SISTEM PELAYANAN JASA PENELUSURAN PADA PERPUSTAKAAN KHUSUS

SISTEM PELAYANAN JASA PENELUSURAN
PADA PERPUSTAKAAN KHUSUS
Oleh : Darwanto S,Sos
Pengelola Perpustakaan


Sistem pelayanan perpustakaan dapat dibedakan dalam dua cara yaitu sistem pelayanan terbuka (opened Access) dan sistem pelayanan tertutup (Closed Access). Pada pelayanan terbuka pengguna dapat masuk keruang penyimpanan koleksi, sehingga dapat mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang diperlukan yang telah tersusun dalam rak lokasi, sedangkan pada sistem pelayanan tertutup harus meminta bantuan pada petugas perpustakaan untuk mencari bahan pustaka yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pelayanan dengan baik pada kedua sistem ini pelayanan perpustakaan tersebut diperlukan beberapa syarat, antara lain :
I. Koleksi Perpustakaan harus disusun secara sistematis :
• Koleksi buku disusun menurut nomor panggil
• Koleksi majalah, jurnal disusun menurut subyek yang didalammnya disusun menurut abjad jurnal majalah
• Koleksi rujukan menurut jenis publikasinya, yang berbentuk buku disusun menurut nomor panggil
II. Alat Bantu temu kembali koleksi pustaka harus lengkap, jenis alat temu kembali yang biasa digunakan antaralain :
• Katalog Buku harus lengkap untuk mempermudah penelusuran.
• Katalog Majalah merupakan catalog yang penting untuk menemukan kembali judul-judul majalah yang dimiliki perpustakaan, selain informasi mengenai judul juga diperlukan data seperti volume, nomor dan tahun terbit agar pengguna dapat lebih mudah memnemukan ataukah dia harus cari di perpustakaan yang lain.
Semua sarana penelusuran informasi yang disebut di atas ada yang berbentuk terbitan berkala yang disusun dalam pangkalan data, semua jenis sarana penelusuran tersebut harus disusun dan dirancang untuk dapat ditelusuri dari berbagai titik akses. Data yang terdapat dalam pengelolaan data harus selalu merujuk ke dalam dokumen-dokumen dimana informasi tersebut dapat dicari, jadi merujuk ke judul buku atau majalah yang memuat lengkap seperti; volume nomor dan tahun terbit.
Penyusunan dokumen atau literature secara sistematik di rak atau lemari sebenarnya sudah memudahkan pustakawan maupun pengguna perpustakaan untuk menemukan judul koleksi pustaka lain dalam kelompok subyek tersebut, karena letak koleksi pustaka bersubyek sama selalu ditempatkan dan saling berdekatan.
Perpustakaan yag memiliki sistem pelayanan terbuka menjadi kosekwensi pustakawan perlu menjaga agar susunan koleksi dalam rak tetap sistematis yaitu dengan cara telah memperkenalkan perngguna perpustakaan memasukan sendiri koleksi yang telah dibaca ke dalam rak penyimpanan, keadaan tersebut memerlukan tenaga penyusun koleksi bahan pustaka yang secara konsisten memasukan kembali koleksi yang telah dibaca pegguna ke rak penyimpanan sebelum jam tutup perpustakaan. Dengan demikian pada hari berikutnya pengguna dapat langsung menggunakan kembalo koleksi pustaka tersebut karena telah tersusun kembali seperti semula.
Perpustakaan yang memiliki sistem pelayanan tertutup juga tidak luput dari tiga unsur penyusunan di rak hanya saja pada sistem pelayanan tertutup diperlukan petugas perpustakaan yang dapat memahami koleksi dan jumlah koleksi pun tersedia agar pengguna tidak terlalu lama menunggu untuk menggunakan koleksi tersebut, atau yang diperlukan.

Pemanfaatan kolesi buku dalam sistem pelayanan terbuka
1. Pengguna masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan diri pada buku tamu yang telah disediakan, menyerahkan kartu identitas diri yang masih berlaku kepada petugas perpustakaan.
2. Pengguna mencari judul koleksi pustaka yang diperlukan
3. Bilamana nama pengarang atau judul buku sudah tahu maka pengguna dapat mencari sendiri yang disusun berdasarkan nomor panggil
4. Dengan berbekal data koleksi pustaka yang diperlukan dan nomor panggil pengguna dapat melanjutkan pencarian bahan pustaka dalam rak penyimpanan buku.
5. Pencarian buku dapat dilakukan melalui catalog.
6. pencarian buku melalui pengarang
7. bila pengguna hanya mengetahui subyek koleksi pustaka yang diperlukan, maka pengguna dapat menelusuri induk subyek yang disusun menurut abjad.
Dalam katalog penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan subyek. Penelusuran berlaku juga untuk indeks yang ada didalam penelusuran dengan komputerdapat menggunakan kata kunci yang dapat di kombinasikan sehingga hasilnya dapat lebih tepat, jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan karena itu perpustakaan menyediakan jasa yang sangat perlu untuk pengguna perpustakaan. Disamping penggolongan perpustakaan seperti dinyatakan diatas dikendalokan pula golongan pembaca khusus

Kelemahan serta kelebihan untuk perpustakaan terbuka dan tertutup
Segala sesuatu pasti menpunyai kelemahan serta kelebihan masing-masing, begitu juga dengan sistem pelayanan terbuka (Open Access) dan pelayanan Tertutup (Close Accsess) bagi perpustakaan. Kelemahan dari pelayanan terbuka itu banyak sekali diantaranya petugas perpustakaan harus lebih jeli dan teliti memingat pengguna perpustakaan langsung masuk atau mengambil sendiri koleksi yang diperlukan, dengan adanya sistem seperti ini koleksi rentan sekali hilang, rusak, penyimpanan tidak teratur, buku banyak yang sobek, banyak coretan serta masih banyak lagi hal-hal yang tidak bias dibayangkan bakal terjadi. Namun dibalik kelemaha tersebut juga pasti ada kelebihan yang terdapat pada pelayanan terbuka ini diantaranya bahwa pengguna atau pencari informasi akan merasa puas sekali dengan sistem terbuka ini karena apabila ada pengguna yang kurang puas dengan suatu sumber referensi tersebut mereka dengan leluasa dapat mencari sendiri, disamping itu juga bagi petugas perpustakaan hanya tinggal menunjukan rak tempat koleksi itu disimpan tidak perlu diambil oleh petugas perpustakaan. Sedangkan untuk pelayanan tertutup (Closed Access) kelemahannya sedikit antara lain rentan koleksi yang hilang sangat sedikit karena untuk pengambilan serta pengembalian koleksi diserahkan kepada petugas perpustakaan serta koleksinyapun bias secara terus menerus di awasi karena terkontrol terus, koleksi yang sudah disusun rapi sesuai dengan sistematis tidak akan berubah banyak dalam penyimpanan kembali koleksinya, koleksi tidak akan rentan rusak, koeksi akan terjaga terus serta masih banyak lagi. Sedangkan kelemahan dari pelayanan sistem tertutup ini bahwa pengguna merasa kurang puas dan terbatas dalam pencarian judul/literature yang di perlukan, seandainya suatu literature tersebut tidak tepakai makan sebelum meminjam koleksi yang lainnya harus di kembalikan lebig dahulu.
Pelayanan tertutup hanya di terapkan pada perpustakaan-perpustakaan yang mempunyai koleksinya sangat penting, langka, dan berharga, juga tergantung pada kebijakan-kebijakan pada suatu perpustakaan itu sendiri. Pada umumnya perpustakaan yang ada di Indonesia menggunakan pelayanan terbuka jadi secara tidak langsung pengguna atau pencari informasi dapat masuk dan mencari koleksi dengan sendirinya. Apabila pengguna perpustakaan tidak menemukan koleksinya baru minta bantuan kepada pengguna perpustakaan dengan menanyakan nomor panggil atau menanyakan letak buku serta informasi yang dicari.

Kesimpulan
Sistem Pelayanan Jasa Penelusuran pada Perpustakaan Khusus merupakan suatu kegiatan pelayanan yang tertutup (Closes Access), dimana pelayanan seperti ini menerangkan atau menjelaskan bahwa koleksi yang tersedia pada perpustakaan tersebut sangat dijaga dengan baik informasinya sehingga untuk lebih melestarikan koleksi yang sudah ada, sehingga pengguna perpustakaan tida secara bebas mengambil serta mengambil koleksi atau inforamsi yang dibutuhkan. Pengguna apabila membutuhkan informasi harus mengontak atau menemui petugas perpustakaanya. Supaya bisa di Bantu dalam penelusuran koleksi. Jasa penelurusan oleh perpustakaan tertutup ini mencirikan bahwa hampir seluruh koleksi yang ada didalamnya itu sangat dijaga dan dirawat dengan baik, sehingga mengambil kebijakan seperti ini berarti mempunyai alesan yang kuat pula. Pada umumnya perpustakaan yang ada menggunakan sistem koleksi terbuka (Open Access) dimana pencari atau pengunjung perpustakaan dapat bebas mencari informasi yang dibutuhkannya, seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa dari sistem pelayanan jasa penelusuran tersebut pasti memyunyai sisi kelemahan dan sisi kelebihan masing-masing dan itu merupakan telah dipertimbangkan oleh perpustakaan yang melakukan pelayanan seperti ini dari sejak jauh-hauh hari.




DAFTAR PUSTAKA

Andriaty. Eda S. Sopia. 2001. Kerjasama Pengguna dan Pustakawan dalam
Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Basuki, Sulistyo., 1991. Pengertian Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta
Nita Ismayanti., 1992. Pemanfaatan layanan perpustakaan; FSUI. Jakarta
Rusmana. A. 2002. Analisis Sistem Informasi, Jakarta. Universitas Terbuka
menelusur informasi untuk meningkatkan pelayanan
Suwardikarta. L.S. 1998. Titik Akses Subyek dalam Organisasi Informasi di Perpustakaan. Terbitan Jurnal Ilmu Perpustakaan (No. 2) 55 Hal, Jakarta. Fak. Sastra UI.
-------------2002., Panduan Perpustakaan J,.Alak., PUJP
Sukaesih, 1998. Pokok Bahasan Pelayanan Perpustakaan, (Suatu Pengantar / Jurusan Ilmu Perpustakaan)., Fikom Unpad. Bandung

“Hubungan antara Kearsipan dengan Perpustakaan”

BAB I
PENDAHULUAN


1.1. Latar Belakang Masalah

Pembinaan dan pengembangan perpustakaan dan kearsipan terus dilanjutkan dan diupayakan untuk lebih menunjang pengembangan budaya bangsa, mencerdaskan bangsa, dan memasyarakatkan budaya gemar membaca dan belajar. Pengembangan perpustakaan dan kearsipan perlu ditingkatkan dan disebarluaskan merata di seluruh pelosok tanah air, didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai.
Namun besarnya manfaat perpustakaan tersebut seringkali mengalami penyempitan makna. Perpustakaan hanya diartikan sebatas suatu tempat yang berisikan kumpulan buku-buku, koleksinya berupa buku, sedangkan gambaran tentang profil dan kinerja perpustakaan serta fungsi lainnya kurang mendapat perhatian. Kata perpustakaan yang berasal dari kata dasar pustaka memang berarti buku atau kitab, sehingga tidak mengherankan bila perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku atau kumpulan buku. Namun pengertian tersebut tampaknya sudah tidak mampu menjawab pengertian perpustakaan sesuai dengan masa dan tuntutan fungsi dari perpustakaan sendiri. Butuh suatu pengertian baru tentang perpustakaan jika ingin memasyarakatkan perpustakaan. Pengertian baru tentang perpustakaan lebih menitikberatkan pada fungsi perpustakaan sebagai pusat dan wahana penyebaran informasi, sedangkan koleksinya yang berupa buku-buku hanyalah salah satu sarana, meskipun hal ini yang terpenting, bagi pelaksanaan fungsi itu. Dewasa ini perpustakaan telah berkembang menjadi lembaga institusi atau instansi untuk melayani kebutuhan masyarakat akan informasi ilmiah sebagai kebutuhan pendidikan, pengembangan ilmu, pengembangan teknologi dan budaya, serta pendukung bagi penelitian-penelitian ilmiah. Kenyataan yang demikian tidak dapat dilepaskan dari semakin pentingnya peranan informasi, yang pada gilirannya merupakan akibat dari pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan kebudayaan. Informasi telah menjadi komoditas penting bagi masyarakat modern, hal ini menjadi wajar sebagai akibat logis dari berkembangnya budaya hidup manusia.
Disamping itu tidak hanya perpustakaan saja yang mempunyai peran yang sangat penting, kearsipan juga mempunyai peranan yang sangat menunjang dan sangat dibutuhkan sekali oleh setiap lembaga baik itu lembaga pemerintah maupun lembaga swasta lainya gunanya ialah sebagai pusat ingatan atau sebagai pusat informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan sekali dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatannya, baik dalam kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pemimpin atau kepala perusahaan maupun kepala negara dan kepala organisasi dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang kearsipan.

