) Menentukan apakah seseorang pengguna dapat meminjam atau tidak ;
3) Menyiapkan surat peringatan pada peminjam buku-buku yang sudah melampaui batas-batas pengembaliannya ;
4) Memungkinkan seseorang pengguna dapat memesan bahan pustaka tertentu yang sedang tidak berada di perpustakaan ;
5) Dapat menghitung denda apabila seseorang terlambat mengembalikan buku ;

d. Statistik
Kata statistik mempunyai dua macam pengertian, yakni dalam arti luas dan dalam arti sempit. Dalam pengertin luas adalah cara-cara ilmiah yang dipersiapkan untuk mengumpulkan, menyusun, menyajikan, dan menganalisa, data penyelidikan yang berwujud angka-angka. Dalam pengertian sempit adalah cara menunjukkan semua kenyataan yang berwujud angka-angka tertentu suatu kejadian atau gejala tertentu. Lebih jauh statistik diharapkan dapat menyediakan dasar-dasar yang dapat dipertanggungjawabkan untuk menarik kesimpulan yang benar dan untuk mengambil keputusan yang layak. Statistik perpustakaan dalam otomasi adalah pengetahuan tentang cara mengelola data yang berupa angka-angka, table, grafik, mengenai berbagai hal yang berhubungan dengan keadaan terutama kondisi aktivitas pengolahan bahan pustaka dan pelayanan sirkulasi.

e. Penulusuran Informasi
Penulusuran informasi dengan istilah asing, information retrieval, search information, seeling information. Paulina Atherton (1986), mengemukakan bahwa penemuan kembali informasi adalah suatu operasi dimana butir-butir dipilih dari suatu koleksi, tidak hanya katalog perpustakaan, tetapi juga indeks atau bibliografi. Proses penumuan kembali berulang-ulang pada setiap penelusuran informasi. Sementara H.S. Lasa (1997) dalam kamus istilah perpustakaan, memberikan batasan penemuan kembali informasi sebagai proses pencarian kembali informasi yang disimpang suatu perpustakaan.
Penelusuran informasi di dalam sistem jaringan otomasi yang dimaksud adalah pencarian an penemuan informasi melalui catalog yang terpasang pada computer server atau melalui web browsher internet.

f. Jaringan Kerjasama Informasi
Kerjasama ini bisa diartikan dengan kerjasama antara dua atau lebih organisasi (dalam hal ini perpustakaan) untuk mengadakan layanan perpustakaan bersama untuk keperluan bersama dengan menggunakan falitas komputer yang ditunjang oleh tersedianya data base bibliografi bahan pustaka yang dipakai bersama. Jaringan kerjasam informasi yang dimaksud adalah layanan silang informasi khususnya deskripsi data bibliografi bahan pustaka yang dimiliki masing-masing perpustakaan baik yang sudah diolah dalam bentuk CD ROM (Off Line), maupun dalam bentuk Katalog Online di Internet dengan memiliki metadata format data base yang sama.

VI. PEMILIHAN DAN PEMELIHARAAN SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN

Di dalam penerapan sistem otomasi perpustakaan yang baik, maka perlu pertimbangan dan pemikiran yang matang di dalam merencanakan baik penyediaan perangkat maupun penentuan sistem manajeman yang akan dipakai. Khusus untuk pengadaan perangkat keras dan lunak serta sistem pengelolaannya harus memperhatikan beberapa faktor dan indikator yang akan menjadi subtansi pelaksanaan pekerjaan. Statemen ini bertujuan agar di dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik sesuai yang diinginkan dengan berdasarkan prinsip efesiensi, efektifitas, dan peningkatan produktifitas kerja.
M.B. Line, dalam laporannya kepada British Menyatakan bahwa penerapan otomasi perpustakaan mempunyai dua tujuan utama yaitu :
1) Untuk pelayanan yang lebih baik dengan biaya yang lebih murah
2) Untuk mendapatkan keuntungan (kelebihan) yang lebih besar.

