PENTINGNYA WEEDING
(PENYIANGAN) DALAM PERPUSTAKAAN
Oleh : Darwanto, S.Sos
Pusat Penelitian Pengelolaan Perikanan dan Konservasi
Sumberdaya Ikan
ABSTRAK
Koleksi perpustakaan yang hidup
dan berkembang akan selalu bertambah, pada akhirnya banyak buku yang tidak
bermanfaat lagi, misalnya karena isinya sudah usang atau sudah ada cetakan
(edisi) yang lebih baru. Selain itu penyebabnya adalah tidak selalu diikuti
oleh perkembangan ruang atau gedung. Kemampuan ruang atau gedung untuk
menampung koleksi selalu terbatas, sehingga pustakawan harus mencari jalan
keluar agar pertambahan koleksi selalu dapat ditampung. Salah satu cara yang
dapat dilakukan, untuk mengurangi koleksi lama adalah dengan cara mengadakan
penyianggan bahan pustaka/koleksi. Ada beberapa
faktor yang harus di kerjakan dalam melaksanakan weeding atau penyiangan antara lain; keuntungan penyiangan; waktu
penyiangan; prosedur; petugas penyiangan; persiapan sebelum penyiangan;
kriteria penyiangan dll. Tetapi pada kenyataannya Pada
kenyataannya kegiatan penyiangan bahan pustaka ini jarang dilaksanakan di
perpustakaan, terutama pada perpustakaan khusus.
Kebanyakan koleksi-koleksi yang sudah tua masih ada diperpustakaan untuk
menambah koleksi-koleksi yang sudah ada, dikarenakan koleksinya sedikit. Weeding (penyiangan)
harus dilakukan pada setiap perpustakaan karena buku itu tidak akan digunakan
oleh pemakai perpustakaan, jika masih diletakkan diperpustakaan hanya akan
membuat buku itu lapuk di rak-rak
Kata Kunci : Weeding
(Penyiangan), Koleksi, Perpustakaan, Koleksi
Perpustakaan
ABSTRACT
Library
collection and thrive will always grow, eventually many books that are not useful anymore, for example, because it is outdated or
existing mold (edition) is more recent. Other than that the cause is not always followed by the development of a room or building. The
ability of a room or building to
accommodate the collections are always
limited, so librarians
need to find a way out in order to increase the
collection can always be accommodated.
One way to do, to
reduce the collection of old is
to conduct weeding library materials / collections.
There are several factors that should be done in
carrying out weeding or weeding among others, gain
the weeding, time weeding; procedures; officer weeding;
preparation before weeding; criteria weeding etc..
But in fact the
reality of activities weeding library materials are rarely implemented in
the library, especially in special
libraries. Most collections
of old is still there
to add to the
library collections that already
exist, because the collection a bit. Weeding
(weeding) must be performed on each library because the book is not to be used by users of
the library, if the
library is placed will only make the book rot on the shelves.
Keywords: Weeding, Collections, Library, Library
Collection
1.1
PENDAHULUAN
Weeding (penyiangan)
bahan pustaka/koleksi merupakan salah satu cara dalam melakukan pengembangan
koleksi. Koleksi perpustakaan yang hidup dan berkembang akan selalu bertambah,
pada akhirnya banyak buku yang tidak bermanfaat lagi, misalnya karena isinya
sudah usang atau sudah ada cetakan (edisi) yang lebih baru. Selain itu
penyebabnya adalah tidak selalu diikuti oleh perkembangan ruang atau gedung.
Kemampuan ruang atau gedung untuk menampung koleksi selalu terbatas, sehingga
pustakawan harus mencari jalan keluar agar pertambahan koleksi selalu dapat
ditampung. Salah satu cara yang dapat dilakukan, untuk mengurangi koleksi lama
adalah dengan cara mengadakan penyianggan bahan pustaka/koleksi.
Penyiangan
koleksi adalah suatu proses seleksi dan penarikan koleksi dari perpustakaan:
karena suatu keperluan tertentu, karena tidak bermanfaat lagi bagi pengguna
perpustakaan yang bersangkutan, atau terjadi perubahan subjek untuk bahan
pustaka yang akan dijadikan koleksi, atau bahkan karena sangat dibutuhkan oleh
perpustakaan lain.