1.2. Identifikasi Masalah
Dalam identifikasi masalah, penulis akan membatasi makalah yang berjudul “Hubungan antara Kearsipan dengan Perpustakaan” antara lain sebagai berikut :
 Dasar Hukum tentang Kearsipan dan Perpustakaan.
 Pengertian Kearsipan dan Perpustakaan.
 Beberapa Istilah tentang Kearsipan.
 Tugas Pokok Arsiparis dan Pustawakan.
 Organisasi Kearsipan.
 Hambatan dalam mengolah Kearsipan.
 Persamaan Arsip dan Bahan Pustaka.
 Perbedaan Arsip dan Bahan Pustaka.
 Hubungan antara Arsip dan Bahan Pustaka.





1.3. Tujuan Masalah
 Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi salasatu tugas dari mata kuliah Teknik Pengarsipan.
 Ingin mengetahuai lebih dalam tentang Dasar Hukum, Pengertian, Istilah-istilah, Tugas pokok, Stuktur organisasi, Hambatan dan Hubungan antara Kearsipan dengan Perpustakaan.
 Menambah pengalaman penulis dalam pembuatan tugas khususnya pembuatan makalah ini.
 Menyimpulkan dari makalah yang penulis buat.























BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Dasar Hukum tentang Kearsipan dan Perpustakaan
Ketentuan pokok tentang kearsipan di Negara Republik Indonesia di tetapkan dalam Undang-undang. No. 7 Tahun 1971. Pada tanggal 18 Mei 1971. Sebelumnya mencabut U.U. No. 19 Prps Tahun 1961 tentang pokok-pokok Kearsipan Nasional. Disamping itu pada pasal 3 Undang-undang No. 7. Tahun 1971 tentang Tujuan Kearsipan yaitu “menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban Nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintahan. Dari dasar hukum tentang Kearsipan diatas sangatlah jelas bahwa kearsipan ternyata mempunyai jangkauwan yang sangat amat luas, yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan di Negara Republik Indonesia.
Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 4 Tahun 1990 dan Peraturan Pemerintah No. 7 tahun 1991, Perpustakaan Republik Indonesia melaksanakan penghimpunan, penyimpanan dan pelestarian serta pendayagunaan Karya Cetak dan Karya Rekam baik yang dihasilkan di pusat maupun di Daerah. (dalam hal ini melalui Badan Perpustakaan Daerah Propinsi Jawa Barat). Dalam upaya melestarikan hasil budaya dan mewujudkan Koleksi Daerah Jawa Barat, Badan Perpustakaan Daerah Jawa Barat mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan penghimpunan, penyimpanan, pelestarian, dan pendayagunaan Karya Cetak dan Karya Rekam yang dihasilkan di wilayah Jawa Barat, serta menyusun Bahan Pemasyarakatan Pemberdayaan dan Pemantauan Karya Cetak dan Karya Rekam tentang Jawa Barat.





2.2. Pengertian Kearsipan dan Perpustakaan
2.2.1. Pengertian Kearsipan
Sesuai dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971. Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan bahwa yang dimaksud Arsip adalah sebagai berikut :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan Bangsa.


2.2.2. Pengertian Perpustakaan
Sedangkan pengertian Perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pembacanya dan masyarakat luas.











2.3. Beberapa Istilah tentang Kearsipan.
Didalam Kearsipan tentunya mempunyai beberapa istilah yang sering dipakai, didengar dan digunakan antara lain sebagai berikut :
 Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. (Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 Pasal 2 ).
 Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. (Peraturan Pemerintah Nomor: 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 3 tentang Penyusutan Arsip).
 Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. (Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 3).
 Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 Pasal 2).
 Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya direkam dalam media kertas.
 Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media non kertas, yaitu foto, film, video, rekaman suara, elektronik dan lain-lain.
 Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membeakan surat tersebut dengan yang lain. Tanda pengenal surat harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung berkasnya.
 Meter Linier (ML) adalah ukuran perhitungan jumlah arsip yang ditata secara horizontal (deret kesamping) dalam meter.



2.4. Tugas Pokok Arsiparis dan Pustawakan
Arsiparis dan Pustakawan mempunyai tugas membantu Kepala Pemerintahan maupun kepala perusahaan dalam melaksanakan urusan rumah tangga perkantoran di Bidang Informasi dan Kearsipan.
2.4.1. Tugas Pokok Arsiparis
Arsiparis mempunyai tugas pokok yang sangat penting diantaranya sebagai berikut :
 Mengumpulkan dan menyusun arsip secara sistematis.
 Memelihara dan menjaga arsip dengan penuh tanggungjawab.
 Menyediakan Arsip yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam organisasi, dan para peneliti yang sedang membutuhkan informasi mengenai Arsip tersebut atau yang dicarinya. Karena Arsip harus tetap terjaga kerahasiahanya.

2.4.2. Tugas Pokok Pustakawan
Sedangkan tugas pokok Pustakawan antara lain sebagai berikut :
 Mengumpulkan, menyusun, memelihara buku-buku dan dokumen pustaka dengan maksud untuk menyediakan bagi keperluan pengetahuan, penyelidikan, pengajaran dan keperluan lain yang sejenis. Bahan-bahan tersebut diproses dan diberikan informasinya ke masyarakat luas.
 Memberikan arahan kepada setiap para pengunjung yang datang ke perpustakaan.
 Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh setiap pengguna perpustakaan.
 Mengadakan sosialisasi dengan berbagai elemen masyarakat supaya tertanam dalam benakanya budaya membaca dan berkunjung ke perpustakaan terdekat.





2.5. Organisasi Kearsipan
Dalam melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari :
1. Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.
2. a. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut sebagai Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah dengan Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

Dalam organisasi Kearsipan diatas terdapatlah perbedaan asasi yang ditentukan dalam fungsi arsip tersebut antara lain :
a) Arsip Dinamis adalah : arsip-arsip aparatur pemerintah/negara yang berada dalam lingkungan Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah secar fungsional masi aktuil dab berlaku. Jadi organisasi dari arsip dinamis ini berada dalam Lembaga-lembaga Negara/badan-badan Pemerintah yang bersangkutan dan jangka retensi Arsip dinamis antara 0-5 tahun.
b) Arsip statis/abadi adalah : bentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan) bahan bukti seluruh pertanggungjawaban Pemerintah maupun Bangsa sedangkan jangka retensi untuk Arsip Statis atau abadi antara 10-20 tahun.

2.6. Hambatan dalam mengolah Kearsipan
Dimana ada kelancaran disana pula pasti ada hambatan begitu pula dalam mengolah arsip, hambatan dalam mengolah arsip antara lain sebagai berikut :
 Kurangnya para ahli yang berkualitas dibidang kearsipan khususnya dalam penataan ruang dan alat penyimpanan.
 Staf kepegawainan kurangnya mengetahui dalam mengenali Istilah-istilah dalam bidang penataan dalam kearsipan.
 Kurangnya minat masyarakat maupun staf kepegawainyan dalam mempelajari ayau memperdalam pendidikan tentang Kearsipan.
 Kurangnya fasilitas yang memadai yang dapat memperlancar proses kegiatan Kearsipan khususnya penataan ruang Arsip.


2.7. Persamaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Didalam persamaan mengenai arsip dengan perpustakaan akan dijelaskan dibawah ini antara lain sebagai berikut :
2.7.1. Pemeliharaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Persamaan antara Arsip dengan Pustaka adalah dalam segi pemeliharaan (Reservasi) atau penjagaan dalam suatu gangguan, ganguan itu berasal baik dari alam maupun dari manusia. Pemeliharaan (Reservasi) terbagi tiga (3) bagian antara lain :
1. Preservasi (Pelestarian) adalah : mencakup pengelolaan termasuk cara penyimpanan Arsip atau bahan Pustaka dengan alat bantunya, tarap tenaga kerja yang diperlukan adalah kebijaksanaan Arsiparis atau Pustakawan dalam melestarikan bahan-bahan Pustaka dan Arsip serta informasi yang dikandung didalamnya.
Tujuan dari Preservasi antara lain sebagai berikut :
 Melestarikan isi informasi Arsip dan bahan Pustaka atau kandungan-kandungan informasi yang ilmiah.
 Melestarikan Arsip dan bahan Pustaka baik fisik maupun isi informasi yang ada didalamnya
2. Konservasi (Pengawetan) adalah : kebijaksanaan dan cara tertentu yang dipakai untuk melindungi Arsip dan bahan Pustaka dari kerusakan dan kehancuran termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis.
3. Restorasi (Perbaikan) adalah : Teknik-teknik dan pertimbangan-pertimbangan yang digunakan oleh petugas teknis yang bertugas memperbaiki Arsip dan bahan Pustaka, yang rusak akibat kurun waktu pemakaian atau faktor-faktor lainnya.

2.7.2. Penjagaan Arsip dan Bahan Pustaka
Penjagaan yang harus dilakukan dalam memelihara Arsip dan bahan Pustaka antara lain senagai berikut :
1. Membersihkan Ruangan
Ruangan penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka hendaknya senantiasa selalu bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya setiap seminggu sekali dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner supaya tidak ada debu yang menempel pada koleksi yang akan merusak dengan cepat.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Setidaknya setiap enam bulan sekali tempat penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka harus selalu diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, binatang pengerat dan sebagainya.
3. Larangan Makan dan Merokok
Semua jenis makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka, sebab sisa-sisa makanan tersebuat akan mengundang seranggan dan juga tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan untuk meroko didalam penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka baik itu rokok putih maupun rokok kretek sebab sekar dan percikan puntung akan merusak koleksi nantinya akan bolong-bolong kecil.
4. Meletakan Arsip dan bahan Pustaka
Meletakan atau menyimpan Arsip dan bahan Pustaka haruslah diatur dengan sebaik-baiknya dengan cara memberikan tanda kepada masing-masing koleksi agar tidak ada kekeliruan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lainnya. Arsip-arsip dan bahan Pustaka tersebut jangan diletakan secra berdesak-desakan dan jangan disimpan ditempat yang lebih kecil ukurannya dari pada keretasnya sendiri karena akan merusak koleksi tersebut yang ujung-ujungnya terlipat dan terlepas dari bundelannya.


5. Membersihkan Arsip dan bahan Pustaka
Arsip dan bahan Pustaka hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila Arsip dan bahan Pustaka tersebut dihinggapi ani-ani atau rayap dan jenis lainnya segera dipisahkan dengan koleksi lainnya karena akan merembet kesemua koleksi yang ada ditempat itu lalu dengan cepat diserahakan kepada yang berwenang memperbaikinya atau bagian Restorasi (Perbaikan).
6. Melakukan Fumigasi
Melakukan fumigasi hedaknya dilakukan setiap enam bulan sekali dengan cara :
 Menyediakan ruangan khusus untuk fumigasi.
 Menutup ruangan dengan rapat.
 Memasukan koleksi-koleksi yang akan di fumigasi.
 Memberikan zat fumigasi seperti Carbon Disulpida, Carbon Tetaclorida, Thymol Cristal dan lain sebagainya.
 Diamkan selama satu minggu.
 Masukan kembali koleksi yang sudah di fumigasi ke tempat penyimpanan asalanya.
Gunanya melakukan fumigasi antara lain membunuh seperti jamur, serangga, binatang pengerat dan binatang ani-ani.
7. Mengontrol Kelembaban Udara
Disamping semua yang telah ditulis diatas ada satu hal lagi yaitu kelembaban udara, seandainya kelembaban udara tidak terkontrol akan memungkinkan cepatnya kerusakan pada koleksi Arsip dan bahan Pustaka. Untuk itu suhu kelembaban udara yang baik untuk semua jenis koleksi Arsip dan bahan Pustaka adalaha kurang lebih 17-230 C. atau 3% RH.