Syarat-syarat sistem komputer yang memudahkan pemakai di perpustakaan adalah :
1. Efektif biaya, artinya pengguaan sistem berbantuan komputer tidak berbeda biaya dengan metode manual ;
2. Nyaman, artinya mudah diperoleh ;
3. Penggunaannya mudah, artinya instruksi yang diberikan jelas, prosedur yang digunakan langsung tidak berbelit-belit ;
4. Penggunaan syistem berbantuan komputer dianggap lebih mentereng, dan secara ekonomis menarik serta lebih bergensi ;
5. Menghibur, artinya komputer merupakan mainan baru bagi pemakai ;
6. Cara mengguanakannya tidak berbeda dengan cara pemakai memperoleh informasi melalui sistem manual artinya tidak jauh menyimpang dari prosedur yang digunakan pemakai (Sulistyo-Basuki, 1991).
a. Harga Murah
Indikator ini merupakan suatu perkiraan biaya yang dapat dijangkau oleh Platfon anggaran perpustakaan yang akan dipakai untuk membelinya. Namun tidak mengabaikan kwalitas perangkat yang akan diadakan dengan standar built up.

b. User Friendly
Pengadaan perangkat lunak selayaknya mempertimbangkan dengan keramahan di dalam pemakaiannya. Keramahan yang dimaksud adalah kemudahan di dalam mengoperasikan serta tidak membuat operator merasa canggung/asing menggunakannya.

c. Instans dan terientegrity
Perangkat instans adalah perangkat lunak yang sudah siap pakai dikalagan umum dan sudah memenuhi persyaratan standarnisasi nasioanal atupun internasioanal. Perangkat lunak ini pula harus dirancang sedemikian rupa menurut kebutuhan aktivitas perpustakaan, agar nantinya di dalam pengopersiannya secara terpadu sampai menghasilkan sesuatu yang maksimal.

d. Fleksibel
Keflesibelan suatu perangkat yang akan diimplementasikan di perpustakaan, memang suatu tuntutan dan kebutuhan pustakawan sebagai tenaga operator dan pengguna perpustakaan sebagai pemakai jasa layanan otomasi yang setiap saat menggunakannya. Disamping itu, perangkat keras yang dipakai akan mudah up grade di masa akan datang apabila sudah tiba waktunya untuk dikembangkan secara spesifikasi dan tingkat kemampuan kerjanya dibutuhkan.

e. Kompatibilitas dengan perangkat lunak lainnya (Compatibility)
Penyesuaian antara program yang ada dengan program lain yang akan dipergunakan dalam melaksanakan suatu pekerjaan, tampa ada pengaruh yang sifatnya akan menghambat proses kerja yang sedang berlangsung.

VII. PENUTUP

Demikian beberapa uraian makalah ini, kiranya dapat menjadi bahan informasi di dalam rencana penerapan sistem otomasi perpustakaan, agar perpustakaan yang dikelola dapat lebih menghasilakan produk informasi yang lebih mudah, dan tepat serta memiliki akurasi yang tinggi.
Dengan menggunakan komputer beserta peralatan telekomunikasi lainnya, diharapkan dapat menjadi sarana pertukaran informasi secara cepat, terpadu, baik melalui jaringan offline maupun jaringan online yang lebih luas (Internet).

DAFTAR PUSTAKA

ATHERTON, Pauline. Sistem dan Pelayanan Informasi. Penerjamah, Bambang Hartono. Jakabar : Aneka Kencana Abadi, 1986.

BOSS, R.W. dan MARCUM, Online Acquisition System for Libraries. Library Tecnology reports, 17, No.2, Marc-April 1981.

HARININGSIH, S.P. Teknologi Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005.

HENDARSON, F. “ Ralation With User “ Dalam Information Tecnology in special Libraries. London : Routledge, 1992.

http://www.geocities.com/HotSprings/

INDONESIA. Depdikbud. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ed. Kedua. Jakarta : Balai Pustaka, 1996.

LAMANG. Efektifitas Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan Dalam Peningkatan Jasa Layanan Perpustakaan Nasional Propinsi Jawa Barat. Skripsi Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fak. Komunikasi Universitas Padjajaran Bandung, 1999.

MERATI, G. Widadnyana. Perpustakaan dalam Era Teknomogi Informasi. Makalah Seminar Internet di Bandung, 1997.

PRYTHERICH, Ray. Harrod’s Librarians Glossary. Eight. England : Gower, 1995.

PUTRANTA, Hastha Dewa. Pengantar Sistem dan Teknologi Informasi. Yogtakarta : Ames 2004.

RAHARJO, Budi. Memahami Teknologi Informasi. Jakarta : Elex Media Komputindo, 200.

SADJA, Rhiza S. Perpustakaan Digital di Era Informasi Golobal. Makalah seminar sehari Digital Library di Era Global. 17 Januari 2005, dilaksanakan HNJ Ilmu Perpustakaan Unhas bekerjasama PD IPI Sulsel.

SULISTYO-BASUKI. Periodesasi Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1995.

_____________, Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarata : Gramedia Pustaka, 1992.

SUTEJO, Budi. Kamus ++ Jaringan Komputer. Yogyakarta : Andi, 2003.