1.2
Identifikasi Masalah
Dari
pendahuluan yang telah di jabarkan, maka tulisan ini akan menjelaskan antara
lain :
- Mengapa harus melakukan penyiangan (Weeding)
- Keuntungan Penyiangan (Weeding)
- Waktu Penyiangan Koleksi
- Prosedur Penyiangan
- Petugas Yang Berhak Melakukan Penyiangan (Weeding)
- Persiapan Penyiangan (Weeding)
- Kriteria Penyiangan (Weeding)
- Beberapa alasan jarangnya dilakukan penyiangan (Weeding)
1.3 PEMBAHASAN
Setiap perpustakaan mengadakan penyiangan satu kali setahun, apabila koleksinya
masih sedikit. Untuk perpustakaan besar sebaiknya dilakukan setiap tiga tahun
sekali agar beban pekerjaan tidak terlalu berat.
I.
Alasan Melakukan Penyiangan
Beberapa
alasan melakukan penyiangan koleksi koleksi perpustakaan adalah:
1. Bahan pustaka telah rusak berat, dan tidak mungkin
diperbaiki lagi, atau karena ada sebagian halaman/isi yang tidak lengkap, lepas
atau hilang.
2.
Informasi
yang dikandungnya dianggap sudah usang karena adanya kemajuan ilmu dan
teknologi.
3.
Pengguna
sudah tidak membutuhkan subjek yang bersangkutan.
4.
Telah
ada edisi terbaru yang isinya lebih lengkap dan sesuai zaman (up to date) untuk judul buku yang sama.
Namun bila ada teori penting dalam edisi lama yang masih sahih dan tidak
dicakup lagi pada edisi yang baru, maka koleksi tersebut tidak perlu disiangi.
5.
Diperlukan
oleh perpustakaan lain karena subjek isinya sangat cocok.
6.
Perubahan
kebijakan mengenai program, subjek, kelompok/tingkat, pengguna yang dilayani,
atau reorganisasi instansi induk.
7.
Secara
politis dan religis bertentangan dengan kebijakan pemerintah dan citra adat
serta agama yang dianut rakyat, dalam hal ini biasanya hasil penyiangan tidak
dibuang, namun disimpan di tempat terpisah dan hanya untuk kegiatan penelitian.
8. Jumlah eksemplarnya lebih dari yang ditetapkan/disepakati.
II.
Keuntungan Penyiangan
Keuntungan
yang diperoleh dari penyiangan
1.
Koleksi
yang ada dapat terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna baik dari
segi isi, usia maupun fisiknya.
2.
Mengurangi
kepadatan koleksi, sehingga ruangan yang tersedia benar-benar diisi untuk
koleksi pustaka yang sering digunakan dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
3.
Bahan
pustaka hasil penyiangan dapat dimanfaatkan oleh perpustkaan lain yang
memerlukan.
4.
Penyiangan
berarti pula penyegaran terhadap koleksi yang ada.
III.
Waktu Penyiangan Koleksi
Penyiangan harus dilakukan secara
berkala dan berkelanjutan, minimal lima tahun sekali untuk koleksi buku.
Sebaiknya perpustakaan membuat peraturan tertulis tentang penyiangan koleksi
perpustakaan untuk dipakai sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan ini.
IV.
Prosedur Penyiangan
Adapun prosedur dari penyiangan koleksi adalah sebagai berikut:
1. Menentukan persyaratan koleksi pustaka yang akan disiangi
misalnya atas dasar: usia terbit, subjek, cakupan, kandungan informasi.
2.
Menentukan
jenis koleksi yang akan disiangi, misalnya buku, majalah, brosur, leaflet,
kaset rekaman, laporan tahunan/bulanan dan sebagainya.
3.
Pemilihan/seleksi
koleksi pustaka yang perlu dikeluarkan/disiangi. Pada tahap ini perlu
dipertimbangkan koleksi pustaka yang dianggap sudah tidak bermanfaat bagi
pemakai perpustakaan, terutama dalam hal edisi terbitan, volume, nomor dan
subjek.
4.
Mengeluarkan
kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, menghapus data dari
pangkalan data/katalog elektronik.
5.
Koleksi
pustaka yang akan disiangi diberi cap yang berbunyi: “Dikeluarkan dari koleksi
perpustakaan”.
6.
Membuat
”Berita Acara” tentang hasil
peyiangan/penghapusan untuk keperluan pertanggungjawaban administrasi dengan
dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.
7. Menyimpan di gudang atau menawarkan keperpustakaan lain
yang diperkirakan lebih membutuhkan.
V.
Petugas Yang Berhak Melakukan Penyiangan
Pengelola perpustakaan/pustakawan
dibantu oleh para spesialis subjek dapat diberi kewenangan/tugas untuk
melakukan penyiangan. Pada perpustakaan penelitian dengan lingkup pengguna yang
spesifik perlu dibuat rencana penyiangan yang lebih rinci dengan terlebih dulu
berkonsultasi kepada peneliti/ahli dibidangnya serta penentu kebijakan.
VI.