2.8. Perbedaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Perbedaan antara Arsip dan Bahan Pustaka antara lain di bawah ini :

2.8.1. Arsip
 Arsip berupa naskah atau sehelai kertas.
 Cara pembuatan arsip tidak sembarangan dan dikeluarkan oleh pihak-pihak atau Lembaga-lembaga tertentu.
 Arsip mempunyai nilai yang sangat tinggi atau nilai rahasiah dan tidak diberikan ke sembarangan orang.
 Tempat penyimpanan Arsip berupa Filling.
 Orang yang ahli dalam kearsipan disebut Arsiparis.

2.8.2. Bahan Pustaka
 Bahan Pustaka berupa buku.
 Cara pembuatan bahan Pustaka bebas di lakukan dan bebas di cetak.
 Tidak mempunyai nilai yang tinggi atau tidak ada nilai rahasiahnya.
 Tempat penyimpanan bahan Pustaka berupa Rak atau lemari.
 Orang yang ahli dalam bahan Pustaka disebut Pustakawan.












2.9 Hubungan Arsip dengan Perpustakaan
Sebagai mana telah dijelaskan sebelumnya diatas bahwa Hubungan antara Arsip dengan dunia Perpustakaan sangat erat sekali, karena dunia kearsipan merupakan bagian juga dari dunia perpustakaan, baik dalam teknik-tekniknya maupun dalam metode atau sistematis penulisan koleksi informasi, yang nantinya akan disebar luaskan kepada khalayak atau masyarakat banyak. Juga didalam perawatan dan pemeliharaan atau penjagaan tidak ada perbedaan yaitu sama-sama memelihara informasi-informasi yang sangat penting sekali, agar koleksi Arsip dan koleksi Perpustakaan tetap baik dan tetap utuh jenis koleksinya serta informasi-informasi yang ada didalamnya tetap lestari dan dapat digunakan kapan saja bila diperlukan. Dengan demikian jelas sekali bahwa dunia Arsip merupakan bagia juga dari dunia perpustakaan dan secara tidak langsung tidak bisa dipisahkan karena didalam bidangnya atau didalam kerjanya sama-sama melestarikan, mengolah, menyimpan dan menyusun informasi untuk diberikan kepada masyarakat yang membutuhkan informasi yang sedang dicarinya.

















BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
Dari penulisan di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa hubungan atau persamaan antara Arsip dengan Perpustakaan (Bahan Pustaka) jelas ada, yaitu didalam segi pemeliharaan dan penjagaan koleksi serta dunia karsipan merupakan dunia perpustakaan juga. Disamping itu juga antara perpustakaan dan Kearsipan sama-sama mengumpulkan informasi yang akan diberikan kepada orang yang membutuhkan informasi tersebut dengan lengkap, cepat, tepat dan sangat akurat.
Untuk itu betapa pentingnya seorang arsiparis dan pustakawan dalam zaman sekarang ini untuk mengolah informasi-informasi yang akan disebar luaskan ke khalayak banyak atau masyarakat luas, kita sebagai calon dari Pustakawan dan Arsiparis harus mempunyai wawasan dan pengetahuan yang sangat luas dan mempunyai ketekunan dan keuletan dalam bekerja. Supaya didalam pekerjaan nanti orang lain tidak akan merasakan kekecewaan. Arsiparis dan Pustawakan mempunyai peran yang sangat penting dalam pengolahan dan pengumpulan informasi yang akan di berikan kepada seluruh penduduk yang ada di Negara Indonesia ini.













DAFTAR PUSTAKA

Bathros, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi Aksara.
Himpunan Peraturan Perundangan dan Pedoman Tentang Kearsipan Departemen P & K. Tahun 1983.
Basuki, Sulistyo. 1994 Periodisasi Perpustakaan Indonesia . Bandung : Remaja Rosda Karya.
Maurois, Andre. 1961. Perpustakaan Umum dan Kemajuan (Terj.) . Jakarta : Lembaga Perpustakaan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Sumardji, P. 1982. Pelayanan Perpustakaan . Yogyakarta : Kanisius.
http://berita arsip.com/messages/artikel/476042003enh.shtml.

http://www.Media Indonesia.com/astro/artikel.php?page=spaceage.

Pengumuman

Perencanaan Pencegahan Serta Pemulihan Sebelum Dan Sesudah Bencana (Disaster Recovery Planning) Pada Lembaga Perpustakaan

Perencanaan Pencegahan Serta Pemulihan
Sebelum Dan Sesudah Bencana
(Disaster Recovery Planning)
Pada Lembaga Perpustakaan
Oleh : Darwanto, S, Sos

1. Pendahuluan
Sudah tidak perlu dibuktikan lagi bahwa setiap orang pasti membutuhkan informasi dalam menjalankan dan mengembangkan usahanya. Oleh karena itu, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang tidak akan pernah habis-habisnya. Saking pentingnya, informasi yang ada akan selalu disimpan dengan baik, dan akan digunakan ketika waktunya tiba atau akan selalu digunakan sepanjang karier hidup manusia. Bisa dibayangkan bila informasi yang berharga bagi karier hidup kita tersebut tiba-tiba lenyap tanpa bekas. Apa reaksi kita ? Ya, tentu saja panik, marah, atau kehilangan semangat karena merasa apa yang telah dikerjakan selama ini sia-sia.
Contoh yang paling sederhana, ketika kita sedang membuat tugas yang cukup banyak di komputer, tiba-tiba harddisk komputer kita crash dan data tugas tersebut belum di-backup sama sekali. Tentu saja, kita akan dengan kesal ngomel-ngomel. Apa yang dapat kita lakukan ? Karena kita sebelumnya tidak mempersiapkan proses pemulihan atau backup data, tentu saja kita harus mengulang dari awal membuat tugas tersebut. Namun hal itu masih sepele. Bagaimana bila kita seorang pemilik perusahaan yang menyimpan data konsumen dan data pekerjaan hanya pada sebuah ruangan di perusahaan, lalu tiba-tiba saja terjadi kebakaran pada perusahaan yang menyebabkan semua data yang ada di dalam gedung terbakar habis. Apa reaksi kita ? Menangis ? Ingin melarikan diri dari kehidupan ? Ya, itu risiko yang haus dihadapi bila kita tidak mempersiapkan rencana pemulihan data alibat bencana yang tidak dapat diprediksi. Oleh karena itu, implementasi rencana pemulihan data dari bencana perlu dipikirkan dan dilakukan. Pada makalah ini, pembahasan topik ini lebih diiarahkan ke elemen-elemen utama yang perlu diperhatikan pada disaster recovery planning.

2. Apa Itu Disaster ?
Disaster (bencana) didefiniskan sebagai kejadian yang waktu terjadinya tidak dapat diprediksi dan bersifat sangat merusak. Pengertian ini mengidentifikasikan sebuah kejadian yang memiliki empat faktor utama,
yaitu :
 Tiba-tiba
 Tidak diharapkan
 Bersifat sangat merusak
 Kurang perencanaan
Bencana terjadi dengan frekuensi yang tidak menentu dan akibat yang ditimbulkannya meningkat bagi mereka yang tidak mempersiapkan diri terhadap kemungkinan-kemungkinan timbulnya bencana. Rencana pencegahan dan perbaikan terhadap bencana dapat membantu melindungi semua adet oraganisasi, termasuk sumber daya manusia, pekrjaan, data-data penting, dan fasilitas organisasi.
Cakupan bencana tidak hanya terbatas pada hilangnya data dan sumber informasi, tetapi juga kematian dari pekerja yang sangat diandalkan, keracunan produk, meledaknya sistem peralatan, kebakaran yang terjadi pada pusat distribusi utama, atau tumpahnya cairan kimia, dan lain sebagainya, sangat mempengaruhi suatu organisasi.

3. Beberapa Penyebab Terjadinya Bencana
Penyebab Terjadinya Bencana
- Kebakaran
- Badai
- Banjir
- Perubahan suhu dan kelembaban yang sangat ekstrim
- Gempa bumi dan tanah longsor
- Kecelakaan pesawat, kendaraan, dll.
- Virus komputer

Rencana pencegahan dan pemulihan dapat dengan mudah dimanfaatkan oleh pihak-pihak tertentu dengan menambahkan biaya-biaya yang tidak perlu yang akan membuat rencana tersebut menjadi tidak masuk akal bagi level manajemen. Rencana yang dibuat harus mencakup definisi yang jelas dari data-data atau record organisasi/perpustakaan yang harus dilindungi. Hal-hal yang harus dihindari selama pembuatan rencana pemulihan adalah rekonstruksi material back-up, kopi, dan file-file yang tidak penting.

4. Disaster Recovery Plan
Disaster recovery plan merupakan program yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Rencana ini disusun berdasarkan review secara menyeluruh terhadap bencana-bencana yang potensial, yang mencakup lingkup fasilitas, lokasi geografis, atau industri. Rencana ini juga merupakan pernyataan dari tanggapan yang tepat untuk proses pemulihan yang bersifat efektif terhadap biaya dan cepat. Oleh karena itu, rencana yang dibuat haruslah mengidentifikasi di mana, yang mana, dan bagaimana Koleksi atau data dapat diperoleh. Review yang harus dilakukan mencakup pertimbangan dari berbagai hal di bawah ini :
1. Apakah media magnetik, optik, atau microfilm, disimpan pada kabinet yang sesuai?
2. Apakah ada peraturan melarang merokok di area-area tempat penyimpanan media kertas atau bahan-bahan kimia ?
3. Apakah kotak atau kontainer record berserakan di lantai bahkan selama proses awal berlangsung ?
4. Apakah bahan-bahan kimia, termasuk yang digunakan di mesin-mesin, disimpan dengan cara yang tepat dan pada tempat yang tepat sehingga bencana dapat dihindari atau diminimisasi ?
5. Apakah peralatan elektrik dimatikan pada akhir hari ?
6. Apakah perlu peralatan-peralatan yang ada di perusahaan digunakan untuk keperluan data rumahan ?
7. dan lain-lain




5. Elemen Utama Yang Perlu Diperhatikan dalam Disaster Recovery Planning
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, disaster recovery merupakan proses menjalankan kembali operasi dan merekontruksi koleksi dan data-data yang penting setelah bencana. Disaster recovery mengidentifikasi dan melindungi semua data penting, baik yang terdapat pada media kertas, hardisk komputer, disk optik, dari proses penyelamatan hingga proses rekonstruksi. Untuk keperluan ini, ada baiknya kalau dibahas elemen-elemen utama pada disaster recovery planning. Elemen utama disaster recovery plan dapat dikelompokkan menjadi 2 kategori, yaitu :
 Elemen-elemen yang bersifat umum bagi semua aspek rencana
 Elemen-elemen ketika operasi penyelamatan dan pemulihan dilakukan

6. Elemen-Elemen Yang Bersifat Umum Bagi Semua Aspek Rencana
Dalam rangka disaster recovery plan menjadi efektif, maka perlu diperhatikan elemen-elemen dasar tertentu. Selagi deskripsi aktual dari elemen-elemen tersebut berubah dari satu tempat ke tempat yang lain, pengalaman menunjukkan bahwa masing-masing harus terdapat di dalam rencana agar rencana yang efektif dapat dicapai. Elemen-elemen tersebut sebagai berikut :
 Pernyataan kebijakan yang jelas (clear policy statement), mencakup tujuan dan sasaran pemulihan;
 Wewenang aktivasi (activation authority), yaitu siapa yang berhak memimpin tim rencana pemulihan;
 Struktur tugas (task organization), mencakup tugas dan fungsi tiap tim atau anggota tim pemulihan;
 Tim pemulihan setelah bencana (disaster recovery team), yaitu anggota tim yang bertugas menjalankan disaster recovery plan;
 Layout organisasi (facility floor plan or layout), yaitu tata letak tiap tempat dalam suatu oraganisasi atau lembaga perpustakaan;
 Prosedur distribusi informasi (information distribution procedure), merupakan metode spesifik untuk mengontak anggota tim pemulihan, vendor, agen pendukung, supplier, dan semua pihak yang terkait;
 Pemantauan kondisi yang berbahaya (monitoring of destructive area);
 Traning pekerja (provision for training of employee), merupakan kegiatan untuk melatih para pekerja mengenai prosedur pemulihan;
 hal-hal lain seiring dengan jalannnya proses pemulihan (provision for ongoing review and revision).

7. Elemen-Elemen Ketika Operasi Penyelamatan dan Pemulihan Dilakukan
Penyelamatan dan pemulihan setelah bencana memerlukan tidak hanya kedekatan dengan tujuan, struktur, personel, operasi dan data/koleksi yang terorganisasi, tetapi juga pengetahuan prosedur dan teknik pemulihan yang khusus, fasilitas komputer dan lokasi kerja alternatif, sumber sementara dan sukarelawan, pemasok lokal, agen-agen bencana lokal, dan daftar konsultan yang dapat diandalkan.
8. Elemen Utama Yang Harus Dipertimbangkan Di Dalam Mengembangkan Tahap Rekonstruksi Dan Penyelamatan Dari Disaster Recovery Plan Adalah :
1. Tim pemulihan setelah bencana yang telah mendapat training dan disetujui oleh level manajemen lembaga (trained disaster recovery team);
2. Inventori koleks/data seluruh departemen atau organisasi, termasuk data-data penting (inventory of all department records);
3. Tujuan lokasi operasi alernatif (designation of alternative operating location);
4. Daftar prioritas pemulihan fungsi-fungsi penting (priority list for restoration of essential functions);
5. Kontrak dan perjanjian dengan agen-agen yang khusus mengangani bencana seperti Arsitek, Pekerja Umum (PU) (contracts and agreements with disaster support);
6. Daftar sumber poternsial yang hendak dipulihkan (list of other potential recovery resources);
7. Daftar perlengkapan dan peralatan lembaga (list of organization salvage equipment and supplies);
8. Cetak biru atau informasi bangunan, seperti :
 Switch catu daya,
 Sistem pengaturan air dengan valve.



9. Hal-hal Lain Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyusun Disaster Recovery Plan
Berikut adalah daftar hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan ketika membuat Information Disaster Recovery Plan sebuah perusahaan :
1. Memastikan keamanan para pekerja dan pengunjung pada lokasi di mana mereka berada.
2. Melindungi data dan informasi penting.
3. Memastikan keamanan fasilitas dan lokasi-lokasinya.
4. Memastikan ketersediaan material, perlengkapan, dan peralatan.
5. Mengurangi risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan manusia atau kegagalan peralatan yang digunakan.
6. Data-data dan fasilitas penting lainnya telah ditata dengan baik sehingga memudahkan proses pemulihan ketika bencana alam terjadi.
7. Memastikan kemampuan lembaga perpustakaan untuk melanjutkan operasi setelah bencana.
8. Memulihkan data-data/koleksi yang hilang atau rusak setelah bencana.

10. Informasi Yang Harus Ada Pada Disaster Recovery Plan
Pengetahuan tentang lingkup dan batasan disaster recovery plan memastikan harapan level manajemen itu bersifat realistik dan rencana memegang peranan penting di dalam memenuhi sasaran dan tujuan lembaga.
Disaster recovery plan harus memuat langkah-langkah dan aksi-aksi yang perlu dilakukan bila bencana terjadi. Sasaran spesifik perusahaan perlu tertulis pada disaster recovery plan. Secara umum, informasi yang terdapat pada disaster recovery plan harus mencakup hal-hal berikut :
 Mengidentifikasi dan memberi perlindungan yang cukup terhaap data-data/koleksi penting perusahaan atau program utama perpustakaan.
 Mengurangi risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan manusia dan kegagalan peralatan atau gedung dengan mengadakan program training, pemeliharaan, dan sekuritas.
 Memastikan kemampuan organisasi untuk beroperasi secara efektif setelah bencana dengan menerapkan kebijakan manajemen, prosedur, dan sumber daya yang diaktivasi pada situasi bencana.
 Memastikan kemampuan organisasi untuk merekonstruksi informasi dan record-record yang rusak dengan cepat.

Informasi yang terdapat di dalam disaster recovery plan ditulis, disetujui, diimplementasikan, dan dievaluasi secara periodik untuk mengidentifikasi, melindungi, merekonstruksi, atau menyelamatkan catatan-catatan historis atau yang bersifat sejarah seperti dokumen kuno yang penting, serta membentuk prosedur pelaksanaan operasi ketika bencana terjadi.

11. Prasyarat Dalam Pembuatan Disaster Recovery Plan
Sebuah rencana untuk melindungi koleksi bahan pustaka akan menjadi tidak efisien jika data-data/koleksi yang dilindungi tersebut tidak memiliki nilai historis, administratif, fiskal, penelitian, atau hukum. Untuk merekonstruksi atau menyelamatkan informasi yang tidak penting sangatlah membuang waktu dan uang. Oleh karena itu, perlu diperhatikan prasyarat apa saja yang perlu dilakukan sebelum membuat disaster recovery plan. Prasyarat tersebut dijabarkan sebagai berikut :

A). Prasayarat 1: Informasi dipandang sebagai Sumber Daya Lembaga Perpustakaan
Perpustakaan atau lembaga informasi yang mengelola informasi selama siklus hidup informasi, dari pembuatan atau perumusan informasi, sampai ke penggunaan, penyimpanan, pengambilan kembali, dan pembuangan informasi (Penyiangan bahan pustaka), perlu menempatkan perencanaan terhadap bahaya di dalam program manajemen total lembaga perpustakaan.

B). Prasyarat 2: Asuransi Yang Cukup
Disaster recovery plan merupakan bentuk asuransi. Proses perencanaan menganjurkan agar program asuransi dimanfaatkan untuk melindungi aset lembaga dan menyediakan proteksi liabilitas. Program ini sebaiknya telah diidentifikasi dan dilengkapi proteksi terhadap risiko dan bahaya tertentu. Disaster recovery plan mengidentifikasi risiko tertentu seperti terjadinya banjir data pada tempat penyimpanan, kebakaran, badai, yang membahayakan data-data yang tersimpan secara elektrik.

C). Prasyarat 3: Program Record Yang Penting
Pada saat terjadinya bencana, proses pemulihan dapat sangat memakan biaya. Oleh karena itu, penting bila data-data/koleksi yang dilindungi, dipulihkan, direkonstruksi berisi informasi penting bagi kelanjutan operasi lembaga perpustakaan. Identifikasi dan proteksi data-data yang penting ini merepresentasikan area di mana program penyimpan data-data penting dan disaster recovery plan saling overlap.

D). Prasyarat 4: Jadwal Penyimpanan Data/koleksi
Program penyimpan data-data penting dibangun berdasarkan jadwal penyimpan data yang terstruktur. Jadwal penyimpan data merupakan daftar yang memuat data-data, yang mengindikasikan serangkaian waktu yang perlu dijalani di lingkup lembaga, pusat data, dan kapan informasi ini dapat dihapus. Jadwal penyimpan data harus dibuat sebelum disaster recovery plan. Jadwal ini menyediakan informasi penting mengenai lokasi data, media tempat penyimpanan data, metode proteksi, dan nilai data individual.

E). Prasyarat 5: Sistem Klasifikasi dan Penggunaan Kembali Data atau Koleksi
Data-data/koleksi yang tidak diklasifikasikan dengan baik tentunya akan meningkatkan biaya disaster recovery planning. Kendala utama adalah pada umumnya data-data/informasi belum dikelompokkan dalam unit file.

F). Prasyarat 6: Program Sekuritas Yang Cukup
Program sekuritas untuk fasilitas dan informasi menyediakan kerangka kerja yang dapat dieksplorasi lebih lanjut pada pembuatan disaster recovery plan. Program sekuritas setidaknya memuat proteksi password komputer, proteksi informasi para pekerja, pembatasan daerah akses, detektor asap, dan lain sebagainya.

12. Perencanaan Yang Komprehensif Terhadap Disaster Recovery Plan
Sehubungan dengan bencana yang ada, terdapat berbagai tipe kerusakan atau kehilangan yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
1. Fasilitas fisik (gedung, komputer, inventori, atau tempat kerja rusak).
2. Akses ke fasilitas (ruang rahasia).
3. Informasi (komputer rusak, harddisk crash).
4. Akses ke informasi (tidak terdapat akses database secara remote).
5. Sumber daya manusia (produksi, manager, pendukung).
Disaster recovery plan yang komprehensif harus mengalamati semua yang diperlukan untuk mendukung operasi yang sedang berjalan. Hal ini berarti setiap elemen fisik, setiap perangkat lunak, setiap sumber daya manusia, dan setiap proses perlu dipelajari dan dialamati. Informasi operasi dan finansial juga perlu dimasukkan. Rencana yang efektif mampu mengenali semua bencana yang potensial, dimulai dari perilaku alam hingga teroris atau cyber-disasters.
Analisis berantai merupakan teknik yang berguna untuk mengalamati proses pemulihan aset fisik lembaga. Bagian rencana ini seharusnya mengalamati bagaimana berhubungan dengan fasilitas penyimpanan dan manufaktur, sistem entri pesanan, pengepakan, sistem pembayaran, suku cadang, layanan konsumen, yang tidak tersedia. Karena waktu merupakan elemen utama, maka perlu untuk mengurangi waktu pemulihan untuk proses dan aplikasi penting hingga 24 jam atau kurang, dan untuk aplikasi yang kurang penting hingga 4 hari.
Tiga tipe solusi yang perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari proses perencanaan, yaitu :
1. Perpustakaan dapat membangun sistem yang redundansi, seperti memiliki dua buah gedung yang terpisah lokasinya.
2. Melakukan perjanjian atau kerja sama dengan lembaga lain sehubungan dengan backup informasi penting.
3. Mengasuransikan fasilitas-fasilitas tertentu sehingga dapat mengurangi biaya ketika bencana terjadi.
Biasanya perpustakaan/lembaga memilih untuk mengkombinasikan ketiga solusi di atas. Vendor peralatan merupakan bagian yang penting lainnya. Biasanya vendor memiliki peralatan, staf, sumber finansial yang cukup untuk membantu dengan cepat ketika bencana terjadi. Hal penting lainnya sehubungan dengan disaster recovery plan adalah keperluan untuk mensosialisasikan disaster recovery plan itu sendiri.

13. Langkah-Langkah Untuk Mengatasi Bencana Sehubungan Dengan Disaster Recovery Plan
Setelah disaster recovery plan dibuat, maka perpustakaan atau lembaga telah memiliki pedoman untuk menghadapi bencana. Lalu bagaimana langkah-langkah yang dapat diambil untuk menghadapi bencana ? Berikut diberikan langkah-langkah yang dapat diikuti :
1. Mendapatkan wewenang untuk menjalankan disaster recovery plan dan membentuk anggota tim.
2. Menyediakan training dan pendidikan keselamatan bagi anggota tim seperlunya.
3. Pada kondisi bencana, jalankan prosedur keselamatan dan evakuasi dahulu.
4. Membunyikan alarm tanda bahaya dan memberitahu layanan emergensi.
5. Memberitahukan tipe bencana pada atasan.
6. Mulai memanggil anggota tim pemulihan terhadap bencana.
7. Semua anggota, level manajemen, dan departemen keselamatan harus memiliki kopi denah gedung yang memberitahukan jalan keluar dan perlengkapan keselamatan.
8. Menaksir kerusakan.
9. Mengimplementasikan prosedur untuk melindungi data-data penting pada lokasi masing-masing.
10. Memberi tanda bagian-bagian yang rusak dan mengelompokkan bagian yang rusak dengan bagian yang tidak rusak.
11. Untuk bencana yang besar, lakukan pertemuan dengan lembaga yang khusus menangani pemulihan perusahaan akibat bencana.
12. Selanjutnya membuat perjanjian dengan lembaga arsitek tersebut untuk melakukan pemulihan.
13. Melakukan pemulihan.