Persiapan Penyiangan
Beberapa persiapan yang harus dilakukan dalam proses penyiangan koleksi
adalah sebagai berikut:
1.
Menunjuk
petugas penyiangan
2.
Membagi
pekerjaan
3.
Menyiapkan
lembar kerja
4.
Menyeleksi
kartu katalog dan mengambil sesuai bahan pustaka yang disiangi
5.
Membuat
daftar buku yang disiangi
6.
Menyerahkan
kepada petugas konservasi/tata usaha.
VII. Kriteria
Penyiangan
Bahan pustaka yang disiangi harus
memenuhi kriteria penyiangan koleksi, diantaranya:
a.
Kondisi: bahan pustaka yang sudah rusak sekali, robek, tidak lengkap, huruf
terlalu kecil, kualitas suara sudah jelek (kaset), piringan hitam dengan
goresan dan sebagainya. Jika dari segi isi bahan tersebut masih berguna, maka
perlu diusahakan penggantinya misalnya kopi baru, judul sama tetapi dalam
bentuk lain seperti microfilm dan sebagainya.
b.
Isi:
isinya sudah ketinggalan jaman, data tidak akurat lagi, tidak bermanfaat,
karena ada perubahan dalam kurikulum atau program studi, sudah ada edisi baru,
tidak sesuai lagi dan dilihat dari segi minat pemakai nilai instrinsik tidak
ada lagi, dan sebagainya koleksi tersebut perlu dikeluarkan.
c.
Penggunaan: bahan pustaka yang kurang dipakai atau sudah lama
tidak dipakai.dasar untuk mengeluarkan bisa dilihat dari statistik penggunaan
atau peminjaman dari bagian sirkulasi.
d.
Duplikasi: jika dari satu judul ada beberapa eksemplar,
penyiangan dapat dipertimbangkan sesuai dengan kebijakan untuk duplikat (dalam
kebijakan pengembangan koleksi). Kelompok bahan duplikat mencakup juga judul-judul
yang tidak sama tetapi isinya hampir semuanya edisi lain (yang lebih baru) atau
karena duplikasi dalam format lain.
e.
Dipinjami dari perpustakaan lain: Bahan
pustaka yang jarang dipakai dan tidak termasuk bidang yang diprioritaskan
dikeluarkan apabila perpustakaan lain dalam sistem yang sama atau wilayah yang
sama memiliki bahan tersebut. Dalam hal ini tentu saja harus ada kerja sama
antara perpustakaan dalam bentuk Interlibrary Loan (silang layan)
dibidang pengembangan koleksi.
Proses
penyiangan memakan banyak waktu. Keputusan harus diambil secara hati-hati.
Proses penyiangan tidak berakhir dengan dikeluarkannya buku / bahan tersebut
dari koleksi tetapi masih ada berbagai prosedur administrasi yang harus
diselesaikan seperti mengeluarkan semua catatan / record dari bahan pustaka
yang dikeluarkan dari jajaran katalog. Penyiangan bahan pustaka memakan banyak
waktu, sehingga banyak pustakawan yang jarang melakukan penyiangan.
VIII. Beberapa
alasan jarangnya dilakukan penyiangan:
1. Tidak ada waktu atau terlalu sibuk dengan kegiatan
rutin
2. Takut membuat kesalahan
3.
Hambatan
psikologi seperti tidak tega membuang buku
4.
Ditentang
oleh atasan, atau kelompok pemakai yang kuat misalnya pengajar
5. Mengutamakan kuantitas
6. Hambatan administrasi, misalnya buku tidak boleh
dikeluarkan begitu saja dari koleksi, tetapi harus melalui prosedur yang rumit.
Buku-buku
yang sudah disiangi berdasarkan pedoman penyiangan harus dinyatakan keluar dari
koleksi secara resmi, yaitu dengan cara member tanda “dikeluarkan dari
koleksi”. Tanda ini sangat perlu sebagai bukti bahwa pemegang buku berikutnya
tidak akan dituduh sebagai pencuri buku perpustakaan.
Kartu
buku yang ada dalam buku dan kartu katalognya harus dicabut, serta dalam buku
inventaris pada kolom “keterangan” diberi catatan bahwa buku sudah dikeluarkan
dari koleksi pada tanggal tertentu. Buku-buku yang disiangi tetapi masih
mungkin untuk dimanfaatkan oleh perpustakaan lain, dapat ditawarkan sebagai
bahan tukar-menukar, hadiah atau disumbangkan kepada perpustakaan yang
membutuhkan.
1.4 KESIMPULAN
Dari tulisan di atas dapat ditarik kesimpilan bahwa:
1.