14. Keuntungan Adanya Disaster Recovery Plan
Bagian terakhir dari aretikel ini membahas keuntungan dari dibuatnya disaster recovery plan. Adapun keuntungan yang didapat perusahaan adalah :
1. Memperbaiki sistem proteksi terhadap aset penting perusahaan.
2. Membuat sistem proteksi informasi atau data-data perusahaan lebih efektif.
3. Mengurangi risiko bencana akibat kesalahan manusia.
4. Memperbaiki manajemen perusahaan, dll.











15. Kesimpulan
Disaster recovery planning merupakan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengurangi kemungkinan dan membatasi kerugian akibat bencana pada proses bisnis yang penting. Sedangkan disaster recovery plan merupakan program yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi atau prosedur yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Format dan elemen disaster recovery plan bervariasi dari disaster recovery plan yang komprehensif untuk perusahaan multi-nasional dengan informasi, sekuritas, sistem bisnis yang kompleks, hingga disaster recovery plan untuk perusahaan kecil. Dengan adanya disaster recovery plan sebagai pedoman untuk menghadapi bencana, maka perusahaan dapat menghadapi situasi krisis akibat bencana dengan percaya diri dan terarah.










DAFTAR PUSTAKA

Razak, Muhammad. 1992. Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Yayasan Ford. Jakarta.
www.google.com di download pada tanggal 2 September 2008, dengan alamat situs Disester Planning bahan pustaka
Toigo, J.W., Disaster Recovery Planning 3rd, USA, Prentice Hall, 2003.
http://www.disasterrecoveryworld.com
http://www.disaster-recovery-guide.com
http://www.system.missouri.edu/records
http://www.disasterplan.com/yellowpages/tips.html
http://www.utoronto.ca/security/drp.htm
http://www.drj.com

Perencanaan Pencegahan Serta Pemulihan
Sebelum Dan Sesudah Bencana
(Disaster Recovery Planning)
Pada Lembaga Perpustakaan

1. Pendahuluan
Sudah tidak perlu dibuktikan lagi bahwa setiap orang pasti membutuhkan informasi dalam menjalankan dan mengembangkan usahanya. Oleh karena itu, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang tidak akan pernah habis-habisnya. Saking pentingnya, informasi yang ada akan selalu disimpan dengan baik, dan akan digunakan ketika waktunya tiba atau akan selalu digunakan sepanjang karier hidup manusia. Bisa dibayangkan bila informasi yang berharga bagi karier hidup kita tersebut tiba-tiba lenyap tanpa bekas. Apa reaksi kita ? Ya, tentu saja panik, marah, atau kehilangan semangat karena merasa apa yang telah dikerjakan selama ini sia-sia.
Contoh yang paling sederhana, ketika kita sedang membuat tugas yang cukup banyak di komputer, tiba-tiba harddisk komputer kita crash dan data tugas tersebut belum di-backup sama sekali. Tentu saja, kita akan dengan kesal ngomel-ngomel. Apa yang dapat kita lakukan ? Karena kita sebelumnya tidak mempersiapkan proses pemulihan atau backup data, tentu saja kita harus mengulang dari awal membuat tugas tersebut. Namun hal itu masih sepele. Bagaimana bila kita seorang pemilik perusahaan yang menyimpan data konsumen dan data pekerjaan hanya pada sebuah ruangan di perusahaan, lalu tiba-tiba saja terjadi kebakaran pada perusahaan yang menyebabkan semua data yang ada di dalam gedung terbakar habis. Apa reaksi kita ? Menangis ? Ingin melarikan diri dari kehidupan ? Ya, itu risiko yang haus dihadapi bila kita tidak mempersiapkan rencana pemulihan data alibat bencana yang tidak dapat diprediksi. Oleh karena itu, implementasi rencana pemulihan data dari bencana perlu dipikirkan dan dilakukan. Pada makalah ini, pembahasan topik ini lebih diiarahkan ke elemen-elemen utama yang perlu diperhatikan pada disaster recovery planning.

2. Apa Itu Disaster ?
Disaster (bencana) didefiniskan sebagai kejadian yang waktu terjadinya tidak dapat diprediksi dan bersifat sangat merusak. Pengertian ini mengidentifikasikan sebuah kejadian yang memiliki empat faktor utama,
yaitu :
 Tiba-tiba
 Tidak diharapkan
 Bersifat sangat merusak
 Kurang perencanaan
Bencana terjadi dengan frekuensi yang tidak menentu dan akibat yang ditimbulkannya meningkat bagi mereka yang tidak mempersiapkan diri terhadap kemungkinan-kemungkinan timbulnya bencana. Rencana pencegahan dan perbaikan terhadap bencana dapat membantu melindungi semua adet oraganisasi, termasuk sumber daya manusia, pekrjaan, data-data penting, dan fasilitas organisasi.
Cakupan bencana tidak hanya terbatas pada hilangnya data dan sumber informasi, tetapi juga kematian dari pekerja yang sangat diandalkan, keracunan produk, meledaknya sistem peralatan, kebakaran yang terjadi pada pusat distribusi utama, atau tumpahnya cairan kimia, dan lain sebagainya, sangat mempengaruhi suatu organisasi.

3. Beberapa Penyebab Terjadinya Bencana
Penyebab Terjadinya Bencana
- Kebakaran
- Badai
- Banjir
- Perubahan suhu dan kelembaban yang sangat ekstrim
- Gempa bumi dan tanah longsor
- Kecelakaan pesawat, kendaraan, dll.
- Virus komputer

Rencana pencegahan dan pemulihan dapat dengan mudah dimanfaatkan oleh pihak-pihak tertentu dengan menambahkan biaya-biaya yang tidak perlu yang akan membuat rencana tersebut menjadi tidak masuk akal bagi level manajemen. Rencana yang dibuat harus mencakup definisi yang jelas dari data-data atau record organisasi/perpustakaan yang harus dilindungi. Hal-hal yang harus dihindari selama pembuatan rencana pemulihan adalah rekonstruksi material back-up, kopi, dan file-file yang tidak penting.

4. Disaster Recovery Plan
Disaster recovery plan merupakan program yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Rencana ini disusun berdasarkan review secara menyeluruh terhadap bencana-bencana yang potensial, yang mencakup lingkup fasilitas, lokasi geografis, atau industri. Rencana ini juga merupakan pernyataan dari tanggapan yang tepat untuk proses pemulihan yang bersifat efektif terhadap biaya dan cepat. Oleh karena itu, rencana yang dibuat haruslah mengidentifikasi di mana, yang mana, dan bagaimana Koleksi atau data dapat diperoleh. Review yang harus dilakukan mencakup pertimbangan dari berbagai hal di bawah ini :
1. Apakah media magnetik, optik, atau microfilm, disimpan pada kabinet yang sesuai?
2. Apakah ada peraturan melarang merokok di area-area tempat penyimpanan media kertas atau bahan-bahan kimia ?
3. Apakah kotak atau kontainer record berserakan di lantai bahkan selama proses awal berlangsung ?
4. Apakah bahan-bahan kimia, termasuk yang digunakan di mesin-mesin, disimpan dengan cara yang tepat dan pada tempat yang tepat sehingga bencana dapat dihindari atau diminimisasi ?
5. Apakah peralatan elektrik dimatikan pada akhir hari ?
6. Apakah perlu peralatan-peralatan yang ada di perusahaan digunakan untuk keperluan data rumahan ?
7. dan lain-lain




5. Elemen Utama Yang Perlu Diperhatikan dalam Disaster Recovery Planning
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, disaster recovery merupakan proses menjalankan kembali operasi dan merekontruksi koleksi dan data-data yang penting setelah bencana. Disaster recovery mengidentifikasi dan melindungi semua data penting, baik yang terdapat pada media kertas, hardisk komputer, disk optik, dari proses penyelamatan hingga proses rekonstruksi. Untuk keperluan ini, ada baiknya kalau dibahas elemen-elemen utama pada disaster recovery planning. Elemen utama disaster recovery plan dapat dikelompokkan menjadi 2 kategori, yaitu :
 Elemen-elemen yang bersifat umum bagi semua aspek rencana
 Elemen-elemen ketika operasi penyelamatan dan pemulihan dilakukan

6. Elemen-Elemen Yang Bersifat Umum Bagi Semua Aspek Rencana
Dalam rangka disaster recovery plan menjadi efektif, maka perlu diperhatikan elemen-elemen dasar tertentu. Selagi deskripsi aktual dari elemen-elemen tersebut berubah dari satu tempat ke tempat yang lain, pengalaman menunjukkan bahwa masing-masing harus terdapat di dalam rencana agar rencana yang efektif dapat dicapai. Elemen-elemen tersebut sebagai berikut :
 Pernyataan kebijakan yang jelas (clear policy statement), mencakup tujuan dan sasaran pemulihan;
 Wewenang aktivasi (activation authority), yaitu siapa yang berhak memimpin tim rencana pemulihan;
 Struktur tugas (task organization), mencakup tugas dan fungsi tiap tim atau anggota tim pemulihan;
 Tim pemulihan setelah bencana (disaster recovery team), yaitu anggota tim yang bertugas menjalankan disaster recovery plan;
 Layout organisasi (facility floor plan or layout), yaitu tata letak tiap tempat dalam suatu oraganisasi atau lembaga perpustakaan;
 Prosedur distribusi informasi (information distribution procedure), merupakan metode spesifik untuk mengontak anggota tim pemulihan, vendor, agen pendukung, supplier, dan semua pihak yang terkait;
 Pemantauan kondisi yang berbahaya (monitoring of destructive area);
 Traning pekerja (provision for training of employee), merupakan kegiatan untuk melatih para pekerja mengenai prosedur pemulihan;
 hal-hal lain seiring dengan jalannnya proses pemulihan (provision for ongoing review and revision).

7. Elemen-Elemen Ketika Operasi Penyelamatan dan Pemulihan Dilakukan
Penyelamatan dan pemulihan setelah bencana memerlukan tidak hanya kedekatan dengan tujuan, struktur, personel, operasi dan data/koleksi yang terorganisasi, tetapi juga pengetahuan prosedur dan teknik pemulihan yang khusus, fasilitas komputer dan lokasi kerja alternatif, sumber sementara dan sukarelawan, pemasok lokal, agen-agen bencana lokal, dan daftar konsultan yang dapat diandalkan.
8. Elemen Utama Yang Harus Dipertimbangkan Di Dalam Mengembangkan Tahap Rekonstruksi Dan Penyelamatan Dari Disaster Recovery Plan Adalah :
1. Tim pemulihan setelah bencana yang telah mendapat training dan disetujui oleh level manajemen lembaga (trained disaster recovery team);
2. Inventori koleks/data seluruh departemen atau organisasi, termasuk data-data penting (inventory of all department records);
3. Tujuan lokasi operasi alernatif (designation of alternative operating location);
4. Daftar prioritas pemulihan fungsi-fungsi penting (priority list for restoration of essential functions);
5. Kontrak dan perjanjian dengan agen-agen yang khusus mengangani bencana seperti Arsitek, Pekerja Umum (PU) (contracts and agreements with disaster support);
6. Daftar sumber poternsial yang hendak dipulihkan (list of other potential recovery resources);
7. Daftar perlengkapan dan peralatan lembaga (list of organization salvage equipment and supplies);
8. Cetak biru atau informasi bangunan, seperti :
 Switch catu daya,
 Sistem pengaturan air dengan valve.