Weeding
atau penyiangan dilakukan dengan alasan : Bahan pustaka telah rusak berat, dan tidak mungkin
diperbaiki lagi, atau karena ada sebagian halaman/isi yang tidak lengkap, lepas
atau hilang, Informasi yang
dikandungnya dianggap sudah usang karena adanya kemajuan ilmu dan teknologi.
2.
Dengan
melakukan penyiangan maka keuntungan yang di dapat antara lain : Koleksi yang
ada dapat terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna baik dari segi
isi, usia maupun fisiknya, Mengurangi kepadatan koleksi, sehingga ruangan yang
tersedia benar-benar diisi untuk koleksi pustaka yang sering digunakan dan sesuai
dengan kebutuhan pengguna, Bahan pustaka hasil penyiangan dapat dimanfaatkan
oleh perpustkaan lain yang memerlukan.
3.
Minimal waktu penyiangan atau weeding antara 5 tahun sekali, dan ini
wajib dilakukan oleh perpustakaan apalagi perpustakaan yang sudah banyak
koleksi dan terbitan lama.
4.
Dari
sekian banyak prosedur yang harus di lakukan ada yang paling penting
diantaranya membuat berita acara tentang hasil peyiangan/penghapusan untuk
keperluan pertanggungjawaban administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka
hasil penyiangan.
5.
Petugas
yang berhak melakukan penyiangan diantaranya : Pengelola
perpustakaan/pustakawan dibantu oleh para spesialis subjek dapat diberi
kewenangan/tugas untuk melakukan penyiangan. Pada perpustakaan penelitian
dengan lingkup pengguna yang spesifik perlu dibuat rencana penyiangan yang
lebih rinci dengan terlebih dulu berkonsultasi kepada peneliti/ahli dibidangnya
serta penentu kebijakan.
6.
Yang
harus di persiapkan sebelum melakukan penyiangan (weeding) ialah : Menunjuk
petugas penyiangan, membagi pekerjaan, menyiapkan lembar kerja, Menyeleksi
kartu katalog dan mengambil sesuai bahan pustaka yang disiangi, Membuat daftar
buku yang disiangi.
7.
Penyiangan
jarang di lakukan dengan alasan sebagai berikut : Tidak ada waktu atau terlalu sibuk dengan kegiatan
rutin, takut membuat kesalahan, Hambatan
psikologi seperti tidak tega membuang buku, dan masih banyak lagi.
Pada
kenyataannya kegiatan penyiangan bahan pustaka ini jarang dilaksanakan di
perpustakaan, terutama pada perpustakaan khusus.
Kebanyakan koleksi-koleksi yang sudah tua masih ada diperpustakaan untuk
menambah koleksi-koleksi yang sudah ada, dikarenakan koleksinya sedikit. Weeding (penyiangan) harus
dilakukan pada setiap perpustakaan karena buku itu tidak akan digunakan oleh
pemakai perpustakaan, jika masih diletakkan diperpustakaan hanya akan membuat buku itu lapuk
di rak-rak.
Perawatan
dan pelestarian bahan pustaka dilakukan dengan tujuan melestarikan kandungan
informasi bahan pustaka. Dengan demikian keuntungan yang didapat dari kegiatan weeding atau penyiangan pelestarian
bahan pustaka adalah sebagai berikut:
Ø
Menyelamatkan nilai
informasi suatu dokumen
Ø
Menyelamatkan fisik dari
suatu dokumen
Ø
Mengatasi kendala
kekurangan ruang
Ø
Mempercepat proses temu
balik informasi
Kegiatan penyiangan
merupakan kegiatan yang dilakukan untuk melihat koleksi-koleksi yang tidak
mungkin digunakan lagi oleh pengguna perpustakaan, dan tidak mungkin lagi
ditempatkan pada rak-rak di perpustakaan, karena itu akan mempersempit ruang
perpustakaan. Kegiatan penyiangan (weeding)
ini sangat penting dilakukan pada perpustakaan demi pengembangan koleksi
perpustakaan untuk selanjutnya.
1.5 DAFTAR PUSTAKA
http://kenretno.blogspot.com/2010/03/penyiangan-koleksi-buku-teks-di.html. Diakses tanggal 4
september 2012.
http://d2ilmuperpust.blogspot.com/2011/05/perawatan-dan-penyiangan-bahan-pustaka.html.
Diakses tanggal 4 september 2012.
Lasa HS. 2004.
Penulisan Bidang Pusdokinfo Seri F: Literatur Sekunder. Yogyakarta: UGM.
Qalyubi,
Syihabuddin, dkk. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Yogyakarta:
Jurusan IPI F.Adab UIN Suka, 2003
Sulistyo-Basuki.
Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993.
Yusuf, Pawit M. 1988.
Pedoman mencari sumber informasi. Bandung: Remadja Karya