9. Hal-hal Lain Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyusun Disaster Recovery Plan
Berikut adalah daftar hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan ketika membuat Information Disaster Recovery Plan sebuah perusahaan :
1. Memastikan keamanan para pekerja dan pengunjung pada lokasi di mana mereka berada.
2. Melindungi data dan informasi penting.
3. Memastikan keamanan fasilitas dan lokasi-lokasinya.
4. Memastikan ketersediaan material, perlengkapan, dan peralatan.
5. Mengurangi risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan manusia atau kegagalan peralatan yang digunakan.
6. Data-data dan fasilitas penting lainnya telah ditata dengan baik sehingga memudahkan proses pemulihan ketika bencana alam terjadi.
7. Memastikan kemampuan lembaga perpustakaan untuk melanjutkan operasi setelah bencana.
8. Memulihkan data-data/koleksi yang hilang atau rusak setelah bencana.

10. Informasi Yang Harus Ada Pada Disaster Recovery Plan
Pengetahuan tentang lingkup dan batasan disaster recovery plan memastikan harapan level manajemen itu bersifat realistik dan rencana memegang peranan penting di dalam memenuhi sasaran dan tujuan lembaga.
Disaster recovery plan harus memuat langkah-langkah dan aksi-aksi yang perlu dilakukan bila bencana terjadi. Sasaran spesifik perusahaan perlu tertulis pada disaster recovery plan. Secara umum, informasi yang terdapat pada disaster recovery plan harus mencakup hal-hal berikut :
 Mengidentifikasi dan memberi perlindungan yang cukup terhaap data-data/koleksi penting perusahaan atau program utama perpustakaan.
 Mengurangi risiko bencana yang diakibatkan oleh kesalahan manusia dan kegagalan peralatan atau gedung dengan mengadakan program training, pemeliharaan, dan sekuritas.
 Memastikan kemampuan organisasi untuk beroperasi secara efektif setelah bencana dengan menerapkan kebijakan manajemen, prosedur, dan sumber daya yang diaktivasi pada situasi bencana.
 Memastikan kemampuan organisasi untuk merekonstruksi informasi dan record-record yang rusak dengan cepat.

Informasi yang terdapat di dalam disaster recovery plan ditulis, disetujui, diimplementasikan, dan dievaluasi secara periodik untuk mengidentifikasi, melindungi, merekonstruksi, atau menyelamatkan catatan-catatan historis atau yang bersifat sejarah seperti dokumen kuno yang penting, serta membentuk prosedur pelaksanaan operasi ketika bencana terjadi.

11. Prasyarat Dalam Pembuatan Disaster Recovery Plan
Sebuah rencana untuk melindungi koleksi bahan pustaka akan menjadi tidak efisien jika data-data/koleksi yang dilindungi tersebut tidak memiliki nilai historis, administratif, fiskal, penelitian, atau hukum. Untuk merekonstruksi atau menyelamatkan informasi yang tidak penting sangatlah membuang waktu dan uang. Oleh karena itu, perlu diperhatikan prasyarat apa saja yang perlu dilakukan sebelum membuat disaster recovery plan. Prasyarat tersebut dijabarkan sebagai berikut :

A). Prasayarat 1: Informasi dipandang sebagai Sumber Daya Lembaga Perpustakaan
Perpustakaan atau lembaga informasi yang mengelola informasi selama siklus hidup informasi, dari pembuatan atau perumusan informasi, sampai ke penggunaan, penyimpanan, pengambilan kembali, dan pembuangan informasi (Penyiangan bahan pustaka), perlu menempatkan perencanaan terhadap bahaya di dalam program manajemen total lembaga perpustakaan.

B). Prasyarat 2: Asuransi Yang Cukup
Disaster recovery plan merupakan bentuk asuransi. Proses perencanaan menganjurkan agar program asuransi dimanfaatkan untuk melindungi aset lembaga dan menyediakan proteksi liabilitas. Program ini sebaiknya telah diidentifikasi dan dilengkapi proteksi terhadap risiko dan bahaya tertentu. Disaster recovery plan mengidentifikasi risiko tertentu seperti terjadinya banjir data pada tempat penyimpanan, kebakaran, badai, yang membahayakan data-data yang tersimpan secara elektrik.

C). Prasyarat 3: Program Record Yang Penting
Pada saat terjadinya bencana, proses pemulihan dapat sangat memakan biaya. Oleh karena itu, penting bila data-data/koleksi yang dilindungi, dipulihkan, direkonstruksi berisi informasi penting bagi kelanjutan operasi lembaga perpustakaan. Identifikasi dan proteksi data-data yang penting ini merepresentasikan area di mana program penyimpan data-data penting dan disaster recovery plan saling overlap.

D). Prasyarat 4: Jadwal Penyimpanan Data/koleksi
Program penyimpan data-data penting dibangun berdasarkan jadwal penyimpan data yang terstruktur. Jadwal penyimpan data merupakan daftar yang memuat data-data, yang mengindikasikan serangkaian waktu yang perlu dijalani di lingkup lembaga, pusat data, dan kapan informasi ini dapat dihapus. Jadwal penyimpan data harus dibuat sebelum disaster recovery plan. Jadwal ini menyediakan informasi penting mengenai lokasi data, media tempat penyimpanan data, metode proteksi, dan nilai data individual.

E). Prasyarat 5: Sistem Klasifikasi dan Penggunaan Kembali Data atau Koleksi
Data-data/koleksi yang tidak diklasifikasikan dengan baik tentunya akan meningkatkan biaya disaster recovery planning. Kendala utama adalah pada umumnya data-data/informasi belum dikelompokkan dalam unit file.

F). Prasyarat 6: Program Sekuritas Yang Cukup
Program sekuritas untuk fasilitas dan informasi menyediakan kerangka kerja yang dapat dieksplorasi lebih lanjut pada pembuatan disaster recovery plan. Program sekuritas setidaknya memuat proteksi password komputer, proteksi informasi para pekerja, pembatasan daerah akses, detektor asap, dan lain sebagainya.

12. Perencanaan Yang Komprehensif Terhadap Disaster Recovery Plan
Sehubungan dengan bencana yang ada, terdapat berbagai tipe kerusakan atau kehilangan yang perlu dipertimbangkan, yaitu :
1. Fasilitas fisik (gedung, komputer, inventori, atau tempat kerja rusak).
2. Akses ke fasilitas (ruang rahasia).
3. Informasi (komputer rusak, harddisk crash).
4. Akses ke informasi (tidak terdapat akses database secara remote).
5. Sumber daya manusia (produksi, manager, pendukung).
Disaster recovery plan yang komprehensif harus mengalamati semua yang diperlukan untuk mendukung operasi yang sedang berjalan. Hal ini berarti setiap elemen fisik, setiap perangkat lunak, setiap sumber daya manusia, dan setiap proses perlu dipelajari dan dialamati. Informasi operasi dan finansial juga perlu dimasukkan. Rencana yang efektif mampu mengenali semua bencana yang potensial, dimulai dari perilaku alam hingga teroris atau cyber-disasters.
Analisis berantai merupakan teknik yang berguna untuk mengalamati proses pemulihan aset fisik lembaga. Bagian rencana ini seharusnya mengalamati bagaimana berhubungan dengan fasilitas penyimpanan dan manufaktur, sistem entri pesanan, pengepakan, sistem pembayaran, suku cadang, layanan konsumen, yang tidak tersedia. Karena waktu merupakan elemen utama, maka perlu untuk mengurangi waktu pemulihan untuk proses dan aplikasi penting hingga 24 jam atau kurang, dan untuk aplikasi yang kurang penting hingga 4 hari.
Tiga tipe solusi yang perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari proses perencanaan, yaitu :
1. Perpustakaan dapat membangun sistem yang redundansi, seperti memiliki dua buah gedung yang terpisah lokasinya.
2. Melakukan perjanjian atau kerja sama dengan lembaga lain sehubungan dengan backup informasi penting.
3. Mengasuransikan fasilitas-fasilitas tertentu sehingga dapat mengurangi biaya ketika bencana terjadi.
Biasanya perpustakaan/lembaga memilih untuk mengkombinasikan ketiga solusi di atas. Vendor peralatan merupakan bagian yang penting lainnya. Biasanya vendor memiliki peralatan, staf, sumber finansial yang cukup untuk membantu dengan cepat ketika bencana terjadi. Hal penting lainnya sehubungan dengan disaster recovery plan adalah keperluan untuk mensosialisasikan disaster recovery plan itu sendiri.

13. Langkah-Langkah Untuk Mengatasi Bencana Sehubungan Dengan Disaster Recovery Plan
Setelah disaster recovery plan dibuat, maka perpustakaan atau lembaga telah memiliki pedoman untuk menghadapi bencana. Lalu bagaimana langkah-langkah yang dapat diambil untuk menghadapi bencana ? Berikut diberikan langkah-langkah yang dapat diikuti :
1. Mendapatkan wewenang untuk menjalankan disaster recovery plan dan membentuk anggota tim.
2. Menyediakan training dan pendidikan keselamatan bagi anggota tim seperlunya.
3. Pada kondisi bencana, jalankan prosedur keselamatan dan evakuasi dahulu.
4. Membunyikan alarm tanda bahaya dan memberitahu layanan emergensi.
5. Memberitahukan tipe bencana pada atasan.
6. Mulai memanggil anggota tim pemulihan terhadap bencana.
7. Semua anggota, level manajemen, dan departemen keselamatan harus memiliki kopi denah gedung yang memberitahukan jalan keluar dan perlengkapan keselamatan.
8. Menaksir kerusakan.
9. Mengimplementasikan prosedur untuk melindungi data-data penting pada lokasi masing-masing.
10. Memberi tanda bagian-bagian yang rusak dan mengelompokkan bagian yang rusak dengan bagian yang tidak rusak.
11. Untuk bencana yang besar, lakukan pertemuan dengan lembaga yang khusus menangani pemulihan perusahaan akibat bencana.
12. Selanjutnya membuat perjanjian dengan lembaga arsitek tersebut untuk melakukan pemulihan.
13. Melakukan pemulihan.

14. Keuntungan Adanya Disaster Recovery Plan
Bagian terakhir dari aretikel ini membahas keuntungan dari dibuatnya disaster recovery plan. Adapun keuntungan yang didapat perusahaan adalah :
1. Memperbaiki sistem proteksi terhadap aset penting perusahaan.
2. Membuat sistem proteksi informasi atau data-data perusahaan lebih efektif.
3. Mengurangi risiko bencana akibat kesalahan manusia.
4. Memperbaiki manajemen perusahaan, dll.











15. Kesimpulan
Disaster recovery planning merupakan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengurangi kemungkinan dan membatasi kerugian akibat bencana pada proses bisnis yang penting. Sedangkan disaster recovery plan merupakan program yang tertulis dan telah disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang menfokuskan pada semua aksi atau prosedur yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah bencana. Format dan elemen disaster recovery plan bervariasi dari disaster recovery plan yang komprehensif untuk perusahaan multi-nasional dengan informasi, sekuritas, sistem bisnis yang kompleks, hingga disaster recovery plan untuk perusahaan kecil. Dengan adanya disaster recovery plan sebagai pedoman untuk menghadapi bencana, maka perusahaan dapat menghadapi situasi krisis akibat bencana dengan percaya diri dan terarah.










DAFTAR PUSTAKA

Razak, Muhammad. 1992. Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Yayasan Ford. Jakarta.
www.google.com di download pada tanggal 2 September 2008, dengan alamat situs Disester Planning bahan pustaka
Toigo, J.W., Disaster Recovery Planning 3rd, USA, Prentice Hall, 2003.
http://www.disasterrecoveryworld.com
http://www.disaster-recovery-guide.com
http://www.system.missouri.edu/records
http://www.disasterplan.com/yellowpages/tips.html
http://www.utoronto.ca/security/drp.htm
http://www.drj.com

PERPUSTAKAAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI

PERPUSTAKAAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Oleh : Darwanto, S, Sos


Perpustakaan merupakan suatu pusat informasi atau dapat dikatakan sebagai sumber pencarian informasi bagi siapapun pengguna perpustakaan, bahkan zaman sekarang dengan adanya perkembangan teknologi canggih dapat lebih mudah dan cepat dalam pencarian informasi yang dibutuhkan, sehingga dapat dijadikan pusat dari segala pusat informasi, terutama dibidang pengembangan pengetahuan/pendidikan. Sebenarnya sudah sejak beberapa ratus bahkan ribuan tahun yang lalu manusia membangun perpustakaan, berusaha untuk menghimpun berbagai informasi, namun zaman dulu mungkin kemasannya hanya dalam bentuk tercetak saja seperti halnya dalam bentuk buku-buku.
Seiring dengan perkembangan zaman, apalagi zaman sekarang ini semakin canggih, sehingga kemasan informasinya tidak saja dalam bentuk buku/tercetak melainkan dalam bentuk non-cetak, dan dalam pencarian informasinyapun lebih mudah dan cepat. Sekarang ini informasi yang terdapat di perpustakaan pada umumnya sudah lebih lengkap, karena fasilitasnya pun lebih lengkap, baik dalam bentuk tercetak maupun non-cetak. Informasi yang terhimpun, baik bentuk tercetak maupun non-cetak yang kemudian mengolahnya dan menyebarkannya, karena untuk keperluan studi, penelitian, bacaan umum, dan untuk keperluan lainnya, ini merupakan tugas perpustakaan mencakup semua isinya. Untuk lebih lanjut mengenai pengertian perpustakaan maka dapat dilihat dalam pengertian berikut, perpustakaan dapat diartikan yakni:
Menurut Suwarno (2007), perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang substansinya merupakan sumber informasi yang setiap saat dapat digunakan oleh pengguna jasa perpustakaan.
Definisi diatas mengisyaratkan bahwa perpustakaan memiliki spesifiksi tersendiri mengenai fungsi dan peranannya. Dapat dilihat dari pengertiannya yang perlu digaris bawahi yaitu:
• Perpustakaan sebagai unit kerja
• Perpustakaan sebagai tempat pengumpul, penyimpan, dan pemelihara berbagai koleksi bahan pustaka.
• Bahan pustakaan itu dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu. Untuk digunakan oleh para pemustaka/pengguna
• Bahan pustaka digunakan oleh pengguna secara kontinu.
• Perpustakaan sebagai sumber informasi.

Perpustakaan juga dapat dikatakan tempat mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan informasi bagi para pengguna jasa perpustakaan. Selain itu, perpustakaan juga merupakan sarana atau media untuk meningkatkan niali-nilai kognitif serta kemampuan membaca guna mencerdasakan kehidupan bangsa sekaligus memberdayakan masyarakat dalam melaksanakan pembangunan. Pada umumnya perpustakaan mempunyai koleksi baik yang tercetak seperti buku, dokumen, majalah, surat kabar, maupun koleksi terekam seperti rekaman suara (kaset), film, CD ROM, slide, video, dan lain-lain.
Banyak orang yang mengatakan bahwa perpustakaan adalah sumber dari segala sumber informasi yang tersimpan dan terjaga dengan baik, sumber informasi tersebut disimpan kedalam beberapa media diantaranya, koleksi tercetak yaitu buku, koleksi diigital yang tersimpan dalam komputer maupun dalam CD, slide, dan masih banyak lagi. Mengingat hal tersebut sebelumnya kita harus memahami dulu mengenai informasi tersebut baik mengenai pengertian, fungsi, jenis-jenis informasi dan lain sebagainnya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa perpustakaan adalah tempat menyimpan informasi yang disusun secara sistematis dalam penyimpannanya serta menentukan metode yang telah ditentukan sebelimnnya.
Membicarakan mengenai ilmu informasi menurut beberapa pakar dapat di katakan bahwa pengertian dari ilmu informasi tersebut antara lain : ilmu yang mengkaji informasi dengan pengertian informasi mencangkup pengertian yang luas, informasi menyangkut pengertian data karena terdapat berbagai disiplin ilmu yang mengkasi informasi dalam arti luas maka antara berbagai ilmu yaitu kemampuan dalam komunikasi dan ilmu perpustakaan dan Dokumentasi. Karena perpustakaan mengolah informasi yang sudah ditebitkan, baik secara grafis maupun elektronik maka ada ilmu lain yang juga mengkaji informasi sebagai objek utama, merupakan kajian dan pemanfaatan dan transper informasi. Dengan demikian ilmu perpustakaan atau ilmu komunikasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan informasi.
Sedangkan yang disebut fungsi informasi bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi yang diminta dapat berupa informasi tugas sehari-hari maupun informasi lainnya dengan koleksi yang tersedia, pusrakawan selalu berusaha untuk menjawab semua pertanyaan yang ditanyakan atau dilontarkan oleh setiap pengunjung karena pada hakekatnya karena semua perpustakaan menilai akan pentingnya informasi pada saat sekarang ini.
Informasi yang diberikan kepada semua orang maka perpustakaan harus dikembangkan untuk selalu lebih maju baik dari segi koleksinnya maupun pelayanannya karena semakin hari informsi yang dibutuhkan semua orang dan pelayanan pun harus mengarah ke arah yang lebih maju ke perpustakaan digital. Karena perkembangan ilmu teknologi yang semakit pesat sehingga koleksi dan sistem pelayannapun harus mengarah ke arah yang lebih maju. Diharapkan untuk mengikuti perkembangan teknologi para pustakawan sangat membutuhkan pelatihan-pelatihan agar pustakawan menjadi tahu dan mengerti tentang cara penelusuran informasi secara digital dan elektronik. Tanggapan terhadap keperluan informasi berbagai kelimpahan pembaca, setiap pengguna perpustakaan tentunya memerlukan informasi yang berbeda-beda dilihat dari segi intelektualnya, serta penyajianpun antara peneliti akan berbeda dengan siswa atau mahasiswa, walau sama membutuhkan informasi tetapi informasi yang dicari jelas akan berbeda. Karena itu berbagai kelompok peneliti hendaklah mencari informasi ke perpustakaan khusus, serta dosen dan mahasiswa akan memcari informasi keperpustakaan perguruan tinggi.
Dengan keperluan dan tingkat intelektual pembaca misalnya perpustakaan umum, menyediakan koleksi umum sesuai dengan kebutuhan masyarakat sekitar, sedangkan perpustakaan khusus jelas bahwa koleksi yang disediakan adalah koleksi khusus.
Cara lain menyebarkan informasi mengenai jasa perpustakaan ialah dengan ikut serta dalam pameran, baik dalam stand maupun peragaan stand yang disertai pustakawan. Disamping memberikan pameran stand pustakawan juga dapat melakukan jasa ditempat itu juga dengan cara memberikan informasi tetapi hendaknya mengusahakan agar dapat memberikan informasi kepada pengunjung karena mereka ingin melihat pameran.
Untuk mengetahui minat dan kebutuhan informasi masing-masing pembaca, pustakawan dapat berhubungan dengan pemakai berapa cepat penyediaan informasi, pustakawan perlu mengambil keputusan cermat untuk menilai kecepatan penyediaan informasi. Bila pustakawan menyediakan informasi maka dapat dilihat informasi apa saja yang paling dibutuhkan informasi.
Perpustakaan selalu menyediakan informasi bagi pengguna perpustakaan karena untuk kebutuhan informasi itulah perpustakaan selalu ada.



Daftar Pustaka :
Basuki, Sulistyo., 1991. Pengertian Ilmu Perpustakaan, Gramedia. Jakarta

Nita Ismayanti., 1992. Pemanfaatan layanan perpustakaan; FSUI. Jakarta

-------------2002., Panduan Perpustakaan J,.Alak., PUJP

Sukaesih, 1998. Pokok Bahasan Pelayanan Perpustakaan, (Suatu Pengantar / Jurusan Ilmu Perpustakaan)., Fikom Unpad. Bandung

PENINGKATAN PROFESIONALISME PUSTAKAWA

PENINGKATAN PROFESIONALISME PUSTAKAWA
Oleh : Darwanto S, Sos


Organisasi profesi ilmiah sudah dikenal sejak lama oleh karena itu tidaklah heran bahwa diera modern inipun saat pengenalan internasional menjadi sangat menentukan, lebih dari apa yang terjadi disekeliling kita, etika menjadi mengenalkan sebagai focus ideal suatu organisasi keilmuan atas organisasi profesi ilmiah.
Ikatan Perpustakaan Indonesia adalah Organisasi prifesi hal ini sudah kita ketahui dan yang menjadi perhatian kita adalah profesionalisme yang perlu ditumbuhkan, baik dari sisi keterampilan artinya bagaimana organisasi ini dikelola menjadi penentu sebuah organisasi bila dilihat dari manfaat untuk anggota.
Walaupun untuk organisasi profesi hal ini tidak seberapa menentukan dalam menerapkan masa depan yang dekat, komunikasi anggota satu dengan anggota dengan masyarakat luas akan mendorong tumbuhnya organisasi. Kita akan perlu memberikan ruang gerak kepada pustakawan dilihat dengan kesehariannyauntuk tumbuh menjadi bagian dari lingkungannya sehingga akan bermakna dan bermanfaat untuk profesi kepustakawannanya. Ini menjadi kunci berhasilnya organisasi di masa yang akan datang program kerja organisasi tidak menjadi memilih pengurus organisasinya saja tetapi akan menjadi target masyarakat luas sebagai bagian dari profesi informasi pustakawan.
Dari ikatan pustakawan Indonesia (IPI) masyarakat dan pemerintah mendengar dan tahu bahwa pentanganan informasi dalam segala bentuknya adalah bidang garapan pustakawan. Jika dilihat dari perkembangan teknologi informasi masa kini, maka yang dikelola ialah nota data, yaitu teknologi meta data menjadi kawasan baru untuk membuat pustakawan mempunyai keunggukan kearah positif. Pustakawan dapat menjadikan dirinya menjadi teaga yang profesion yang mudah dan merancang rambu-rambu pertumbuhan penyebaran dan pembuka informasi ilmiah dimasa depan. Peran Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) dapat lebih memasyarakat bisnis informasi. Apabila dilihat dari tunjangan fungsional pustakawan masih belum memadai kesadaran pustakawan dalam berorganisasi masih rendah, pustakawan banyak yang merasa belum mendapatkan manfaat langsung.
Perpustakaan dan system informasi, kedua hal tersebut merupakan infrastruktur penting bagi suatu produksi ilmiah, tampaknya hal tersebut mempunyai kelemahan diantaranya yaitu :
• Terbatasnya jumlah tenaga pustakawan professional
• Komputersisasi dan jaringan Perpustakaan belum terbentuk luas
• Kemampuan pengadaan buku baru dan jurnal penting lainnya sangat terbatas
• Jaringan system informasi internasional dangat terbatas sekali, sehingga dalam menadaptkan informasi yang dibutuhkan juha terbatas.

Pusat kegiatan dikembangkan dengan system Perpustakaan dan informasi dilihat dari rendahnya jumlah pustakawan. Apabila melihat system informasi dan Perpustakaan melalui sarana penunjang dalam menghadapai era perdagangan bebas maka informasi menjadi sangat penting dan strategis dalam mendorong pertumbuhan ekonomi masyarakat dimana persaingan global semakin terbuka. Siap tidak siap rakyat Indonesia harus menghadapinya . salah satu dalam memasuki persaingan terbuka ini adlah penggunaan ilmu dan teknologi, sedangkan upaya meningkatkan sumber daya manusia dalam bentuk pendidikan ialah mendayagunakan unit-unit dokumentasi informasi Perpustakaan yang dikemas dalam satu paket lengkap berupa peningkatan teknologi informasi, kemudahan menakses informasi iptek, meningkatkan sumberdaya manusia dalam membina sumberdaya informasi.
Sedangkan dari pemaparan diatas dapat ditarik mengenai tujuan kegiatan tersebut diantaranya ialah sebagai berikut :
• Mengenalkan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) ke semua lapisan masyarakat baik yang ada di perkotaan maupun daerah-daerah, sehingga penyebaran informasi tersebut merata dan dapat di nikmati oleh semua lapisan masyarakat Indonesia.
• Memberikan pelatihan-pelatihan kepada seluruh lapisan masyarakat akan pentingnya informasi dalam menunjang belajar mengajar, dan motivasi penelitian
• Membuka pandangan masyarakat dalam pemanfaatan teknologi informasi, meningkatkan kesejahteraan social, ekonomi, memperkuat dan menyelamatkan budaya bangsa
• Penyebaran unit-unit dokumentasi informasi suatu Perpustakaan ditindaklanjut di Propinsi, kabupaten untuk pengembangan daerah dan lembaganya.
• Meningkatkan kemajuan sumberdaya manusia dalam teknologi informasi daerah

Kerjasama yang baik antara pustakawan sebagai penyedia informasi dengan pengguna, sebagai pemakai atau pengguna informasi perlu dibina terus menerus, agar sumber informasi atau koleksi serta pelayanan yang disediakan dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pengguna Perpustakaan. Keberhasilan suatu Perpustakaan dilihat dari pengguna dalam menentukan atau mencari informasi yang dibutuhkan, apabila pengguna tersebut cepat, tepat dan akurat dalam mencari informasi,maka pengguna tersebut sudah paham dalam pencarian informasi, kemudian dilihat dari fasilitas yang disediakan oleh Perpustakaan, apakah dapat memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan?. Salahsatu aspek yang mendukung kerjasama antara pustakawan dengan pengguna Perpustakaan adalah cara berkomunikasi yang efektif, pustakawan harus dapat memberikan bimbingan dan konsultasi kepada pengguna untuk berkomunikasi antara pustakawan dengan pengguna serta pustakawan juga harus mempunyai keterampilan dalam cara berkomunikasi yang baik dan benar. Peran pustakawan sebagai pemandu arus bebas informasi atau hak informasi dalam segala kehidupan masyarakat sehingga dengan demikian pustakawwan merupakan fasilitator sumber informasi bagi masyarakat luas.
Organisasi dan profesi pustakawan dapat dijabarkan dengan penjelasan di bawah ini antara lain sebagai berikut :
• Setiap pustakawwan Indonesia menjadikan ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) sebagai forum kerjasama, temat konsultasi dan tempat penggemblengan profesi antara sesame Pustakawan
• Setiap pustakawan Indonesia memberikan sumbangan tenaga, pikiran kepada Organisasi untuk kepentingan pengembangan ilmu di Perpustakaan Indonesia
• Setiap pustakawan Indonesia berusaha untuk mengembangkan Organisasi Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) dengan jalan berpartisifasi dalam setiap kegiatan khususnya dibidang Perpustakaan
• Setiap pustakawan Indonesia selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) terutama ikatan Pustakawan Indonesia, Dokumentasi, dan Informasi.

Dari uraian diatas jelas, bahwa pustakawan adlah sebuah profesi dan bagaimana dengan tantangan deadpan agar semangat profesi pustakawan dapat lebih bermanfaat kepada masyarakat secara luas menguasai bidang ilmu yang digelutinya atau yang di pelajarinya, sehingga mempunyai kepercayaan diri dan mempunyai kemampuan professional dalam meberikan pelayanan, memahami perilaku pengguna yang dating kePerpustakaan sehingga akan memberikan kepuasa bagi pengguna Perpustakaan yang mencari informasi yang dibutuhkannya.
Menumbuhkan dan memelihara motivasi yang ada pada diri sendiri adalah tugas yang harus dilakukan karena motivasi kerja seseorang bergantung pada diri orang tersebut tetapi juga di pengaruhi oleh factor-faktor lain seperti mendukung antara pengguna, lingkungan, dan penerapan teknologi. Motivasi kerja adalah factor penting yang harus dimiliki dan selalu ditumbuhkan agar seseorang pustakawan dapat bekerja secara professional karena dengan memiliki motivasi kerja yang baik maka seorang pustakawan akan dapat tetap bekerja untuk berprestasi secara maksimal. Motivasi kerja seseorang akan terpelihara apabila kepuasan kerja menurut seseorang dapat dicapai ada keamanan dalam lingkungan kerja, suatu kondisi tempat kerja yang layak dan gaji yang memadai serta hubungan antar pegawai harmonis. Sangatlah mungkin keamanan dalam lingkungan kerja dan kondisi tempat kerja sangat memungkinkan dengan gaji yang memadai dan berhubungan antar pegawai yang harmonis. Untuk menumbuhkan dan memelihara motivasi yang ada pada seseorang pustakawan, bekerja diPerpustakaan suatu organisasi informasi selalu memerlukan kualifikasi penguasaan teknik, terutama diera teknologi dan informasi seperti saat sekarang ini. Secara profesionalisme bila Perpustakaan harus menguasai keterampilan bagaimanan mengelola informasi. Memiliki keterampilan dan teknis tanpa dukungan keterampilan manajerial tidak cukup untuk seorang pustakawan untuk dapat bekerja secara professional, oleh sebab itu setiap pustakawan memerlukan keterampilan manajerial perencanaan tujuan yang hendak dicapai dan perlu diputuskan misalnya pustakawanmempunyai tingkat untuk dapat menyelesaikan sejumlah buku tertentu dalam satu hari.
Pengelolaan adalah proses merealisasikan perencanaan tersebut diatas dalam sebuah tindakan. Hal ini perlu meperlihatkan sumberdaya yang ada terutama sumber daya manusia dengan cara mengelola sumberdaya manusia akan difungsikan secara terpadu, konsisten, serta dapat saling mendukung secara positif sehingga tujuan institusi dapat dicapai secara maksimal. Sebenarnya kita juga dapat melihat bahwa para pustakawan pada era teknologi informasi ini memiliki keterampilan teknik dan manajerial yang mampu, serta cara menelusur informasi dengan menggunakan CD-Rom. Keterampilan tersebut akan lebih perlu bila para pustakawan melengkapi dirinya dengan keterampilan interpersonal, untuk berinteraksi antar kelompok.
Dari tulisan diatas dapat disimpulkan bahwa peningkatan profesionalisme pustakawan itu sangat penting dan harus di lakukan, mengingat agar bisa mengimbangi dengan kemajuan jaman dan kecanggihan teknologi sampai sekarang ini. Profesionalisme pustakawan dapat di lakukan dengan cara mengikuti pelatihab-pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga-lemaga Perpustakaan terkemuka seperti perpusnas dan lain sebagainya. Peningkatan profesionalisme pustakawan sama dengan meningkatkan sumberdaya manusia Perpustakaan sehingga dalam melayani pengguna Perpustakaan disa dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat dalam memilah dan memilih informasi yang dibutuhkannya, sehingga pengguna Perpustakaan bias mendapatkan informasi tidak memerlukan waktu yang lama. Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) merupakan suatu organisasi pustakawan di negara ini, lembaga yang mewadahi orang-orang pustakawan ini hendaknya lebih sering mengadakan seminar atau perptemuan-pertemuan antar para pustakawan sehingga bisa memantau sejauh mana tingkat profesionalisme pustakawan yang di Negara Indonesia ini.
Dengan peningkatan profesionalisme pustakawan diharapkan dapat lebih meningkatkan pelayanan dalam mengelola Perpustakaan serta dalam melayani pengguna Perpustakaan yang datan untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Sehingga Perpustakaan-Perpustakaan yang ada di Indonesia secara tidak langsung bias sejajar dengan Perpustakaan-Perpustakaan yang ada di Negara maju baik dari segi sumberdaya manusianya maupun dalam mengelola Perpustakaan di bidan Ilmu pendidikan dan teknologi (IPTEK) nya

Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan

Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan
Oleh :
Ikhwan Arif *
Pub : Darwanto S Sos
Makalah Seminar dan Workshop Sehari “ Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan “ UMM 4 Oktober 2003

Pendahuluan
Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang automasi perpustakaan.

Faktor Penggerak
• Kemudahan mendapatkan produk TI
• Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI
• Kemampuan dari teknologi informasi
• Tuntutan layanan masyarakat serba “klick”

Alasan lain
• Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
• Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
• Meningkatkan citra perpustakaan
• Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.



Cakupan dari Automasi Perpustakaan
• Pengadaan koleksi
• Katalogisasi, inventarisasi
• Sirkulasi, reserve, inter-library loan
• Pengelolaan penerbitan berkala
• Penyediaan katalog (OPAC)
• Pengelolaan anggota

Bagaimana mengenai Layanan Referens ?
Layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi dari suatu sistem automasi perpustakaan, namun yang lebih penting adalah penyediaan teknologi informasi yang digunakan dalam layanan referens. Layanan informasi referens dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses informasi ke jaringan luar (LAN, WAN, Internet)

Peran CD-ROM
• Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
• Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.

Peran Internet
• Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.
• Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.
• Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.

Keperluan Pengguna
Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.
Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya :
• Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
• Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
• Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
• Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
• Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja

Unsu-unsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :

1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
• Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
• Harga terjangkau (murah)
• Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
• Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan

Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

Kriteria Penilaian Software
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut :
• Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
• Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
• Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
• Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
• Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
• Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

Menentukan Software
• Membangun sendiri
• Mengontrakan keluar
• Membeli software jadi yang ada di pasaran
Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus
• Sesuai dengan keperluan
• Memiliki ijin pemakaian
• Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
• Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.
Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah.
Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.

4. Network / Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
• Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
• Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
• Protokol komunikasi yang digunakan
• Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.

5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Gambar 1. Model dasar sistem informasi

Data Pengolahan Informasi
Gambar 2. Model Pengembangan Sistem Informasi

Penyimpanan


Masukan Pengolahan Keluaran
Standar basis data katalog
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama.
Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana dengan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan di Indonesia) atau dengan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, dengan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yang berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab, China atau Korea ?

Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi .
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.

INDOMARC
Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masing-masing.
Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik.
Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan, seperti jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan Jurnal Buku Langka.

Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi.
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum.
c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :
1. Title : judul dari sumber informasi
2. Creator : pencipta sumber informasi
3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian
5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi
6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya
9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi
10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs
11. Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
12. Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi
13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya.
14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi

6. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.
Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.



Tahapan Membangun Sistem AP



Tahap Hasil
Persiapan • Definisi masalah
• Maksud dan tujuan
• Kerangka kerja
• Perkiraan waktu dan biaya
Survei • Analisa kond. sumber daya
• Analisa kebutuhan
• Analisa sistem berjalan
Disain • Menyusun logika kerja sistem
• Disain data, table, database, relasi.
• Disain input, proses dan output
• Spes. peralatan yang diperlukan
Pembangunan • Pembuatan program aplikasi.
• Instalasi software, jaringan klien server
• Dokumentasi
Uji coba • Tes sistem keseluruhan
• Evaluasi, perbaikan
Training • Training : staf,operator, teknisi, administrator
• Sosialisasi
Operasional • Sistem siap digunakan.
• Bantuan teknis
• Pengembangan lebih lanjut



Kesimpulan
Unsur dan syarat automasi perpustakaan ada banyak. Biasanya, pustakawan berharap terlalu banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi perpustakaan dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna, suatu penilain mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana detail untuk automasi dilakukan. Perlu tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih. Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi perpustakaan.

Daftar Pustaka
1. Materi TOT Technologi Information & Communication oleh Unesco dan Pusnas RI di Yogyakarta 1999
2. Konsep, Desain dan Implementasi Perpustakaan Elektronik : Integrasi Perpustakaan Terotomasi dan Perpustakaan Digital Untuk Perpustakaan Nasional di Indonesia Oleh: Ismail Fahmi
3. Model Implementasi Protokol OAI dalam IndonesiaDLN dan Hubungannya dengan Digital Library di Luar Negeri oleh Rurie Muharto

----------------------------------------------------
Ikhwan Arif
iwan@lib.ugm.ac.id
Koordinator TI Perpustakaan UGM
----------------------------------------------------